电子订货系统-商业自动化中心.doc

第七章 電子訂貨系統 第一節 諸論 一、EOS的意義 電子訂貨系統（Electronic Ordering System，EOS）是指透過電子資料交換方式取代傳統下單、接單及其相關動作的自動化訂貨系統。依據EOS所函蓋的範圍來區分，可分成狹義的EOS與廣義的EOS；而狹義的EOS是指零售商將訂單傳送到批發商、供應商為止的自動化訂貨系統；廣義的EOS則是從零售點下單開始經批發商接單後，再經驗貨、對帳、轉帳等步驟完成所有商品交易動作為止（如圖7-1）。 電子訂貨系統包括訂貨、通訊網路及接單三大系統，若從作業面來看則可分為賣場、資訊轉換中心及供應商（製造商）三部份。其中的資訊轉換中心，可以是加值網路業者主導或是由供應商聯盟或協會共同建立。 電子訂貨系統的作業流程，先是利用掃瞄器讀取貨架或訂貨簿的條碼，然後將數量鍵入電腦或掌上型終端機，再透過通訊網路將訂貨資料傳至訂貨作業處理處，依訂貨對象作供應商分單及必要的轉換後，再次透過通訊網路將訂單資料傳至供應商接單系統進行處理。 二、 EOS的效益 （一）零售商方面 零售商導入EOS將有以下的好處： 1. 下單簡便，且迅速正確：透過電腦自動或經手動確認調整等方式下單，不但簡單方便、節省人力，且不易發生輸入錯誤或重覆輸入等人為疏失情形。 2. 交期縮短，減少缺貨：經由電腦網路傳遞訂單，供應商能夠很快的接到訂單進行處理，加速貨品的送達，可有效縮短交期進而降低缺貨率。 3. 降低庫存：在供應商少量、多樣、高頻率配送的配合下，可降低店內庫存量。 4. 管理方便：透過EOS結合POS等資訊系統，可方便進行進貨、銷售、庫存、應付帳款…等管理工作。 （二）供應商方面 供應商導入EOS將有以下的好處： 1. 減少接單處理作業並縮短時間：透過EOS自動接單處理，可減少人工處理、確認及重覆輸入等工作，不但有效縮短作業時間、降低成本，且能夠快速處理顧客的訂單，提高服務品質。 2. 減少退貨率：顧客若依POS系統分析進行下單，在下單時已考量市場需求，較不易產生臨時取消訂單的情形，而且因為訂單資料錯誤情形極低，較不會出現配送錯誤而發生退貨狀況。 3. 保持適當的庫存量：零售商經由POS系統能夠充分掌握市場狀況而下單，供應商更可透過此資料來了解市場變動的情形，調整生產及行銷計劃以維持適當的庫存量。 三、實施EOS的環境評估 透過研究流通業的發展或是觀察整體市場的環境變化，可知目前對於EOS的強大需求是有其源由的。從圖7-2中可看出因應市場的需求，EOS形成的原因及其扮演的角色。 （一）市場背景衍生需求 消費多樣化時代的來臨，消費者對商品的選擇要求多樣化及個性化，導至商品的生命週期縮短、新商品的不斷推陳出新，零售商在面對此劇烈變化的市場環境，如何管理為數眾多的商品，維持適當的庫存量，將是一大難題。因此，若能建立一套有效率的「少量多樣」的訂貨方式，對於零售商而言將是一大利器，然而電子訂貨系統即是上述市場環境下的最佳工具之一。 （二）環境變革下產物 1. 標準化共識逐漸形成：各項標準漸漸的統一，各業者達成共通性標準的共識，有利電子訂貨系統的推行。 2. 技術革新：由於資訊科技的發達，各種自動化設備不斷更新，電子訂貨系統的經濟性及便利、親和性愈趨理想。 3. 通訊應用環境漸趨成熟：民營電信的開放、網路傳輸的改良，使得通訊網路的穩定性及速度都有顯著的改善，電子訂貨系統的利用更為方便、快速。 4. 基層勞力不足：人力不足、人工費用太高等因素，導致零售業喜愛採用工讀生，為使訓練時間縮短、減化訂貨作業，推行電子訂貨系統將更有效的運用人力資源。 第二節 電子訂貨系統的分類 一、從應用層面來區分，可分成企業內電子訂貨及企業間電子訂貨兩類： 1. 企業內電子訂貨 初期的電子訂貨是先由企業內部的訂貨開始，也就是各分店或分公司，藉由終端機和總公司的電腦連線來傳送訂貨資料，總公司再將各分店的訂貨資料彙整，再透過電話、傳真等傳統的方式將下訂單給供應商，供應商收到後再重新將訂單輸入電腦完成接單而後再進行後續的作業。而比較先進的做法是，總公司也透過數據機或是加值網路中心所提供的E-mail功能來傳送訂單資料給供應商，但是供應商對於所收到的訂單資料還需要經過轉檔或是印成報表經由人工再行輸入供應商的訂單處理系統中，以便進行後續的揀貨、出貨動作，如圖7-3所示。若零售商與供應商的主機系統不同無法直接傳送時，有些供應商為了接生意另外購買能與對方通話的通訊軟體或甘脆另設一部電腦接收其電子訂貨資料，這種作法在交易對象多時是很不符合成本效益的。 2. 企業間電子訂貨 企業間網路連線傳遞資料並不困難，但是如何解決彼此間的資料格式不符的問題則並不容易，因此企業間的電子訂貨首要之務是建立一套資料交換標準，以利交易資料的傳遞。因此企業間的電子訂貨需要藉由EDI及VAN的導入