秘书实务(会议管理)分解.ppt

现代秘书实务 秘书实务篇 第四章 会议管理工作 一、会议的概念 第一种：会议是人们有组织的会晤、议事的行为过程。至少有三人以上，以一定的方式聚在一起，为了某个确定的问题展开讨论，以求解决方式，如工作会议、记者招待会、产品展销订货会等。 第二种：会议是一种经常商讨并处理重要事务的常设机构或组织，如每年三月召开的全国两会、上海经济合作领导人会议等。 二、会议的内涵 会议:人类群体有组织地会晤、议事的行为或过程 会见:又称接见、拜会 会谈:是指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题，以及其他共同关心的问题交换意见 二、会议的内涵 会议的构成要素 基本要素：目的、时间、会址、主持者、组织者、与会者、议题、议程等 其他要素：名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗性材料等 三、会议的主要种类 按组织类型 内部会议 外部会议 正式会议 非正式会议 按时间方面的规定性 定期会议 不定期会议 按出席对象 联席会 内部会 代表会 群众会 按功能性质 决策性 讲座性 执行性 告知性 学术性 协调性 报告性 谈判性 动员性 纪念性等 按议题性质 专题性 综合性 按规模大小 特大型 大型 中型 小型 按会议采用的方式手段 常规会 广播会 电话会 电视会 网络会 四、公司常见会议的类型（内部） 经理例会与特别会议 员工例会 股东大会和董事会议 公司年会 四、公司常见会议的类型（外部） 客户咨询会 产品展销订货会 业务洽谈会 新产品新闻发布会 五、会议的意义 1．会议是一个集思广益的渠道 2．显示一个组织或一个部门的存在 3．会议是一种群体沟通的方式 六、会议的目的 ◆开展有效的沟通 ◆传达资讯 ◆监督员工、协调矛盾 ◆达成协议与解决问题 ◆资源共享 ◆开发创意 ◆激励士气 ◆巩固主管地位 情景案例 波扬公司准备在本市的黎明大厦召开大型的新产品订货会，参加的有本单位、外单位的人员。总经理让秘书部门负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示，而公司没有放映机，租借放映机的任务交给了总经理秘书刘秘书。会议的召开时间是8月9日上午十点整，而资料放映时间是十点十五分。刘秘书打电话给租赁公司，要求租赁公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。 9日上午，会议开幕前，波扬公司的秘书们正在紧张地做着最后的准备工作。刘秘书一看表，呀，已经九点五十分了，放映机还没有送到。刘秘书马上打电话去问，对方回答机器已送出。眼看着各地来宾已陆续进场，刘秘书心急如焚…… （一）制定会议方案的一般原则 减少会议次数原则 严守时间原则 会议通知的明确性原则 缺席迟到的事前联络原则 效率性原则 （二）会议筹备方案的内容 确定会议的主题与议题 确定会议的名称 确定会议的议程 确定会议的时间和日期 确定会议所需设备和工具 确定会议与会代表的组成 确定会议文件的范围，做好文件的印制和发放工作 确定会议经费预算 确定会议住宿和餐饮安排 确定会议的筹备机构 （三）会议筹备方案的作用 确保会议的周密安排 确保会议服务质量和沟通协调到位 确保领导的意图得以贯彻执行 （四）电话会议及视频会议的知识 1、电话会议 是利用程控电话的“会议电话”功能召集不同地点的人员举行会议。 适用于规模不大、办公地点集中的企业 2、视频会议 利用通信网络传递图像文字和声音信号的一种现代化会议方式。 布置重要工作、宣布重大决定、商量紧急措施等 （五）会务机构分工的要求 1、根据会议的规模和类型组织人员队伍。 2、会务机构要分工明确、责任到人。 3、加强协调，定期沟通。 可信公司技术训练专题研讨会筹备方案 会议筹备方案示例如下： 会议筹备方案的内容要尽可能全面和具体，开头要阐述会议召开的依据和目的，主体部分要条分缕析，逐条说明，使人一目了然。对于会议的经费、组织机构、会议议程和会议服务等问题要充分协调，并将具体的安排以附件的形式一起报送领导。 组建会议 筹备委员会 分成筹 备小组 形成筹 备方案 领导审 核方案 1．主题 会议主题是会议讨论的中心议题，例如“双代会”的主题是选出新一届学生会和团委会的干部。 2. 议题 会议议题是会议讨论的内容，这个内容可以是若干项的，如“双代会”召开的议程中包括的内容。 （一）会议主题和议题 1．确定会议的时间 2．会议议程与会议日程 会议议程：是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来 会议日程：是指会议在一定时间内的具体安排 （二）会议时间的安