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部门人力资源管理 部门的人力资源管理计划，是把公司的人力资源政策与本部门的目标、任务和价值标准以及任何特定人力资源管理措施结合起来，从而使员工及管理人员对政策和指引有明确的认识。 计划应对下列三个基本问题提供答案： ? 需要什么样的员工？怎样去聘得和留住所需数目和素质的员工来应付部门预计的需要？ ? 怎样确保员工在工作上有奋发精神？ ? 怎样训练、发展和准备好员工去肩负更重大的责任以及对可能出现的变化能作出更有效的反应，并应付随之而来的对各种技术和才能的需求？ 在制定人力资源管理计划时必须参照和支持部门工作计划，才可确保人力资源管理有意义和可信赖。因此，人力资源管理计划应必须与部门的组织结构、任务、价值标准和计划目标相协调。 各部门在制订人力资源管理计划时，首先应考虑怎样组织和管理人力资源的问题。由于这是一项极重要的工作。所以通常应委任一名首长级的人员负责进行。他应对本部门的任务、价值标准和目标有广泛的认识。部门亦须考虑管理人员与行政人员及例如训练人员等身负特定人力资源管理职责的人员之间的关系。 在策划过程中确定了这些方针之后，便可专注于人力资源管理主要方面的拟订工作。 ? 人力资源管理计划的详略只需符合本部门之情况即可，不必包括人力资源管理的所有方面的具体细节。不过，计划仍须由下列部分组成： 人力策划 招聘 工作表现管理 训练及发展 员工关系 管理信息系统 一、人力策划 对本部门人力进行策划，可根据部门的工作任务、计划，并考虑到本部门任务之轻重缓急，做出短期至中期的人力需求计划。一个部门若其工作任务或其它变动得越大，进行人力策划就显得重要。通过人力策划可以显示以下几点： ? 预测出在一段特定期间内须招聘人员的数目，以及人才是否可求 ? 及早指出留任或招聘新人员的潜在困难 ? 及时发觉某些职系或职级的人手过剩或不足 ? 及时发觉是否有适当资历及经验的接班人 接班计划：接班计划需对重要职位人员的可能流失的情况做出预计，并物色出将来可以填补这些职位的适当人选，以及确保这些人能得到适当的训练及让他们参与多方面的工作以取得应有的经验，使他们将来可以胜任更高职位的工作。由于执行接班计划所需的工作及支持甚大，所以通常这项计划只限于首长级及其下一级的人员，和流失率大或有意扩充的职系。 接班计划的重要性在于尽量减小因主要职级人员流失所造成的影响，同时及早提醒政策科或部门可能会缺乏哪种技术人才或在找寻适当补充人员时可能有困难。接班计划最好能作三至五年的安排，并且应说明： ? 主要职位及可能的接班人 ? 流失的原因 ? 接班人的才干及所需的训练 ? 无适当接班人的职位及补救方法 根据接班计划所载的资料来安排有关人员培训，让他们得到应有的训练或调派到有关部门做适当的工作，以取得预定职位工作所需的经验。 人员流失情况：人员流失是指退休、辞职造成的现象。虽然辞职等现象是不可控的，各部门也不可能为人员流失而预先订个计划，但各部门仍可以监察人员流失的情况以减少留住员工的困难。如果预见或遇上留住员工有困难，部门就须找出原因，并及早把困难解决。解决困难的方法，有例如激励员工，或让员工有接受培训及发展的机会。 部门在解决接班及人员流失的问题时，亦须考虑其它的人力策划因素： 外在因素：部门是否可以从人力市场中招聘人才，是受若干因素影响的。这包括在一段特定期间内市场上是否有具备所需资格、技术和经验的人才，这些人才在私营机构中的就业机会和一般的经济状况。 内在因素：部门工作计划：部门须按其目前及预计的未来工作来计算出在特定期间内所需各级人员的数目。并按计算结果来决定须增加或减少人手。 二、招聘 三、工作表现管理 工作表现的管理，是人力资源管理的一个非常重要的环节，目的在于让员工充份发挥个人的工作能力及其潜力，提高整体的生产力。工作表现管理，是与下列事项有关的： ? 改善个人与集体的工作表现； ? 将目的和要求明确向监督人员和员工讲清楚； ? 加强高级管理阶层、监督人员和员工之间的沟通； ? 对于工作表现优良者给予表扬、奖励从而增加他们的晋升机会; ? 找出并解决工作表现欠佳的个案； ? 与例如训练等的其它人力资源管理工作紧密结合。 激励员工：在很多方面来说，激励是发展人力资源管理能否成功的关键。管理人员应致力于引导员工自我激励的方法来改善其工作，而不是使用外力（例如强加规则或不停改善服务条件）来提高其工作表现的水准。香港政府有多项增加工作动力的正式计划，内容在本书「员工关系」一节中论及。不过，相比之下，监督人员给予员工的激励比这些计划更为重要。 原则：激励的基本原则就是，如果有效地管理员工，他们会自动尽力做好工作，无须使用制裁等强制性的办法来管理。 程序：管理人员激励员工的最有效方法，包括对工作有成效者给予肯定、称赞、公