档案管理作业办法-开南大学总务处.doc

開南大學檔案管理作業要點 90.08.01(90)開管院總文字第004號 一、目的 檔案管理之目的，在使學校來去文件，透過嚴謹的點收、整理、分類與編案、保管典藏、檢調、清理等有系統管理辦法，以應的行政單位，日後因業務需要參考查閱時，提供迅速確實之調案服務，進而提高行政效率。 二、依據 本要點依據行政院秘書處八十年元月編印「 手冊」訂定之。 三、案卷之點收 (一)點收文件，承辦人以文書組公文登記總收（發）文號為依據，登入公文處理登記簿，送檔案室辦理歸檔，檔案室應依文號順序查對點收，每對一號須清查附件，經查無訛後，分別加蓋歸檔日期戳。 (二)歸檔文件，以載有總收發文號為限，未經編號者，應補編號，其未經總收發編號而無關重要之雜卷或通令、通知、通告等文件，均應存各承辦單位備查，不予併送歸檔。 (三)文卷上之文書處理手續，為發文之核判、會稿、及收文之批辦、存查，應先查對是否已齊備，倘有未完備者，應退原經辦單位補辦。 (四)附件漏送或未送全者，應將原卷退請補齊。 (五)案內文件如須抽存，應由經辦人員於公文附件欄處簽註後，送請檔案人員拆裝抽出。 (六)不應隨文歸檔之附件，應立即抽出退還。 (七)文件如有復稿，應將復稿折置於來文下面，以便編號。 (八)樣張或已廢棄之契約憑證等，點收時應加蓋「樣張」或「註銷」字樣。 (九)各種表報及憑證性文件，除法令另有規定外，一律由承辦單位自行保管。 (十)檔案人員完成歸檔手續後，應視公文之創、復、存別，分別於備考欄及號碼索引簿附註。 (十一)下列物品，應不予點收保管： 1.現金、有價證券及其他貴重物品。 2.有關財務會計之憑證，單據及票根。 3.體積過於龐大之物品，以及流質、氣體或易於變質、腐蝕 消耗不適於保管者。 4.其他無參考價值之文件。 四、案卷之整理 (一)整理文件，應以每一發文稿及其應附之收文暨附件或存查文件，稱為一件。整理時應將發文置於收文下面，依文號序排列。 (二)每一歸檔文件及其附件均應對準右上角（如為外文則為左上角）先行整齊，然後釘固。 (三)附件以隨原文裝訂為原則，其因性質特殊不便隨文裝訂者，得另行依照附件處理方式辦理。惟須於原文卷上面加蓋「附件另存」戮，以資指引，而便檢調。 (四)整理文件，應依照規定公文用紙標準辦理，如遇有過長過寬之特殊文件，應予裁切摺疊，使其整齊劃一，惟不得損及文字、批註簽章為原則。 (五)文件長寬不夠標準，而又不便裝訂者，可另用一紙增襯。 (六)文件上原有之針夾，整理時一律除去。 (七)文件上如有破損，應以透明紙補接，俾文字仍可辨識。 (八)文件上如有簽條，應妥為粘貼，如有附件則附於相關文件之後。 (九)文字如有字跡符號模糊不清者，應檢閱簿籍，查明原承辦人或收發機關，商請補抄乙份，送呈校長核定後，加蓋印信重新入檔。 (十)腐爛損壞部份應裱補，文件如有皺摺，應予張開理平。 (十一)整理文件時，如夾有調出之案卷而未銷帳者，應即依據文號將調卷單抽出註銷退還。 (十二)粘貼文件，須用藥製漿糊，以防蟲蛀鼠損。 (十三)裝訂線處如有批示，應加襯條向外移出。 五、檔案之分類與編案 (一)檔案分類表之訂定，由各業務單位依業務項目名稱及保存年限彙編，如有變動應立即與檔案管理單位議定，以為共同參考之依據。 (二)檔案之分類項目，其編製要領如下： 1.項目名稱，不宜含混籠統，應有一定之範疇，不宜過於廣泛，並預測未來之發展。 2.一級之項目名稱，彼此必須相稱，注意其業務包含關係。 3.項目名稱以簡明清晰為主，字數以二至九字為原則。 4.檔案分類表：各級項目名稱及其表符號經確定後，檔案管理人員應即編製檔案分類表，（先會各單位）並簽奉校長核准後施行。 5.檔案分類表一經確定後，不宜任意修改，惟確有修改必要者，應擬具新舊檔案分類對照表，以便查對。 6.檔案分類表內各級項目應預留若干空號，以備將來業務發展後增加時增補之用。 7.一件檔案可分入兩類以上者，應分入較適當之項目內，並在有關之案卷內放置參見單以資參照。 8.歸檔之案件經分類後，其無前案可併者，應立新案並冠以年號，其有前案者，不論跨越若干年，均應併入該案。 9.重要案件，應以一件一案為原則。 10.同一分類號之各案，須分別賦予案次號，以便區分。 (三)編製分類目錄： 1.書本式目錄，每一分類號一頁，凡同一分類號各案，各依次書寫於該分類號同一頁內。各頁概依分類號別大小次序用活頁裝訂。 2.卡片式分類目錄，應一案一卡，每一案在最初立案時編製之，按分類大小次序排列。 3.發文號檔號對照表（索引簿）採活頁書本式將檔號註於收文號欄內 4.每一案封面內頁放置目次表，封底內頁放置檔卡。 5.檔案如係外文，應將主旨譯成中文。 6.檔案管理單位，對收到歸檔公文，以當時處理完入檔為原則。 六、保管（典藏） 完成裝訂之檔案依下列方式排列：