河北科技大学综合档案室网络归档操作指南.doc.doc

网络归档流程及操作指南 网上立卷归档是我校各归档部门将收集整理好的待归档文件录入“兰台高校网络归档系统”，经分类组卷后形成案卷并向综合档案室移交的过程。网上立卷归档包括文件目录录入、文件审核筛选、分类组卷、打印卷内目录、排序打号、填写备考表和档案移交等环节。 一、登录“兰台高校网络归档系统” 在综合档案室主页（http://dash/web/）左侧点击“网上立卷归档”图标, 输入用户名及密码（由档案室授权给各个部门）即可登录到“兰台高校网络归档系统”。 “兰台高校网络归档系统”设有“未归档管理”、“案卷管理”、“文件下载”、“公告管理”和“系统管理”五个功能模块，具体功能如下表所示。 模块名称 功能 未归档管理 用于对待归档文件进行录入、查询、修改和删除等操作 案卷管理 用于查询已归档的案卷目录和卷内目录 文件下载 用于下载“未归档文件格式”和“备考表”。“未归档文件格式”提供待归档文件目录录入模板。“备考表”用于记录本卷档案的页码等信息。 公告管理 发布和查询档案室发给兼职档案员的公告信息 系统管理 用于修改用户密码 二、在线录入待归档文件 “未归档管理”模块提供“未归档文件录入”和“未归档文件查询”两项功能。 打开“未归档文件录入”操作界面，即可录入需要向档案室递交的文件目录信息。 文件信息录入的内容包括： ? 所属年度：输入档案文件形成年度，如“2011”。 ? 归档机构：在下拉列表中选择本归档部门的名称。 ? 责任者：输入文件的作者 ? 文号：公开文件须标注文号，如冀教科[2003]28号、校字[2006]5号）。 ? 文件形成日期：格式为2006-11-21 ? 页数：只填写数字，如37 ? 题名：文件题名一般限制在50字以内。 数据录入完毕，必须认真检查，无误后点击“保存”。 打开“未归档文件查询”操作界面，可以查看本部门已经录入系统的未归档文件目录清单。如需对文件目录信息进行修改，只需在文件列表中找到需要修改的记录，点击“编辑该记录”图标，在打开“未归档文件修改”界面，可以查看并修改该记录的全部信息。修改正确后点击“确认”按钮完成数据修改。如果需要删除某条记录，只需在文件列表中找到该记录，点击“删除该记录”图标即可。 三、离线录入待归档文件 离线录入待归档文件是按照档案管理系统要求的格式先将文件目录信息录入到EXCEL表格，然后“导入”到档案管理系统。点击左侧导航栏“文件下载”下面的“未归档文件格式”，下载EXCEL表格后即可逐项录入文件目录信息。数据录入完毕，可通过电子邮件提交到综合档案室。 四、待归档文件的筛选、鉴定、分类、组卷 文件录入完毕，兼职档案员应电话联系综合档案室工作人员，申请对未归档文件进行筛选、鉴定、分类、组卷。组卷完毕，档案室人员应及时电话联系兼职档案员，以便打印卷内目录和备考表，办理档案移交手续。档案室联系人：郝老师 底老师，电话五、打印卷内目录 点击左侧导航栏的“案卷管理”下面的“案卷目录查询”，可以查看档案工作人员进行分类、组卷后所形成的案卷目录清单。 在案卷目录列表中，点击案卷名称，可以查看案卷详细信息（如案卷题名、档号、保管期限、卷内张数、归档部门等）；点击案卷名称后面的“查看”图标，可以查看本卷的卷内目录；点击“打印”图标，可以打印卷内目录。 六、排序打号 按照卷内目录整理文件顺序，经检查无误后，统一在文件右下角用打号机（档案室可提供）打印页码。 七、填写备考表 备考表置放于档案材料的尾部，是对本卷档案材料缺损、修改、补充、移出、销毁等情况进行说明的重要文件。“备考表”可以从系统左侧导航栏“文件下载”下载。备考表的项目包括： 本卷内的缺点或其他情况：兼职档案员需标明本卷页数。如果本卷有缺失，如缺少学生成绩单，需注明缺失原因。如果本卷中包括图纸、磁盘或光盘等附件，还需注明具体数目。最后，立卷人（兼职档案员）、检查人（部门档案负责人）签字或盖章。 八、案卷移交 整理好的档案案卷由卷内目录（放在案卷首页）、存档文件和备考表（放在案卷最后）三部分组成，检查无误后，可以向综合档案室提交，并当场办理移交手续。