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會計資訊系統課程講義Access 2007 DBMS~採購付款循環資料庫實作~ 周國華 屏東商業技術學院會計系 2008/4/2 智慧財產權聲明 本文件係由周國華老師獨自撰寫，除引用之概念屬於原文作者外，其餘文字及圖形內容之智慧財產權當然屬於周老師獨有。 任何機構或個人，在未取得周老師同意前，不得直接以本文件做為學校、研究機構、企業、會計師事務所、政府機關或財團法人機構舉辦教學或進修課程之教材，否則即屬侵權行為。 任何機構或個人，在未取得周老師同意前，不得在自行編撰的教材中直接大量引用本文件的內容。若屬單頁內部分內容之引用，亦請註明出處。 2 屏東商業技術學院 周國華 採購付款循環REA概念模式 屏東商業技術學院 周國華 3 履行2 參與3 進貨 付款 存貨 現金 出納人員 供應商 對偶 參與9 參與10 存量-流量2 採購人員 參與2 參與1 採購單 請購 履行1 提議 保留2 保留1 存貨管理人員 進貨退出 轉回 ∞ 1 1 ∞ 邏輯資料模式 按前頁REA概念模式擬出銷售收款系統的邏輯資料模式，包含17個資料表如下(實底線代表主索引，虛底線代表外來鍵)： 訪客記錄表(訪客編號, 日期, 開始時間, 結束時間, 地點, 業務員編號, 客戶編號) 提議關係表(訪客編號, 存貨編號, 客戶反應) 業務人員資料表(業務員編號, 姓名, 身份證字號, 戶籍地址, 出生日期, 聯絡電話) 客戶資料表(客戶編號, 名稱, 地址, 聯絡電話, 信用額度) 存貨資料表(存貨編號, 名稱, 衡量單位, 標準成本, 定價) 銷貨訂單資料表(銷貨單編號, 下單日期, 指定交貨日, 銷售總金額, 營業稅, 運費, 訪客編號, 業務員編號, 客戶編號) 保留2關係表(銷貨單編號, 存貨編號, 訂購數量, 單位售價) 履行2關係表(銷貨單編號, 銷貨編號) 屏東商業技術學院 周國華 4 銷貨資料表(銷貨編號, 日期, 撿貨單編號, 裝箱單編號, 提單編號, 出貨員編號, 客戶編號, 收款編號) 存量-流量1關係表(銷貨編號, 存貨編號, 出貨數量, 單位售價) 出貨人員資料表(出貨員編號, 姓名, 身份證字號, 戶籍地址, 出生日期, 聯絡電話) 收款資料表(收款編號, 日期, 金額, 現金帳編號, 客戶編號, 出納員編號) 銷貨退回資料表(銷貨退回編號, 日期, 退貨金額, 驗收報告編號, 貸項通知編號, 銷貨編號, 驗收員編號, 客戶編號) 存量-流量3關係表(銷貨退回編號, 存貨編號, 退貨數量, 單位售價, 貨品狀況, 退貨原因) 驗收人員資料表(驗收員編號, 姓名, 身份證字號, 戶籍地址, 出生日期, 聯絡電話) 現金帳資料表(現金帳編號, 帳戶型態, 銀行名稱) 出納人員資料表(出納員編號, 姓名, 身份證字號, 戶籍地址, 出生日期, 聯絡電話) 屏東商業技術學院 周國華 5 建立資料表應注意事項 在完成概念資料模式(REA)及邏輯資料模式(資料表結構)後，即可按照邏輯模式內容在Access內建置資料表。 資料表應逐份建立，並應注意每份資料表只能有一個「自動編號」欄位(通常是主索引)。 若資料表內有外來鍵，且外來鍵在其本身資料表內的格式為「自動編號」，則須將此外來鍵的格式設定為「數字」。 關係資料表之複合主索引在實質上亦為外來鍵，若這些構成主索引的外來鍵在其本身資料表內的格式為「自動編號」，則須將這些複合主索引的格式設定為「數字」。 按照邏輯模式在Access內建立完全部資料表後，應在「資料庫工具」索引標籤頁面選按「資料庫關聯圖」按鈕，將全部資料表顯示在工作頁面後，用滑鼠逐一將一方資料表的主索引拖曳至多方的對應外來鍵上，以建立關聯性。 屏東商業技術學院 周國華 6 銷售收款循環資料表(Access 實體資料模式) 7 屏東商業技術學院 周國華 資料庫關聯圖 屏東商業技術學院 周國華 8 使用表單輸入資料 資料表(table)建立完成、並設定好關聯性後，應進一步為各個資料表建立對應的表單(form)，以做為資料輸入的介面。 為維護資料表的安全性，資料庫系統的建構者應盡可能避免一般使用者直接在資料表內進行資料編修作業。 建立與資料表對應的表單，一方面可讓使用者透過較具親和力的介面來操作資料庫，另方面因表單只能逐筆增修資料，可避免使用者因一時大意或蓄意而造成整份資料表的毀損。 透過資料表建立