公司文件一管理办法(正本).doc

公司文件管理办法 第一章 总 则 第一条 为适应公司经营业务飞速发展的需要，实现公司文件管理工作的规范化、制度化、制定本办法。 第二条 公司文件，是集团公司董事会、总经理实施企业行政领导、下达经营决策指令、传达贯彻战略方针、管理重大经营事务的具有最高效力和规范格式的文书；各项管理规章制度、作业指导书、流程规范、重要对外商洽联系函件、以及集团公司上下之间请示、答复、报告和交流情况。 第三条 公司文件管理，包括文件拟制、办理、管理、立卷、归档、销毁等工作环节内容。 第四条 纳入文件管理范围的还包括公司的重要数据、报表、及其影印、音像资料等。 第五条 公司文件管理必须做到高效、准确、及时、安全、保密。 第六条 集团公司总裁办是文件管理工作的主体部门，并对各分公司和集团公司各部门文件管理工作进行业务指导。 第二章 文件种类 第七条 公司文件的种类主要有： （一）决议 用于经会议讨论通过的重要决策事项。 （二）决定 用于对重要事项作出决策和安排。 （三）通知 用于发布公司规章制度、任免管理干部、传达董事会或国家有关法规精神、转发有关行政管理单位的文件、批转下级部门、分公司的文件、发布要求执行或者周知的事项。 （四）通报 用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。 （五）报告 用于向集团公司汇报工作、反映情况、提出建议，答复集团公司的询问。 （六）请示 用于向集团公司请求指示、批准。 （七）批复 用于答复分公司或部门的请示。 （八）条例 用于制定规范管理工作、活动和员工行为的规章制度。 （九）手册 用于文件、资料的汇集形式 （十）守则 用于向所属成员发布的一种要求自觉遵守的约束性文件。 （十一）规定（办法） 用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。 （十二）函 用于对外之间商洽联系工作、询问和答复问题，向无隶属关系的公司请求批准等。 （十三）会议纪要 用于记载会议主要精神和议定事项。 　　 第三章 文件格式 第八条 公司文件由版头、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送部门、正文、附件、发文单位署名、成文日期、印章、印发传达范围。主题词、抄送单位、印制版记组成。 （一） 版头 由发文单位全称或者规范化简称加文件二字或者加括号标明文种组成，用套红大字居中印在文件首页上部。 （二） 密级 文件的秘密等级，标注于版头左上方 （三） 紧急程度 对文件送达和办理的时间要求，标注于版头的右上方。紧急程度为“特急、加急、平急。 （四） 发文字号 由发文单位代字、发文年度和发文顺序号组成，标注于版头下方居中。 （五） 签发人 上报文件应当在发文字号右侧标注签发人，签发人后面标注签发人姓名。 （六） 标题 由发文单位名称、文件主题和文种组成，位于发文字号下方。 （七）主送单位 主要受理文件的单位。主送单位名称必须是全称，位于正文上方，顶格排印。 （八）正文 文件的主体，用来表达文件的内容，位于标题或者主送单位下方。 （九）附件 文件附件，应当置于主件之后，与主件装订在一起，并在正文之后、发文单位署名之前注明附件的名称。 （十）发文单位署名 必须用全称，位于正文的右下方。 （十一）成文日期 一般署会议通过或者领导人签发日期；特殊情况署印发日期。成文日期应当写明年、月、日，位于发文单位署名右下方。决议、决定、条例、规定等不标明主送单位的文件，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。 （十二）印章 除会议纪要和印制的有特定版头的普发性文件外，文件应当加盖发文单位印章。 （十三）印发传达范围 加括号标注于成文日期左下角。 （十四）主题词 标注位于抄送单位上方。 （十五）抄送单位 指除主送单位以外的其他需要告知文件内容的上级、下级。抄送单位名称标注于印制版记上方。 （十六）印制版记 由文件印发单位名称、印发日期和份数组成，位于文件末页下端。 第九条 文件的汉字从左至右横排。文件用纸幅面规格采用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）。左侧装订。 第十条 文件编号 为区别便于查询，编码设在文件封面左上角。如“MC-CW-070706”，第一区码：“MC”为公司文件固定码，为“美臣”的第一个拼音字母；第二区码“CW”为财务部门固定码，除人力资源部为“HR”外，其他部门均取部门简称拼音第一字母为固定编码；第三区“070706”为发文时间的年月日。（详细部门发文编码录附后）