QP420100文件管理程序摘要.doc

文件管理程序 受控状态：___________________ 受控编号：___________________ 发放部门：___________________ 发放日期：___________________ 编制： 审核： 批准： 会 签 　 　 　 　 　 目的 2.范围 职责 质量记录 使用部门 部门主管 分管领导 3.2综合科主要负责公司质量手册、程序文件、管理性文件的管理和发放以及相应电子版文件的管理。 3.3工艺科负责技术性文件的管理以及相应电子版文件的管理。 3.4各部门负责对本部门质量体系文件的管理以及相应电子版管理。 术语和解释 无 工作流程及内容 5.1文件的起草和修订（备注：V：主导部门;S:配合部门;I:通知部门） 序号 流程 工作说明 责任部门 使用表单 5.1.1 5.1.1文件的分类为：质量手册、程序文件、支持性文件、质量记录。其中支持性文件包括作业指导书、检验指导书、管理规定、操作规范、技术性标准、试验标准、顾客图纸等。 / / 5.1.2 5.1.2文件的编号： a.综合科规定质量管理体系文件的编号规则。 b.技术性文件由相关责任部门负责规定文件编号规则。 c.各部门其他内部文件资料的编号规则由本部门定义。 V:相关部门 / 5.1.3 5.1.3文件的编写、审核、批准： a.根据管理体系策划或实际工作需要，向责任部门提出编制要求。 b.程序文件或跨部门作业文件编制完成后，责任部门将需填写 《文件管理单》，依据文件所涉及的内容确定相关会签部门，按职责3.1的审核与批准权责进行审批。 V:相关部门 《文件管理单》 5.1.4 5.1.4文件的发放： 文件发放需填写《文件发放审批表》，体系类文件和管理性的文件发放范围由综合科负责确定，技术类相关文件由工艺科确定发放范围，相关部门确定发放范围后由管理者代表审核总经理批准。 文件主控部门填写《文件发放/收回记录》进行发放。 c.当需求部门的文件污损严重影响使用而需要更新文件时，由使用部门填写《文件管理单》，经部门主管审核，管理者代表批准后交文件主控部门；文件主控部门发放新版文件同时需要将旧版本文件回收。并对收回的旧文件进行加盖“作废”印章统一销毁处理。 d.当使用部门将文件丢失或损坏时，返回5.1.4c申请流程执行； V：文件主控部门 S:文件使用部门 《文件发放审批表》、《文件（发放/收回记录》 《文件管理单》 5.1.5 5.1.5文件修订申请 a.管理类文件需要修订时，由申请人填写《文件管理单》，按原文件审批流程操作，完成后文件主控部门进行修订。 b.修订的形式:需划改的文件，由发放部门相关人员在原文件上直接进行划改，同时并注明更改标记（更改标记包括：更改标识、处数、更改单号、更改日期、更改人）。 c.需换页或换版时，文件主控部门填写《文件发放/回收记录》，将原版文件回收，发新版文件。文件的版本为一个英语字母加数字组成，新文件的初始版本号为A/0，数字位为文件的修订码，当发生第一次更改时，修订码为1，如A/1，文件第10次修改或大幅度修改后，应换版，每换版一次文件版本升级一次，B/0开始依次类推。 V:文件主控部门 S:总经理管理者代表 《文件管理单》《文件发放/回收记录》 5.1.6 5.1.6文件管理 a.各部门将受控文件建立《受控文件清单》。 b.由于某种原因需保留作废文件时，由文件主控部门加盖“保留”印章加以标识。 c.综合科和工艺科每三月一次对各部门文件进行检查，填写《受控文件检查表》，发现问题及时解决。 d.记录类文件管理执行《记录管理程序》 V:相关部门 《受控文件清单》、 《受控文件检查表》 5.1.7 5.1.7技术性文件的《文件管理单》及原稿由工艺科管理，其它文件主控部门将《文件管理单》以及文件原稿交综合科管理。 V:工艺科 综合科 S:相关部门 《文件管理单》 5.2外来文件管理（备注：V：主导部门;S:配合部门;I:通知部门） 序号 流程 工作说明 责任部门 使用表单 5.2.1 5.2.1相关部门接收外来文件后登记于《外来文件登记表》。 V：相关部门 《外来文件登记表》 5.2.2 5.2.2根据需要组织相关部门领导对外来文件进行评审批核确定是否直接引用，顾客工程规范及其更改的评审应在两个工作周内尽快进行。 V：相关部门 / 5.2.3 5.2.3.1直接引用则按返回5.1.4a操作。如不直接引用仅作参考，则由文件引进部门在文件上加