房地产公司档案管理流程综述.doc

房地产公司档案管理流程 1、流程概况 流程目的规范公司档案管理，确保档案管理权责清晰、归档及时、内容完整、保存规范，为公司经营管理留存充分、有效的证据，保证质量管理体系有效运行。流程范围适用于档案的收集、整理、分类、利用、归档和处理。定义档案：公司日常经营管理工作中形成的具有保存和利用价值的重要资料。流程主导及 参与小组综合管理部、财务部、业务部门部门职??责综合管理部1、负责制订全公司档案管理规范； 2、设立专职档案管理人员，建立安全、保密的公司档案室； 3、以合同连续编号和以加盖印章为关键控制点，在合同生效的同时收集合同（或协议）、及作为合同附件的招标、投标、评标、定标、中标等资料。确保合同（或协议）存档的及时性和完整性； 4、根据公司各项业务进程，编制应归档资料目录，在项目竣工验收后及时收集《土地使用证》、《建设工程规划证》、《商品房预售证》、《建设工程施工许可证》、《竣工备案证》、《大产权证》原件，并接收相关的设计图纸、设计变更、阶段付款、签证变更、预结算资料等等，确保公司档案的完整性； 5、在员工调动和离职时，监督办理相关资料交接手续； 6、负责接收各部门零星文件资料（如：行政类、经营管理类文件）； 7、负责整理、保存、借阅登记和集中处理公司档案。财务部1、??指定兼职财务档案管理人员，建立安全、保密的财务档案室； 2、??以收、付款为关键控制点，在收、付的同时收集合同（或协议）以及相关经济资料； 3、??按照（98）财会字第32号《会计档案管理办法》和XXX公司会计档案管理相关规定，开展会计档案立卷、归档、保管、查阅和销毁等工作，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。业务部门1、??按照公司权责手册和流程文件开展具体业务，与合作方（或客户）协商一致后，拟制合同（或协议）文本，向综合管理部申请合同编号，然后提交相关部门审核会签； 2、??将经审批的合同文本交合作方（或客户）签章，然后向综合管理部申请加盖XXX置业公章； 3、??合同签章生效后，业务部门负责将合同文本及附件交由合作方装订成册； 4、??负责将装订成册的合同分发到相关执行部门，并办理合同交底手续； 5、??按照公司权责手册和流程文件办理付款和签证变更等手续； 6、??负责本部门文件资料（含工作标准、工作计划、合同与协议、联系函件、工作成果、付款资料和绩效评价等等）的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档，以支持日常业务工作的开展。 7、向综合管理部移交本部门应送存的项目管理档案和零星文件资料。? 2、文件归档范围、移交时间及保管期限 序号类???别文??件??范??围保管期限责任部门移交时间规定密级1行政管理、文书类文件公司筹备期的可行性研究报告、申请、批复等永久综合管理部完成即移交归档1级2公司设立、转制、变更、机构设置资料及营业执照等永久综合管理部完成即移交归档1级3公司验资报告永久财务管理部完成即移交归档1级4公司资质证永久项目发展部完成即移交归档1级5法人代表、经营管理负责人任职批文、简历等永久综合管理部完成即移交归档1级6公司税务登记证、财政登记证、法人代码证等永久财务管理部完成即移交归档1级7公司年检资信材料包括工商年检、税收缴纳、年度审计、资产评估、信用评估等永久财务管理部完成即移交归档1级8公司领导班子（包括董事会、股东会、监事会和经理层）构成及机构设置材料等永久综合管理部完成即移交归档1级9董事会、股东会、监事会会议纪要等永久综合管理部次年3月至6月移交归档1级10综合性行政事务：公司事务公开，文秘、机要、保密、信访工作、印鉴管理资料等长期综合管理部次年3月至6月移交归档1级11法律事务、公证工作资料等长期风险管理部次年3月至6月移交归档1级12审计报告等永久股份公司的审计部完成即移交归档1级13员工人事管理（档案），劳动合同等长期综合管理部完成即移交归档1级14劳动工资和社会保险，员工福利、职务任免，职称评聘资料等长期综合管理部次年3月至6月移交归档1级15员工教育与培训工作、外事工作资料等长期综合管理部次年3月至6月移交归档2级16医疗卫生、治安保卫、综合治理、防范自然灾害资料等短期综合管理部次年3月至6月移交归档2级17党群工作类文件企业文化和精神文明建设、职工代表大会、工会工作、共青团工作、专业学会、协会工作、群众团体活动资料等长期工会、团委、党委次年3月至6月移交归档3级