四、会计档案管理办法.doc-广州卫生职业技术学院.doc

PAGE  四、会计档案管理办法 第一条 为了加强学院的会计档案管理，根据《中华人民共和国会计法》、财政部和国家档案局联合颁布的《会计档案管理办法》及其他相关规定，结合我院实际，制定本办法。 第二条 学院会计档案是学院档案的重要组成部分，是记录和反映经济业务的重要史料和证据，必须遵循其自然形成的规律，保持其有机联系，保证完整、准确、系统。会计档案包括应当档的纸质文件和电子数据文件。 第三条 学院会计档案由学院档案室和财务科共同管理。财务科负责会计档案的立卷、归档、保管（移交学院档案室前）、查阅、协助销毁等工作，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。财务科指定专人负责会计档案的日常管理工作，明确会计档案管理的岗位职责，健全会计档案管理制度，接受学院档案室的监督、指导和检查。 第四条 学院会计档案包括应归档的纸质文件和电子数据文件： 会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。 会计账簿类：总账，明细账，日记账，辅助账簿，其他会计账簿。 财务报告类：年度经费部门预算报告；月度、季度、年度决算的财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明；其他财务报告和税收纳税报告等。 其他类：工资薪金发放清册、奖酬金发放清册、职工个人所得税扣缴计算清册、银行对账单、银行存款余额调节表、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计电算化核算与管理的电子数据文件备份光盘和其他应归档的会计资料等。 本办法所称的会计电算化核算与管理是指利用计算机进行管理的会计核算系统、年度部门预（决）算编报系统、工资及校内津贴系统、学生学费管理系统、学生奖贷学金及补贴发放系统、税收管理系统及其他电子数据文件等。 第五条 建立严格、合理、科学的会计凭证传递程序，健全各类账簿的记录和保管要求，统一各类财务报告的格式和编报，保证会计档案的完整、及时、规范。 第六条 会计档案的装订与备份。 所有会计档案必须装订成册。 凭证由指定的管理人员整理装订；账簿由记账人员负责整理装订；报表由经办会计???责装订；其他各类需归档的资料由各相关经办人负责装订，并交会计档案管理员统一归档。 指定的凭证管理人员每月根据记账凭证的数量定期（最长不得超过一个月）及时进行整理、装订成册，防止记账凭证散乱和遗失。要求每册厚薄基本均匀，以2厘米为宜，并装入会计档案盒，做到整齐美观。作为档案的记账凭证应按照规定的内容填制齐全，审核人员、复核人员、出纳人员应在办理完审核、复核或收付款手续后在凭证上签名或盖章。 对装订成册的案卷封面应逐项按规定填写清楚，标题要简明、确切地反映卷内材料的内容和名称，注明所属会计年度，起止日期。内页按顺序逐一编号，封面须用钢笔或签字笔书写，禁止使用圆珠笔、铅笔填写，并加盖公章、财务科负责人及经办人员的签章。 实行会计电算化核算和管理的系统数据及文件资料，各经办人员负责定期进行光盘双备份，并分室保管，以备系统发生错误时能及时进行数据修复，确保会计电算化工作顺利进行。 第七条 会计档案的管理 会计档案管理员必须建立备查簿，用以记载案卷内材料的缺损、修复、补充、移出、损毁等需要说明的情况。同时对备份光盘定期进行检查，定期进行修复，防止由于光盘损坏而使会计档案丢失。做好会计档案的安全、防火、防盗、防霉、防蛀等工作，确保会计档案的安全和完整。 当年形成的会计档案，各经办人员应在会计年度终了后60天内，按会计资料移交规定编制清册和办理移交手续，由财务科会计档案管理员负责接管。 为方便会计档案的查阅和利用，会计档案在会计年度终了后暂由财务科保管2年。期满后的次年6月底前由会计档案管理员编制移交清册一式两份，经主管的部门负责人审核，报财务科负责人批准后，连同案卷集中向学院档案室办理移交手续，会计档案移交清册双方各持一份。 会计档案保管期限分为永久、长期、定期三类（见附件），定期保管期限为5年、10年、15年和25年四类，从会计年度终了后第一天起计算。本办法规定的会计档案保管期最低保管期限。 第八条 会计档案的使用 （一）本校人员查阅会计档案，需经财务科负责人同意；校外单位查阅会计档案，需有正式介绍信，经财务科负责人批准方可查阅，并做好登记。会计档案不得借出，如有需要，经财务科负责人批准，办理登记手续后方可复印。 会计档案管理员应当健全会计档案查阅、复印登记手续。 （二）已经立卷归档的会计档案，任何人不得私自拆封或抽换。尚未移交给学院档案室的会计档案，确需拆封重新整理的，报财务科负责人批准并指定专人监督办理；已移交给学院档案室保管的会计档案，原则上应保持原卷宗的封装，个别需要拆封重新整理的，学院档案室应当会同财务科及经办人共同拆封整理。 第九条 会计档案的销毁 学院档案室、财务科应定期对会计档案进行清理和鉴定，对保管期满并经过鉴定，已无保存价值的会计档案应当