项目七领导活动安排答辩.pptVIP

办公室事务管理 2015年9月 项目七????领导活动安排 任务17 领导日程安排实训 任务18 因公出境安排实训 一、情景导入 张玲芬在一家公司做秘书已有三年了，一天人力资源部经理告诉她，公司刘总的专职秘书离职，鉴于她在岗期间的表现由她接任刘总的专职秘书。做完交接工作后，张玲芬做的第一件事是查看上司的一周工作安排。刘总这几天日程安排得满满的：上午九点半与一家银行经理会谈，下午三点公司内部开会；明天上午九点半在长城饭店与美国ABC公司的代表谈合作，明天下午二点到集团公司开会…… 上午跟刘总见面时，刘总说他想在下周四或周五拜访一位老客户，让秘书打电话预约安排一下。下午一点刚上班，小张想着和那家老客户联系时，前台值班秘书谢青来电话，说公司在华南地区的总代理张总来了，正在会客室，他想见总经理。刚放下电话，美国ABC公司的代表助理打来电话，说由于特殊原因，他们必须于明天中午乘飞机回国，所以，希望能将谈判合作事宜改在今天下午，否则，会谈将无限期推迟。 二、工作任务及要求 （一）做好上司日程的调整与协调工作。 成果为《本周日程变更调整表》，要求在原日程表中进行调整，说明调整原因和变更结果。 （二）预约拜访客户。 说明拜访的程序和注意事项。 （三）制订下周日程表。 成果为《刘总经理下周（6月8日至12日）日程表》，要求时间准确，事项清楚，相关因素齐全。 三、工作流程及步骤 （一）上司日程变化及协调工作 了解日程变更原因 ↓ 做好调整方案并向上司汇报 ↓ 获得上司同意 ↓ 与对方沟通确认 ↓ 在原日程表进行标注 三、工作流程及步骤 （二）预约拜访客户 上司想要拜访某个客户，不仅需要己方有空，也需要对方有空，并做好准备工作。提前预约的工作往往是秘书帮助完成的。 秘书在预约时，可以先就以往的合作表示感谢，之后，说明拜访的目的、合适的时间段、拜访人数和拜访场所。如果是初次见面的客户，还要告诉对方自己的联络方式。 （三）制订下周日程表 区分常规性工作和突发性工作 ↓ 了解上司下周内的主要活动 ↓ 交上司审阅后确认 四、实训测评 评价项目 评分要素 分值 实际得分 日程表调整 了解变化原因及性质 10 ? 做出影响范围小、顾全各项工作的调整方案 10 ? 上司确认 5 ? 及时通知各方 10 ? 预约拜访客户 适时与对方沟通 10 ? 预约过程礼貌得体 10 ? 及时记录并汇报 10 ? 制订下周日程表 区分常规性工作和日常性工作 10 ? 留有余地 10 ? 注意隐私和保密 10 ? 上司确认 5 ? 五、知识点 （一）日程表的类型 工作日程表的安排，通常是按时间段来划分的，主要有年度工作日程表（简称年度日程表，以月为基本单位）、季度工作日程表（简称季度日程表，以季度为基本单位）、月份工作日程表（简称月份日程表，以周或日为基本单位）、周工作日程表（时间具体到时、分）和当日工作日程表（时间具体到时、分）五种形式。 （二）制订日程表的原则 1、提高工作效率 2、请上司事先确认 3、适当保密 五、知识点 （三）安排日程表需注意的问题 在秘书的日常工作中，安排、管理上司的工作日程是其中一项非常重要的工作，也是具有一定难度的工作。秘书在安排上司的工作日程时应注意以下几方面问题。 1、时间上留有余地 2、不要懒于确认 3、上司不在时不能自行接受预约 4、注意内外兼顾 5、不适宜安排约会的时间 六、拓展提高 电子计算机已经成为秘书必不可少的办公工具了，电脑中安装一套Microsoft Office办公软件会给秘书工作带来许多方便。Office 软件中的Outlook集电子邮件管理与日程安排功能于一身，可以方便、快捷地填写、分发、修改和打印日程表，是日程管理的好帮手。秘书应该很好地掌握并加以利用。Office 软件现在市面上常用的版本是2003版，Outlook 2003日程安排功能主要是约会、会议和事件。 约会：日历中限定起止事件的活动，一般不涉及其他人或资源。可按日、周、月填写日程安排，可选择按当天、五天制工作周、七天制传统周及按月方式查看。若怕忘了约会，还可用音乐设置成提前1小时或1天等不同时间段提醒。填写完后可随