一文档管理操作范解.doc

———————————— 国际货运代理管理系统软件 HY2008文档管理模块 ———————————— 操 作 使 用 说 明 书 —————————————————— 宁波国际物流发展股份有限公司 —————————————————— 目 录 一 文档管理操作范解 3 1．代码设置 3 2 操作流程 7 2.1 新增文档 8 2.2 删除文档 10 2.3 文档预览 10 2.4 文档另存为 11 2.5 归档 11 2.6 操作日志 11  一 文档管理操作范解 1．代码设置 启动“国际货运2008”（英文名称为：Hy2008），输入正确的帐户和密码，登录系统，进入系统后在左侧导航栏选中系统维护-代码设置，点击进入，如下图1-1界面 图1-1 选择[代码设置]，进入如下图1-2界面 图1-2 选择[业务代码]，出现如图1-3所示, 图1-3 在图1-3中‘文档大类’，‘文档小类’，‘文档过滤’这3项是与文档管理相关的代码设置。 下面，我们以‘文档大类’举例进行设置说明。 1. [文档大类]： 图1-4 在4号区域点击[新增]按钮，此时2号区域出现一个空记录行。 我门开始在3号区域进行输入内容，分别输入‘大类序号’，‘文档大类’。 点击[修改]按钮完成新增操作。 如果我们需要修改某个文档大类： 在1号区域选择[文档大类]，在2号区域选择需要修改的记录行。 我门开始在3号区域进行修改内容。 点击[修改]按钮完成修改操作。 如果我们需要查找某个文档大类： 在1号区域选择[文档大类]。 在4号区域中的输入框中输入想要查找的大类名称。 点击[查找文档大类]按钮，如果存在该记录，则2号区域的那个小三角会指向对应的记录行，3号区域则显示该记录的明细信息。 如果我们需要删除某个文档大类： 在1号区域选择[文档大类]。 在2号区域选择需要修改的记录行。 点击[删除]按钮完成删除操作。 注：删除文档大类前，请先删除文档小类。 2. [文档小类]： 图1-5 3. [文档过滤]： 图1-6 2 操作流程 登入系统后，在左侧导航栏选中增值功能-文档管理,点击进入，如图2-1界面 图2-1 打开文档管理进入文档管理界面，如图2-2，文档管理界面分为5个区域：单证过滤区、单证显示区、文档上传区、文档上传进度状态和船名航次列表区。 单证过滤区：可以通过开航日期、订舱单位、箱属公司、业务人员、客服人员、操作配载、文档人员、工编过滤、文档状态、提单号筛选单证信息，结果直接在[单证列表区]显示。 单证显示区：根据筛选条件显示所有提单相关信息，可以选中单票提单，右键归档、操作日志，也可以选中后在[文档上传区]会显示对应提单下已经上传的所有文档。 文档上传区：选中单证列表上的提单，在文档上传区点击右键可以增加、删除、预览、另存为操作，前提是该票提单未归档。 文档上传进度状态：根据文档小类显示该票提单下所有已上传的文档的状态，表示已经上传，表示未上传。 船名航次列表区：双击船名航次可以展开详细列表。 图 2-2 2.1 新增文档 图2-1-1 首先在单证显示区选中提单，然后在文档上传区点击右键，如上图2-1-1所示,选择新增进入文档上传界面,如下图2-1-2: 图: 2-1-2 打开本地磁盘，选择本地上传文件，其中本地上传文件统一通过类似windows大图标、小图标、详细资料等方式排列查找，只需要选中待上传的文件，用鼠标左键直接拖动文件到[文件小类列表]放掉，文档立即添加至当前小类下，点击上传按钮，文档上传完毕。或者选中[文件小类列表]右键直接选择需要上传的文件同样可以上传文档，如图2-1-3。上传好文档后在[已上传文档列表]会新增一条记录，选中该记录可以点击预览打开文档。同时在图2-1-2的[文档上传进度状态]区域可以看到对应的已上传状态。所有文档上传结束后可以对该提单右键归档。（注：单个文件上传大小不能超过3M） 图：2-1-3 2.2 删除文档 图： 2-2-1 在[单证显示区]选择一票提单，右键[文档上传区]该提单已上传的文档，点击删除，即可将该提单下的文档删除完毕。（注：提单未归档） 2.3 文档预览 图2-3-1 在[单证显示区]选择一票提单，右键[文档上传区]已上传的文档，点击预览，系统会从服务器加载文档到本地，然后打开预览。 2.4 文档另存为 图2-4-1 在[单证显示区]选择一票提单，右键[文档上传区]已上传的文档，点