邮件合并的应用.doc

如何利用Word2003“邮件合并”功能批量制作准考证 同学们：大家好！今天我们来学习如何利用word2003“邮件合并”功能批量制作准考证。Word2003邮件合功能强大，用此功能可以批量制作准考证、学生证、分数条、胸卡、通知书等等。 邮件合并过程涉及到3个文档包括主文档、数据源和合并文档，主文档包含合并文档中都相同的内容；数据源包含要合并到文档中的信息；合并文档是将主文档与数据源合并后得到的结果文档。 例如：在制作准考证中，对固定不变的主体内容和版面进行了设置，将其作为主文档；而将需要改变的学生姓名从学生基本信息表中获取，这个Excel 表就是“邮件合并”中的数据源。 邮件合并通常包含以下4个步骤：新建或选择主文档、连接数据源、插入合并域、执行合并。 使用“邮件合并”工具栏中的工具按钮，可以轻轻松松地完成“邮件合并”操作。单击“视图”—“工具栏”就可以调出“邮件合并”工具栏 现在我们就以批量制作准考证来学习邮件合并的应用。 1、建立数据源 在excel工作表中只应该有准考证号、姓名、考场、座号、班级等字段和相应的记录，所要提醒同学们的是不要在字段上再添加一标题行，否则就不是有效的数据源。 等建好数据源保存关闭。 2、创建准考证主文档 启动word2003，用表格制作主文档，主文档上的所列各项要与数据源里所列的项目字段一致。 3、连接数据源 我们使用邮件合并工具栏上的打开数据源按钮，弹出“选取数据源” 找到我们已经完成的数据源。选择刚才建立的“学生信息表”，点击“打开”按钮，弹出“选择表格”对话框，在“选择表格”对话框中选择“学生信息$”，点击“确定”按钮返回主文档。 图（4）选择数据源表 4、插入域 将光标定位到“准考号”后一单元格，点击“邮件合并”工具栏中的“插入域”按钮，就会弹出插入合并域对话框，在该对话框中的域列表中选择“准考证号”，点击“插入”按钮，将其插入到指定位置。点击“关闭”按钮返回到主文档。以相同的方法，将“姓名”、“性别”、“考场”、“座号”、“班级”域分别插入到主文档中相应的位置。 当所有的域都出入完成以后，点击“邮件合并”工具栏上的“合并到新文档”按钮，所有的数据都合并到了新文档中，我们的准考证也就做好了。 1