配合档案法第28条修正施行－建议教育部针对公立高中（职）以下学校.doc

配合檔案法第28條修正施行－建議教育部針對公立高中（職）以下學校因應作為 檔案管理作業 因應作為 檔案立案編目 公立高中（職）以下學校應就執行校務或因校務產生之紀錄，具業務稽憑或參考價值者，認有歸檔管理之必要，應訂定內部相關作業規定規範應歸檔範圍，送校務會議討論通過，由校長發布實施。 公立高中（職）以下學校應編製檔案分類表，簽請校長同意後實施。 公立高中（職）以下學校之檔案，應編製檔案目錄，至其著錄項目，得視管理及應用需要自行決定。 檔案保存年限 檔案管理局（以下簡稱檔案局）停止受理公立高中（職）以下學校檔案保存年限區分表審核作業。 公立高中（職）以下學校檔案保存年限區分表（修訂）得由校長同意後實施。 另『國』立高中（職）以下各級學校得賡續沿用或參酌「教育部所屬國立高級中學以下各級學校檔案分類及保存年限區分表」及「部屬機關學校修訂檔案分類及保存年限區分表作業參考意見」，訂定檔案分類及保存年限區分表，送校務會議討論通過，由校長發布實施，以妥善典藏及保管重要檔案資料。 檔案保管 公立高中(職)以下學校之檔案保管作業，建議以便於內部管理調閱、妥善保存檔案為原則，並得參酌「檔案庫房設施基準」、「機關檔案保管作業要點」及「檔案保存技術規範」，自行訂定相關保管作業規範。 檔案複製儲存 公立高中(職)以下學校之檔案複製儲存作業，建議以便於內部調閱應用為原則，並得參酌「檔案電子儲存管理實施辦法」及「檔案微縮儲存管理實施辦法」自行訂定相關作業規範。 機關檔案銷毀 檔案局停止受理公立高中（職）以下學校檔案銷毀目錄審核作業。 惟原屆滿保存年限辦理銷毀經檔案局審核改列永久者，除學校組織沿革、學籍及行政、人事、會計與政風等檔案外，請配合於98年6月底前循序送交移轉目錄至檔案局；至移轉時程，依檔案局規劃期程辦理。 公立高中（職）以下學校應本於權責善盡檔案管理責任，已逾保存年限檔案銷毀，由各校校長同意後辦理。 國家檔案移轉 檔案局停止受理公立高中（職）以下學校檔案移轉目錄審核作業。 民國38年以前經審核已列入移轉範圍之檔案，請依據檔案局規劃時程辦理移轉。 檔案目錄彙送 檔案局停止受理公立高中（職）以下學校現行及回溯檔案目錄之彙送公布作業。 原目錄彙送作業之目的在公布機關檔案資訊，以合符主動公開政府資訊之政策，故已排除於檔案法準用範圍之高中（職）以下學校，仍是政府資訊公開法之適用對象。惟機關資訊之公開，未限制須採行何種方式施行，為落實政府資訊公開法，公立高中（職）以下學校得衡酌需要妥為因應。 作業資訊化 公立高中（職）以下學校已彙送檔案局之檔案目錄，預計於97年底前完成刪除作業。如需提供已彙送檔案局之檔案目錄電子檔，請於97年12月前函知檔案局。 公立高中(職)以下學校之檔管作業資訊化，為方便各學校內部檔案管理及應用，建議可建置或沿用原檔案目錄建檔軟體或管理系統，該軟體或系統以具備檔案目錄之建檔、查詢及清理功能為主。 檔案應用 檔案法第28條修正施行後，雖已將公立高中（職）以下學校排除準用範圍，惟有關檔案應用事項仍有政府資訊公開法之適用，建請前揭學校仍應依該法相關規定辦理。 檔案管理評鑑 自第8屆（民國99年）起公立高中（職）以下學校不納入檔案局機關檔案管理金檔獎暨機關績優檔案管理人員金質獎之評獎對象，故自99年起即不再薦送公立高中（職）以下學校參加金檔獎暨金質獎之評選。 若有需要，教育部可參考金檔獎暨金質獎評獎作業，自行開辦相關學校檔案管理績效評鑑。 檔案管理研習 建議由教育部自行開辦檔案管理培訓課程。 如未來公立高中（職）以下學校檔案管理作業仍依循檔案法相關規定辦理，相關培訓課程，檔案局仍可協助支援講師。 檔案局相關培訓課程，如教育部有需要，亦可轉知所屬公立高中（職）以下學校之檔案管理工作人員報名參加。 檔案局預定自民國98年起正式推動網路數位學習，公立高中（職）以下學校檔案管理人員亦可透過網路進行自我學習。 附件第1頁，共2頁