金算盘软件操作手册数据与对象的加工.docVIP

第八章 数据的处理和分析 第八章 数据的处理和分析 数据与对象的加工 您已经知道在制作一张报表时如何定义单元格格式、编辑公式、提取数据等，但是当面对上级邻导对表格所提出的一些特殊要求如对数据进行自动求和、排序、舍位、重算及插入图像等，用您前面的操作便不能做到了。 阅读本章后，你将…… 知道如何对单元格中的数据进行自动求和、排序、舍位及重算； 了解如何在工作表中插入对象与链接相关文件。 第一节 数据处理 系统中可对表格中的数据进行一系列的特殊处理如对数据进行自动求和、排序、舍位及重算，它省去了您对表格中的数据进行手工调节与编辑的工作。 操作提示： 1、打开某张有数据的工作簿 自动求和某一列的数据 2、激活某列需求合计数的下一行单元格； 3、点击工具栏上的自动求和按钮“”，即可。 排序 2、激活某单元格或区域； 3、单击“常用工具栏”上相应的排序按钮，即可。 舍位 2、激活某单元格或区域； 3、选择“工具”菜单下“舍位”命令； 4、在弹出的“舍位”窗口中设置“舍位位数”、“小数位数”、“舍位区域”以及选择是否“跳过公式”； 5、点击“确定”，即可。 重算工作表和工作簿 2、打开“工具”菜单，选取点击“重算工作表”或“重算工作簿”命令，即可。 1、自动求和 自动求和功能在系统中体现为一个函数，它也是我们经常要遇到的函数，即是根据工作表上的数据来产生SUM函数，在“常用工具栏”上的 “” 按钮就是“自动求和”工具按钮。 注意：在此的按钮，主要是针对表格中多行同列的数进行自动求和操作。同时，如果该列中某行内容为非数值时，计算求和便将到此终止。 操作如下： 用鼠标激活所求一列合计数的下一行对应单元格； 点击“” 按钮，则该列所有数之和就自动生成在此单元格中。 2、排序 为使报表中的数据按一定规律显示，您需要对其进行排序操作。 什么是排序？ 定义：排序是数据处理的一个最普通的任务，在金算盘电子表格中提供了按列从大到小（降序），或从小到大（升序）的排序，它不仅可以对数字型数据进行排序，还可以对字符型数据进行排序。 操作如下： 选择需要进行排序的列或区域，如果选择的是区域，排序将按照第一列进行； 单击“常用工具栏”上的排序按钮即可进行排序。排序按钮包括升序按钮“”和降序按钮“”。 例如某一列的数据是1、3、2、4，按升序排序后变成1、2、3、4，按降序排序后变成4、3、2、1。 注意：·在排序中，空白单元格将被视为最小值；·对字符进行排序时大写值比小写值小；·有隐藏的单元格内容将不显示；·只能对多行同列数据进行排序操作；·不同类型的数据不能进行排序。 3、舍位 在编制报表的实际工作中，我们有可能并不需要对每一个数都以非常精确的眼光来看，或许我们只需要将这些数据精确到十分位或百分位，便可以满足我们的需要；也或者是为了简略工作表以便查看，我们需要对工作表中的数据进行相应的舍位处理。 在系统中，不仅提供了相应的“舍位”功能，还提供了“舍位平衡”功能，使您可以设置报表数据的显示数位而保持其实际结果不变。 注意：在进行舍位操作前您应该对整张报表的数据有一个大致了解后，再去选择需要进行舍位操作的单元格或区域。 打开“工具”菜单，选取点击“舍位”子菜单项，进入“舍位”对话框，如下： 其中： 舍位位数：录入数字，它表示对一个数的整数部分应舍掉的位数。在实际舍位时，系统自动对被舍的最高位进行四舍五入后再进行舍位，例如将11546的舍位位数设为2，则先对“4”进行四舍五入为“0”后，其舍位结果便为115。 小数位数：录入数字，它表示小数部分保留的位数，它在实际舍位时，也要自动进行相应的四舍五入操作。 舍位区域：表示报表中进行舍位的区域，您可以在此输入单元格或区域，也可以通过鼠标的拖动进行手工选择区域，所选单格或区域将在此显示。 跳过公式：当标记“”时，为选取该选项，则对含有公式的单元格不进行舍位操作，其值为相关单元格舍位后的计算值；否则，只直接对所有数据进行舍位，而含有公式的单元格则将现有公式转换为数值进行舍位。 注意：若不选取“跳过公式”，含有公式单元格中的数据在舍位后，有可能与相关单元格舍位后，据公式计算的值不符。在此，您可以设置相应的舍位平衡公式来进行表格数据的平衡处理，相关平衡公式的操作请参阅下面的内容。 平衡公式：在不选择“跳过公式”时，舍位会出现误差。在此，我们便需要利用平衡公式来平衡数据的尾数。 什么是平衡公式？ 定义：它实际上是一个赋值公式，如A4=A1