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关于报送2008届普通高等教育本专科 预计毕业生信息数据库的通知 各高等学校： 为了加强普通高等教育学历证书管理，做好2008年普通高等教育学历证书电子注册工作，经研究决定近期进行2008届普通高等教育本专科预计毕业生信息数据库的整理上报和审核工作。现将有关事项通知如下： 一、提高认识，强化责任，确保2008年普通高等教育学历证书电子注册工作的顺利完成 普通高等教育学历证书电子注册工作是高等学校的一项重要的常规性工作，政策性强、原则性和计算机技术知识要求高，各校要高度重视。在人员选配、制度建设、条件保障等方面加强领导，增强时间观念，根据教育部和省教育厅的工作安排，按时、高质量地完成各项工作。保证预计毕业生信息准确、完整、无误，做到不多、不漏、不空、不重复，规范、一致、正确。 二、数据报送的方式方法 各校可以根据上报毕业生数据库结构的要求准备数据，也可以用“高等教育学生信息管理系统（hesmis）”中的“学历证书管理 ——学历证书毕业生名单管理”功能，对2008届毕业生信息报送要求的相关字段进行填充和完善（注意务必通过“列选”功能显示所有字段）。在确认数据完整无误后，通过“转出”功能，转出dbf文件bys*****.dbf，学分互认学生数据单独形成文件xfhr*****.dbf（*****为学校代码）， 三、预计毕业生数据信息应包含的基本内容 各高校上报的预计毕业生数据中应包括以下基本内容：学号、考生号、学校代码、学校名称、姓名、曾用名、性别、分院、系所、专业、学制、当前所在级、培养层次、入学日期、考生特征（填写本科、专科、专升本、学分互认本科、五年一贯制、三二分段、对口高职，以及提前毕业、本转专、退役复学、退役复学专转本、转学等）、身份证号、民族、出生日期、政治面貌、毕业日期、毕结业结论、证书编号（电子注册号）、校（院）长姓名、备注等。 在“曾用名”字段中录入学生所在的录取新生简明登记表的位置信息，用7位数字表示。1至2位表示录简表的册码，3至5位表示录简表的页码，6至7位表示录简表的行码。如“0201608”表示该生位于录取新生简明登记表的第2册第16页第8行。专升本和学分互认分别用专升本和学分互认录取新生名册，三二分段用转段后的新生名册。 四、数据处理中需要注意的问题 （一）考生号和学号是预计毕业生数据信息的关键字段，不能为空。学号要与当年所报的新生学籍电子注册数据相一致。各高校在上报预计毕业生数据前务必对该字段进行核查，确认考生号不为空并保证内容的正确性。 专升本、五年一贯制和三二分段学生的考生号，使用教育部新生数据核对中按照特殊类别数据编码规则要求编制的考生号（15位）。学分互认学生的考生号依照当年高考招生录取新生名册上的考生号填写。 （二）证书编号（电子注册号）。学历证书电子注册号用阿拉伯数字编排，共18位。前5位为学校代码；第6位为办学类型代码，普通高等教育为1；第7位至第10位为毕业年份；第11、12位为培养层次代码，本科为05，专科（普通专科、高职、五年一贯制、三二分段以及成人高校普通班）为06；第13至第18位为学校编排证书的序列号，不得重复。 （三）专升本学生，学习起止年月按照实际学习情况填写，学制根据专升本阶段基本修业年限填写，专业名称填“专科起点××专业”，在考生特征字段中注明“专升本”，培养层次填“本科”。 学分互认本科需在考生特征字段中注明“学分互认本科”。 三二分段专科段毕业生的数据由发证高校上报。学习起止年月和学制等内容按升入专科阶段学习后的情况填写，在分院字段中注明中专学校名称，在考生特征字段中注明“三二分段”。 五年一贯制类别的学生，学习起止年月按照实际学习情况填写，学制根据专科阶段修业年限填写，专业名称填“五年一贯制××专业”，在考生特征字段中注明“五年一贯制”。 （四）专业名称要用规范的全称。本科用教育部1998年颁布的专业目录；专科用高职高专指导性专业目录。专业名称后面原则上不加括号。 （五）入学日期、毕业日期要填写完整（如毕业日期为，不能为空。 （六）毕结业结论不能为空。 （七）出生日期和身份证号要一致。 （八）身份证号或姓名变更者，须按照有关要求出具录取新生简明登记表、高中毕业生登记表、身份证、户籍卡等原始证明材料。 （九）姓名、性别、专业、学制、培养层次、出生日期、入学日期、学校代码、电子注册号、毕结业结论等重要字段内容建议通过hesmis中“替换——建立替换表替换当前字段——当前字段”功能，逐一查验非空性和正确性。 五、数据审核方式和时间安排 各校接到本通知后，请按通知要求及时报送预计毕业生数据信息。我处将各校报送的数据信息对照有籍在校生库进行机审。审核结果及时反馈，各校根据反馈结果准备人工审核材料。 学校报送数据时间：2008年5月5日—9日。 人工审