国际项目采办部合同的管理的流程.docVIP

国际项目采办部合同管理流程 根据公司有关规定，结合国际项目采办部实际编制本流程。相关人员除应遵守公司的规定以外，还应认真遵照以下几点： 各类合同签订以前：经办人员应将合同的基本信息（供货商名称、交货期、价格、拟签定合同时间等）反馈给综合管理员（合同管理员），综合管理员应及时授予该订单合同号。 合同签订后业务人员应将合同、附件、交流澄清等过程文件、票据及其他重要文件整理成册于当日或不晚于次日下班前交综合管理员一套（含电子版文件）存档，同时业务人员要保留相同文件一套和谈判、交流过程中没有形成文字的重要默契、承诺等记录。在日后的任何时间里直至合同关闭，综合管理员没有向业务员提供合同信息的义务，业务员有随时接受综合管理员疑问解答的义务。 收到供货商转来的发票（税票、形式发票）后，业务员除按程序办理请款手续外还应将本合同项下的重要信息，包括：合同号、本票据占该合同价格的比例及是否出口退税等内容以书面形式，连同发票一起复印两套。其中两套交综合管理员，一套业务员留存。综合管理员将含原件的一套交财务，另一套存放到合同档案里。 财务在收到顾客拨付的款项后，先通知综合管理员登录台帐，再转相关的业务人员。 业务人员在申请付款时，应首先得到综合管理员的确认。综合管理员在收到业务员递交的付款申请后，应就该合同是否已经归档、是否收到供货商发票、是否具备付款条件等进行审核。满足付款条件登录台帐并签字确认。财务人员在收到业务员付款申请和综合管理员确认单后，符合财务付款条件的办理付款，不符合要求的改正后再付。凡对外付款需公司主管领导批准后方可办理，特殊情况下的预付、代垫等情况业务人员应标注说明。 合同执行期间，业务员应随时跟踪合同进度，并根据供货商提供的报表及其他信息，分析预测可能的交货预期，有义务提示供货商可能出现交货滞后并要求供货商提供消除滞后的措施。业务员应及时将合同执行期间货物交货期等重要信息及时反馈给综合管理员。 合同变更。当合同的单价、总价、交货期、付款条件等主要条款发生实质性变更时，业务员除说明合同变更原因和理由外，还应及时办理批准手续。所有变更文件按照前款第二条执行。 综合管理员每周一上午12点以前将分项目的合同台帐、拨付款台帐发到经理的邮箱。统计范围：已定全部非关闭合同，统计截止时间：上周五下午6点。 合同语言及用语： 语言通常情况下内贸合同用汉语，外贸合同用汉（英或其他外语）及双语（就具体合同而定）。 合同用语强调语句通顺、用词严谨。禁用：可能、估计、大概等模糊语言。合同中的时间不允许使用“月末（初）、年末（初）等方法表述。 国际项目采办部合同管理流程 1