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苏州数伦科技有限公司 1 文件智能管理系统解决方案 苏州数伦科技有限公司 2012 年 6 月 28 日 苏州数伦科技有限公司 2 目 录 第一章 前言 ............................................. 3 第二章 系统简介 ......................................... 3 2.1 系统概述 .......................................... 3 2.2 系统组成与工作流程 ................................. 3 2.3 系统功能 .......................................... 4 第三章 主要组成产品介绍 .................................. 5 3.1 智能文档标签....................................... 5 3.2 智能文档柜 ........................................ 5 3.3 智能监测-门禁...................................... 6 3.4 控制器 ............................................ 6 3.5 文档管理软件....................................... 7 第四章 数伦公司简介 ..................................... 7 苏州数伦科技有限公司 3 第一章 前言 当前针对涉密资产的管理和监视越来越得到重视，但传统条码方式存在种种弊端，无法 实现对涉密资产进行实时监控，给非法人员携带涉密载体外出制造机会，使得涉密载体及重 要文件外漏，给企业及事业单位的管理带来极大不便。采用 RFID 技来实现对涉密资产进行 管理和监控，实现涉密资产监控、预防流失管理和盘点等，能够有效地防止涉密资产的外漏， 对涉密载体及重要文件实行管理及监督定位。 第二章 系统简介 2.1 系统概述 数伦科技开发的基于 RFID 的文档管理及防伪系统，可以很好的管理保密文档，根据权 限监管档案的借阅、带出等工作流程，并及时查看到文档和用户的详细信息。该系统能使有 型文档和资料的管理实现全自动化，从而提高文档的使用效率；对保密文档或高价值文档书 籍执行相关使用条例提供强有力的技术手段；为文档真实性的鉴别提供了可靠的方法。 2.2 系统组成与工作流程 2.3、系统功能 ①系统权限管理单元 档案柜安装 IC 读卡器和口令密码键盘，当通过授权的卡或口令输入时，柜门自动开启。 苏州数伦科技有限公司 4 档案柜配有显示屏，显示持卡人姓名和输入密码的信息，当出现文档借还时显示取出或归还 文档的名称等，以供借阅者确认。 短信审批系统 当系统出现文件取阅申请时，系统通过短信通知相关领导，领导可通过短信审批和监督文档 取阅情况。 ②文档管理单元 A:文档取阅 用户接收到同意借阅文档的短信时，当用户刷卡进入办公大楼的时候，用户在大厅的显示屏 上会看到文档柜的位置导航，用户可以根据大屏幕提供的信息找到相应的楼层和房间，当用 户刷卡进入房间时，相应文档柜上的指示灯会亮，给用户做引导作用，用户到达文档柜时便 可以刷卡取文档。 B:文档盘点 用户接收到短信后可以直接去文档柜里取文档，取完文档后，档案柜对整个柜内所有附着于 文档及文档夹上的 RFID 标签进行读取，自动盘点所有文档柜里的文档，之后把所有盘点的 文档显示在页面上。并将该信息传送到中心系统并显示出来以供用户确认。 ③门禁监管 门禁系统具有 RFID 监控模块，该模块包括 RFID 读写器、LED 指示灯、红外探测器模块和 一个摄录机。 如果此文档是只允许在大楼内部借阅的，则不允许带出大楼，如果用户无意要将文档带出大 楼时，当走到门口时，则自动会报警。 苏州数伦科技有限公司 5 对于允许携带的文档资料，系统不发出报警通知，只存储通行记录，以备历史追朔，对于未 经允许的文档资料，系统发出报警或通知。 ④视频记录单元 档案柜在开启时，会通过门柜视频监控系统对开启人员进行视频抓拍。同时将视频上传至数 据中心存储。 第三章 主要组成产品介绍 该系统主要由硬件系统和软件系统组成，具体产品介绍如下： 3.1 智能文档标签 功能描述：标识每个文