会议组织和服务资料.pptVIP

会议的种类 1.按规模分： 特大型（万人以上）、大型（上千人）、 中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。 2.按性质分： 法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、 外事性 、专题性、综合性。 3、按时间分： 定期和非定期。 4、按出席对象分： 联席会、内部会、代表会、群众会. 5、按召开方式分： 电话会、电视会、广播会、网络会。 6、机关常见会议类型： 办公例会与专题会议、*届*次**代表大会、**第*次（扩大）会议、年会、纪念活动、表彰会。 客商座谈会、签约仪式、开工仪式等 　 会务工作流程图（会前） 确定会议主题与议题 确定会议名称 确定会议时间与会期 明确会议所需设备和工具 选择会议地点 安排会议议程和日程 制发会议通知 确定会议规模与规 格 布置会场 准备会议文件材料 安排食住行 制定会议经费预算方案 制作会议证件 会场检查 明确会议组织机构 确定与会者名单 会务工作流程图（会中） 做好会议记录 组织签到 做好会议值班保卫工作 报到及接待工作 做好后勤保障工作 编写会议简报或快报 做好会议保密工作 会议信息工作 会务工作流程图（会后） 撰写会议纪要 催办与反馈工 作 安排与会人员离会 会议总 结 会议文书的立卷归 档 会议的宣传报道 确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。 制作会议证件 代表证 出席证 会议正式证件 列席证 来宾证 会议证件 旁听证 工作证 会议工作证件 记者证 出入证 会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。 ③会场内外的布置： 会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色调、灯光、气味、旗帜、花卉。 做好会议记录 （1）会议记录的格式 ： 记录头、记录主体、 记录尾部 ①记录头: 会议名称； 会议时间； 会议地点； 会议主席（主持人）； 会议出席、列席和缺席情况； 会议记录人、会议主要议题。 ②记录主体 与会者的发言。议定事项。 ③记录尾部 散会。主持人、记录人签字。 会见与会谈的基本程序 迎接 致辞、赠礼、合影 会见或会谈 记录 结束 会议服务程序 会议开始前30分钟，接待人员要各就其位准备迎接会议宾客。 ⑴宾客到来时，接待人员要精神饱满、热情礼貌地站在会议室的入口处迎接宾客。配合会务组人员的工作，发放资料、引领宾客就坐。然后送上茶水。 a.奉茶的方法：上茶应在主客还未正式交谈前。 b.正确的步骤是：双手端茶从宾客的左后侧奉上。然后右手拿着茶杯的中部，左手托着杯底，杯子的耳应朝向宾客，双手将茶递给宾客同时要说“您请用茶”。 c.奉茶的顺序：上茶应讲究先后顺序，一般应为：先宾后主；先女后男；先长后幼。 d.奉茶的禁忌：尽量不要用一只手上茶，不能用左手。切勿让手指碰到杯口。为宾客倒的第一杯茶，通常不宜斟得过满，以杯深的三分之二处为宜,继而把握好续水的时机，以不妨碍宾客交谈为佳，不能等到茶叶见底后再续水。 ⑵会议进行中间适时续水。a.续水：即在宾客饮用的茶杯中添加开水或茶水。 b.操作要领： 会间服务续水要领： 拿——左手拿热水瓶。 站——站立的位置，右脚插入椅档，在两个椅脚的中