第一章日常事务管理(一)探析.ppt

秘书办公室综合事务管理;印信管理;印章的种类;印章尺寸规格;印章的应用应注意的事项;印章的管理;案例：总经理把保管单位公章和盖印的任务交给了秘书小付，小付应该怎样做？;印章使用与管理 1、印章的刻制及启用 严格按照国家有关规定刻制，不得擅自更改; 必须执单位证明及公安部门的批准证明，到指定的刻字单位刻制。 启用时一般由制发单位发出启用通知，通知中盖上所启用印章的印模，发给有关单位保存，以备查考。 ;印信管理;印信管理;;;印信管理;介绍信使用的程序 ; 动脑筋; 第二节 邮件管理;邮件管理; 邮件处理;邮件收进; 邮件发送;请问有哪位同学知道被称为中国“史上最牛女秘书”的是谁？;职场故事：女秘书PK老板事件;职场故事：女秘书PK老板事件;职场故事：女秘书PK老板事件;职场故事：女秘书PK老板事件;召集公司舞蹈队开会要抄送给谁？;邮件主题;？这些标题恰当吗;○ 1、一定不要空白标题，这是最失礼的 ○ 2、标题要简短，不宜冗长，不要…才能显示完你的标题 ○ 3、标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题 ○ 4、一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈多件事情，以便 于日后整理 ○ 5、可适当用使用大写字母或特殊字符(如“*!”等)来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 ○ 6、回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题 ○ 7、标题千万不要出现错别字;;;？这样的邮件恰当吗;;;;;？这样处理客户邮件恰当吗;;;;;;;;;;;通讯簿的管理;设置姓名;设置姓名;★电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。;值班工作; 传递信息 办理领导临时交办的事项 负责接待工作 处理来函、来电（一般只传达不答复，不随意表态） 掌握领导外出活动情况 确保组织安全 处理应急事项 承办临时事项 ;二、值班的管理制度;三、编制值班表;值班记录;接待记录（来访人姓名、单位、时间、内容接待人的承办意见、领导的批办意见、接待人的姓名）;电话记录（来电时间、来电单位、来电内容、接电话记录人、领导批示和处理意见）;值班日志（一天一般的重要工作）;值班报告;会晤接洽记录本;来访登记表编号 值班人 ┌─────┬─┬───────┬─────────────────────┐ │来访人姓名│ │ 来访人单位│ ├─────┼─┴───────┴─────────────────────┤ │ 接待时间 年 月 日 时 分 至 年 月 日 时 分 ├─────┼───────────────────────────────┤ │ 内容 ├─────┼───────────────────────────────┤ │ 拟办意见 │ ├─────┼───────────────────────────────┤ │ 领导意见 │ ├─────┼───────────────────────────────┤ │ 处理意见 │