第2章秘书职能范畴.ppt

第二章 秘书职能范畴;概说 秘书是为领导服务的，其工作职能必须围绕着领导工作的需要展开。 概括地说 ，在领导履行职责、行使职权所需要的辅助和服务领域内，都属于秘书工作的职能范畴。 性质： 1、从属性 2、管理辅助性 3、既有近身综合辅助的确定性，又有领 导需要差异的选择性;管理协调 辅助;第一节 办公事务辅助 ;一、办文;安排公文运行程序，都必须注意以下方面： 1、?程序的有序衔接性 2、 主辅协同性 3、 运作规范性 4、 文书运行中智能辅助的渗透性 5、 文书运行的反馈性 ;某单位收文登记薄;二、 办 会;（二）会前筹备 （1）确定会议议题，拟定会议方案（2）组成会议筹备班子：接待、秘书、会务、资料、生活、财务、保卫等（3）安排会议议程、日程和程序：议题先后、日程安排、主持、报告、发言、总结等安排（4）提名???会人员（5）办理会议报批手续（6）发出会议通知 （7）编排分组 （8）准备会议文件、材料 （9）制作会议证牌 （10）会场布置和检查 （11）办妥后勤服务事宜;（三）会间事务 （1）会议签到 （2）安间调度（3）会议记录（4）会议简报（5）会议选举 （6）会议总结（7）后勤保障 （四）会后工作 （1）草拟和印发会议纪要（2）清理会议文件（3）组织会议代表离会（4）搞好宣传报道（5）会议工作总结（6）会后催办工作;三 、办 事;（二）随机事务;（三）受权理事;四、网络办公;（二）网络办公系统的结构 1、公文管理 2、邮件管理 3、日程管理 4、档案管理 5、日常管理 6、会议管理 7、系统管理 8、流程建模管理 ;第二节 参谋智能辅助;二、秘书做好参谋咨询的方法;第三节 管理协调辅助;二、信访事务 意义：信访工作指的是处理人民群众来信和来访，是实施民主管理、开发群体智能、克服各种偏差、了解和把握组织环境变化的总要渠道。 要领：1、遵循信访工作原则；2、严格按制度办事；3、严守办理程序；4、与有关部门协同配合；5、尽可能满足群众的正当要求；6、对待老信访户，要耐心细致深入疏导。;三、领导活动安排 意义：有利于统筹全局，提高效率；把握重点，做好服务；了解领导，增长才干。只有安排的周全、有序、协调、高效，才会有组织的科学、合理、高效。 要领：1、围绕中心，抓住重点；2、建立制度，规范运作；3、注重实效；4、不得包办；5、注重程序；6、注重协调。 领导活动安排一般程序：领导活动需求总汇-筛选-初步方案-征求领导意见-修改初步方案-领导审定-通知相关领导-做好准备-现场服务-后续工作。;四、随机协调 意义：一是指在办文、办会、办事中，随机发现十条活问题，主动进信息沟通和思想交流，消除误会和隔阂，谋求共识，协调关系；二是指受命于领导者，去处理出现的失调问题。 要领：1、注重与组织目标的一致性；2、注重对变化的适应性；3、注重非权力的支配性；4、注重非职责限定性；5、注重沟通疏导性；6、注重量力适度性。