编码案例.docVIP

第一部分 编码原则ERP系统的实施，涉及到很多的基础数据，包括零件、物料、设备、工具等硬件，也包括设计图纸、工艺规程等各种文档资料。如何管理这些数据呢，这就涉及到对数据进行编码了。一说到编码，大家首先想到的就是个人身份证，它唯一且能很方便的让人记忆和查询。编码就是物料的唯一身份证。编码的主要用途是帮助用户进行检索，实现快速选择或输入，它是ERP系统最基础的内容，其编制是否公道，直接关系到ERP项目能否成功。编制编码时，必须满足以下特性要求：1、唯一性：一物一码，绝不能出现一物多码，或多物一码的情况。2、规则性：编码应当是按照一定的编码原则编制出来的，并配合描述进行规范。一说到规则，就有人想到这是一个绝对的标准，比如XX-XXXX-XXXX，这些X是必填数据。这种想法不可取。在实际运用上，一个企业针对不同物料会有不同的编码规则，所以通常是几个规则并存。通用的规则为“大类+中类+小类+流水号”，再加上描述一些参数，如零件规格。在查询时，选择大类后，在描述中输入规规（加上一个通配符%），就可以最大限度的满足用户查询的需要。就像图书馆，都是按大类、中类、小类逐步检索书籍的。比如要查询一本小说《倚天屠龙记》，先后按照文学(大类)、小说(中类)、武侠(小类)，再输入“*倚天”就能找到对应的书架。这大大的减少了我们检索的范围，进步检索的效率。企业还会针对零件容易成系列化的物料，如标准件，单独设置一个较为简洁的规则：“大类+中类+流水号”。3、可使用性：编码的长度应在6-20之间，不宜过长，否则不易识别记忆。在物料编码中，不要想把全部信息都纳进其中。一般来说，编码时只要考虑物料的大中小类即可，如此的话，12位已经足够使用。若把物料的颜色、尺寸、供给商、加工工艺等信息都包括进往的话，20位都不够的，反而增加记忆难度。同时，限定这些信息之后，反而不能变更了。比如，有的编码限定供应商供应材料、塑料制品、标准件等，那么一个供应商现目前供应标准件，如果以后它还能提供质量更好、价格更低的材料，就只能重新??加一个编码了。再如，有的编码将员工设定为经理部（编码为JLB0001），如果以后调入销售部，那这个编码就作废了。4、可读性（可检索性）：物料编码不一定要求一看就知道是哪种物料，但应当做到一看到物料就能够识别出它属于哪一个大类、小类的物料。同时，应避免使用“i、O、Z”等容易与数字混淆的字母编码。 物料编码应尽量使用字母+数字的混编模式，单一的数字或是单一的字母都容易让人糊涂。比如有些公司喜欢用数字来进行编码。如用10表示零件，20表示包装材料。在零件（10）之后又用10表示一个小分类钢制品，最后用01表示两位流水码。这个零件的编码就是101001。这个编码，无论谁都难以接受，也比较难理解，特别是刚到公司的新员工，记不住这么多材料、这么多分类，也就会影响其工作效率。当然如果全部采用机器处理流程，那就无所谓了，比如采用POS机的超市员工。5、通用性：同一编码原则应能涵盖大多数物料，新增加的品种也能够适应。请尽量不要将似是而非的信息写入编码，比如颜色、1#、2#、大、小、长、短等信息。建议尽量采用通用编码，比如身份证号码所用的全国行政区域编码、长途电话区号。比如供应商、客户，这一类代码就可以输入电话区号，比如“GYS010-001”表示北京市的供应商，序号码001。建议尽量不要采用中英文结合的编码方式，要么全部采用英文（外资企业），要么全部采用拼音简称或单字母表示。比如部门编码，如果用英文表示，经理部（Mange）和生产部（Manufacture）都可以是M，外贸部（Trading）和技术部（Technician）都可以是T、财务部（Accounting）和广告部（Advertising）都可以是A。建议按照不排名顺序表示：A~Z分别表示财务部、经理部、销售部、技术部、生产部、采购部、广告部、资产部等。建议尽量不要采用具有常规意义的字符，比如Kg字符，大家常用来代表公斤这个单位。6、可扩展性：编码原则的制定应能考虑公司5-10年内物料的变化趋势，并且要对不同的情况留有一定的余地。建议各类的编号采用数字甚至多位数，比如X1-XX12-XXX123-1234，1234就是可扩展的零部件。建议尽量不要使用自动编码，更不要全部采用数字的自动编码。特别是企业零部件分解层级较多、数量巨大时，前两级（大类+小类）、三级（大类+中类+小类）之后都将归为同一个类别，反而不容易检索和归类。2Bizbox系统的自动编码就只有两级层级，很多差异较大的零件都归在了同一类中。同时，企业上ERP前进行数据库初始化时，大家为了追赶进度，反而容易漏掉或重复零部件。建议不要将供应商信息或加工性质（外委或自制、铸造或锻压）等信息加入编码，也