实验室如何进行档案管理.doc

实验室如何进行档案管理 前 言 实验室的目的就是为社会病人提供准确可靠的检测数据和结果，为疾病预防控制、突发公共卫生事件的应急处置及卫生监督执法提供技术支持，实验室在技术经济活动和社会发展过程中都占有重要地位。实验室档案管理是实验室管理工作的重要内容之一，实验室档案管理直接影响实验室整体管理水平。 1为何要建立实验室档案？ 1.1实验室产生大量的原始信息和资料，这些信息资料直接反映实验室能力水平，对于追溯实验过程中的客观性、真实性方面发挥着越来越重要的作用，没有这些信息资料就失去了实验室应有的意义。 1.2实验室档案是实验工作的真实记录，具有原始性、凭证性，是原始的技术凭证和法律证据，是开展调查研究的重要依据。 1.3能客观地反映实验室的管理水平和检验质量；能增强领导决策的科学性；可以提高疾病控制水平；起到维护检测的声誉和???律地位的重大作用 。总之，首先是日常工作的溯源凭证；其次是实验室资质认定时的鉴证材料；第三是科学研究的信息资源。 2实验室档案管理存在问题 2.1档案管理混乱，没有保密意识。 2.2无专柜、专人负责妥善保存检测记录和各种档案。 2.3资料残缺，不系统。 2.4记录未完善就存档。 2.5档案丢失。 2.6只注重工作过程和检验结果，而忽略对资料的全面收集、整理、归档和利用分析 ，多数技术人员不能及时完善记录，传统过程就是来样检测—出具报告——下班，致使建档意识淡薄 。 2.7实验室有工作及活动而无记录。 2.8有措施而无书面文字记载和资料存档。 2.9无制度、无职责，无专门或兼职的档案管理员。 2.10实验室的档案繁杂，原始资料量巨大，涉及内容广泛，不易明确归类。 2.11单位对实验室档案管理的重要性认识不足 ，只注重业务工作的建设，认为档案管理不是实验室的注流业务，从而忽略对实验室档案工作的综合发展。 3实验室档案的内容 3.1综合类 3.1.1外部文件：实验室工作的法规标准、制度文件。 3.1.2内部文件 ：各项规章制度、年度计划总结、基本情况统计报表、考核评估情况、工作人员及变动情况、仪器设备的增减情况、实验室建设与环境条件改变情况。 3.2检验技术类 3.2.1送检单、收样记录、检测原始记录、检测报告、环境监测记录、报告发放记录等等。 3.2.2原始记录格式可灵活设置，同类型的记录应力求统一格式，避免参差不齐，影响记录归档。 3.3个人技术档案类 3.3.1专业技术资格证书； 3.3.2聘书； 3.3.3上岗资格证明； 3.3.4劳动合同等； 3.3.5年度考核情况； 3.3.6学历教育情况； 3.3.7继续教育及培训情况； 3.3.8科研成果； 3.3.9论文奖励情况； 3.3.10其他。 3.4质量控制类 质量手册、程序文件、作业指导书、操作规程、记录格式及受控文件、参加的能力验证文件及资料、实验室内部质控记录（质控图、质控分析）、仪器检定计划、仪器检定确认记录、仪器设备检定证书、质控计划等。 3.5仪器设备类 3.5.1购买申请报告； 3.5.2招投标文件； 3.5.3政府采购合同； 3.5.4验收单； 3.5.5发票复印件； 3.5.6安装验收报告等； 3.5.7随机资料使用说明书； 3.5.8合格证； 3.5.9装箱单； 3.5.10操作维护手册； 3.5.11附件资料； 3.5.12保修卡； 3.5.13光盘等； 3.5.14设备操作规程； 3.5.15使用记录； 3.5.16维护检修记录； 3.5.17检定记录； 3.5.18调拨移交记录； 3.5.19报废鉴定记录。 3.6辅助记录类 3.6.1会议记录； 3.6.2验室安全记录； 3.6.3健康体检记录； 3.6.4实验室来访记录； 3.6.5消毒记录； 3.6.6生物垃圾处理记录； 3.6.7差错事件记录 。 4如何完善实验室档案管理 4.1指定专职档案管理人员，要求： 4.1.1由实验室专业人员担任，了解专业知识熟悉实验室和科室各种业务； 4..1.2定期进行档案知识培训，积极发挥他们的工作积极性和主动性 根据实际情况制定档案管理制度，统一档案格式，一般按照周期（每月、每年）归档，使实验室档案管理工作规范化、制度化 。 4.1.3提供必要的档案工作环境和设施（如文具用品装订机 、防盗门锁 ）做好：防光、防潮、防尘、防盗、防高温、防霉工作。 4.2档案工作应融入日常办公管理 4.2.1在日常工作任务繁重的情况里，避免年末或次年集中归档的传统做法，实现化整为零，实时归档。 4.2.2督查实验室技术人员对各种记录的及时完善，我们必须认识到档案管理不是阶段性和过渡性的工作，而是一项长期保持性、常规性的工作，建立一种检查机制，促进档案的完整性。