B-工程档案归档组卷及整理操作指南.docVIP

PAGE  PAGE 3 工程档案归档组卷及整理指南 一、工程档案排列组卷 （一）、房建、市政工程档案组卷，按照深圳市档案局《房屋建筑工程档案归档目录》和《市政基础设施工程档案归档目录》(以下简称归档目录)，根据项目、单位工程的相关专业和施工程序的实际情况，以施工合同为单位，对本施工范围所产生的文件材料按归档目录顺序进行组卷，可分别采用如下几种方法： a、一份施工合同分别施工多个单位工程的，可把施工管理文件材料集中组卷，技术文件材料根据不同的施工程序分别二种组卷方法：一是各单位工程独立产生技术文件材料的情况，按单位工程的各个专业归档目录分别组卷；二是各单位工程部分技术文件材料采取集中产生的情况(例，原材料、产品等)，可以文件材料为归档主题，在各个专业归档目录中分别按单位工程顺序排列文件材料； b、一份施工合同施工一个单位工程的，按归档目录从施工管理文件至各个专业技术文件材料顺序组卷； c、由施工总承包分包的工程，按归档目录从施工管理文件至各自的分包专业技术文件材料顺序组卷； d、由建设单位直接发包的另星工程，按归档目录从施工管理文件至的专业技术文件材料顺序组卷； （二）、重大建设工程或行业工程以及特殊工程档案的组卷原则上以各行业相关技术标准进行，建设单位应当根据相关行业标准对所建设的项目、单位工程和各相关专业分别制定出系统完整的归档范围和归档目录，报知相关工程质量监督部门备案，由市档案局监督指导处备案后实施； （三）、工程竣工图纸按专业组卷； （四）、案卷排列应当以工程档案移交书为单位，按归档目录顺序从综合文件材料、技术文件材料到竣工图纸进行排列。 二、工程档案案卷整理 (一)、文字材料组卷每卷厚度不超过2公分，采用双棉线三点平直整齐装订，装订前必须剔除金属物，对破损、污损的文件材料要进行除污补裱处理。使用黑色油墨编印案卷页码号，一页文件一个页码号，正面页编印在文件的右下角，反面页编印在文件的左下角。每卷卷内文件材料案卷页码号以自然顺利从1开始至本卷尾页号止，封面和卷内目录不编案卷页码号（对牢固、整洁无金属物的成书文件，可不拆卷，接归档要求编号编目录装盒成卷归档）； (二)、竣工图纸以内折手风琴式折叠，整齐散装在档案盒内，一盒为一卷，一张图一个页码号编打在图纸的右下角(包括竣工图纸封面页和竣工图目录)，从1开始至本卷图纸尾张页码号止，卷内目录不编案卷页码号； (三)、错编页号采用黑墨水笔平直将错号划掉，在错号附近空白处补编页码号； (四)、重大建设工程或行业工程以及特殊工程档案卷内目录采用国标格式，卷皮和卷盒和工程档案移交书等采用深圳市工程档案归档统一标准； (五)、文字材料以每一本为一卷，竣工图纸以每一盒为一卷，一个档案盒内可装多卷文字材料。应根据归档案卷内容的厚度选用档案盒，避免盒内空荡； (六)、卷内目录内容必须填写完整，“序号”填写本卷文件材料的顺序号；“文件编号”填写本份文件材料的编号；“文件材料题名”填写本份文件材料的名称；“日期”填写本份文件材料的产生起止日期，对产生周期大长无法填写准确的起止日期的可填写开工至竣工日期；“页次”填写本份文件材料的起页号，最后的那份文件材料应当填写起止页号（例150/151）；“备注”填写本份文件材料应说明的内容（例：复印件加盖公章、本份文件包含有那些内容等）；“立卷责任人”由档案员本人签名；案卷封面、档案盒必需填写的栏目有：“案卷题名”填写工程名称、专业或归档类别名称、本卷组成的主题内容阐写的案卷名称，“编制单位”填写编制文件材料的责任单位名称，“编制日期”填写开工至竣工日期，“共 卷”填写本次移交的总卷数，“本卷”填写本案卷的卷序号，其他栏目和档案盒、卷皮脊背不需填写；目录、案卷封面、档案盒的数字应当使用阿拉伯字填写；备考表填写本卷相关载体的数字和案卷中需要说明的问题，“立卷人”由档案员本人签名，“审核人”由工程技术负责人本人签名（参照A；B类目录附件 7；行业类目录附件 8；备考表附件9；卷皮、盒附件10 ）； (七)、A类工程档案移交书的“移交单位”、“负责人”、“移交人”是建设单位签章，“接收单位”、“接收人”是档案馆签章，其他内容应对应名称和位置填写完整； B类工程档案移交书的“移交单位”、“负责人”、“移交人”是施工或监理单位签章，“接收单位”、“接收人”是建设单位签章，其他内容应对应名称和位置填写完整（参照附件11）；重大或行业工程“移交单位”、“负责人”、“移交人”是建???单位签章。