组织大型招商活动注意事项.docVIP

PAGE  · PAGE 3 · 组织大型招商活动注意事项 根据工作需要，拟定招商活动的时间、地点、规模、主题，报市委、市政府同意后落实。 证件办理。根据活动要求，提前办理工作证、车辆通行证等证件，尤其是车辆通行证要多争取些。 时间确定。加强与市委办、市政府办沟通，安排市领导的活动时间避免与省级等其他活动安排“撞车。” 预定酒店、会场。酒店一般在四星级以上，位置适中，进出、购物便利；房间尽量在高层，且集中；会议室要宽敞大气；预订宴会桌数要留有余地。 机票预订。机票提前预订，在兼顾日程安排时，争取最优折扣价。核对好身份证号码和姓名、确认好航班号、机型、起飞、降落时间和地点。 签约项目。落实签约项目名称及双方签约代表；参加省团项目的顺序，尽量争取靠前。 资料准备。活动方案；会议指南；推介发言材料；一是讲话稿。书记讲话稿由市委政研室起草，市长讲话稿由市政府政研室起草；二是重要嘉宾发言材料的落实；会议主持窜词；邀请函的印制；招商宣传的印制；祝酒词。 客商邀请。至少提前10天邀请客商，并且随时联络，确保到会，会见重要客商的名单及其相关背景材料要提前呈报是领导阅示，按审定意见落实。 经费申请。在会前将活动经费申请到位。经办人员要注意资金安全。 其他准备。摄像机、打印机、打印纸、礼品等物品准备充分；当地新闻单位的邀请；邀请函的购买；画册、光碟、等物品准备。 行程安排。活动要安排紧凑，安排专人负责联络。行程时间略有变动，前后方工作人员要随时沟通，并及时报告领导。 车辆安排。固定专人专车，指定专人联络调度，提前在门前待命。如果有多辆车，一定事先排序。 氛围营造。大会主题背景板的制作；酒店欢迎横幅、花篮、指引牌、迎宾小姐、报到台等；场内背景音乐，播放《迎宾进行曲》，签约播放《团结友谊》，议程变换时播放《火之战车》；活动多媒体屏幕不得遮挡横幅，放完及时撤除；会场内灯光调试恰当。 住宿安排。一定要提前检查房间，要仔细检查各种设施设备有无故障，各个角落有无污迹，注意不能有噪音源、异味，尽量安排在高楼层，避免4、13、14等数字的楼层，并结合当地习俗中忌讳的数字安排住宿；领导身边工作人员尽量随领导房间就近入住，以便工作。 联系记者。领导会客前10分钟邀请记者入场，并随时跟随领导以便拍摄。 会场布置。欢迎牌、指示牌的准备；主席台桌花、演讲台台花以及门口花篮的准备与落实；每个座位上必备笔、纸、茶水、席卡；席卡姓名及职务必须严格核对，以防有误，摆放顺序按贵宾、签约代表、嘉宾、仙桃代表团的顺序排列；会场旁安排贵宾休息室，方便领导会前或会中接待客人。签约时主席台变签约台，及时撤下席卡，调整座椅；签约时，礼仪小姐负责合同文本的摆放；会场背景音乐变换。 宴会安排。宴会菜单、酒水符合当地口味和消费层次；宴会前分发座位示意图，方便嘉宾入座；餐桌摆放菜单、桌号牌、席卡；领导答谢词的准备，由相关部门准备，提前交给领导；安排两位礼仪小姐方便领导敬酒致谢。宴会进行中，注意上菜速度，满足领导及客人的临时要求。