ATFax企业无纸传真的可行性分析报告.docVIP

ATFax应用可行性分析报告 一、概述 1、ATFax概念 ATFax是为企业提供传真无纸化、管理信息化的一个平台。最基本的功能应该包括传真接收、传真发送、传真群发、传真归档、传真检索、传真管理等。应该具有基本的用户管理、数据备份、安全防范功能和使用简单，界面友好，系统灵活等特点。 2、现有传真模式的缺陷 ·随着传真的增多，传真成本越来越高。 ·传真费用无法控制，成本分配无法实现。 ·每个部门都需要一个传真机，购置、维修成本太高。 ·发送时拨了多次号码，对方的传真机总是占线，浪费时间等待。 ·国外的重要传真由于时差总是在夜间到达，在第二天才能被传阅。 ·自己英语不好，国外的电话无法交流，导致重要传真无法发送与接收。 ·几百份邀请函、调价、促销通知等要即时传真到客商手中。 ·主管想要统计各部门的传真业务量，但无法进行。 ·业务员排队等候发传真的时候客户已经有了另外的选择,效率不高。 ·传真文件需要先打印后传真，如果打印机出了故障，更不方便。 ·收发传真经常需要跑到别的部门，或者常常麻烦同事把传真送过来。 ·接收到的传真总是太模糊无法看清，需再次电话询问。 ·接收的传真由于要人递送，导致经常有人不能及时收到传真，甚至丢失。 3、ATFax可以达到的目标 ATFax的总体目标是提高工作效率和成本控制，结合企业现有的网络情况和其他管理支持系统情况： ■ 实现传真无纸化，降低或取消耗材成本 ATFax可将电脑中的电子文档直接发送，不需要事先打印；传真直接接收到服务器并自动分发，接收传真是否打印完全自主控制。 ■ 实现整个企业的统一传真，不需要采购传真机 ATFax基于B/S架构，下属公司与总部都可通过浏览器收发传真，可为企业下属公司或部门分配传真分机号，各个用户之间互相独立，互不干扰，实现一台服务器代替无数台传真机的功能，并可不断扩展。 ■ 实现企业和子公司之间免费传真 ATFax支持免费内部传真功能，可帮助实现企业总部和各子公司之间，以及子公司与子公司之间的免费传真。 ■ 提高传真发送性能，降低通信费用 利用ATFax的自动化技术，缩短传真发送的时长；针对国内长途???国际长途，可选择各自的IP电话号码，从而大大降低通信费用。 ■ 支持异地传真收发 当员工在外地出差时，通过浏览器或者Fax to Email和Email to Fax技术做到只要有互联网的地方都可以收发传真。员工出差、非工作时间都可以方便地收发传真。 ■ 接收传真自动分发 系统可以可要分机号或来电号码自动分发。当某个传真不能确认接收人时，被分发到默认的接收人由其进行转发，或者进入传真大厅；系统也支持查号功能。 ■ 实现传真批量群发 对于一些通知类、宣传类传真，通过ATFax做到一次性批量群发，群发结果详尽，支持失败传真快速重发。 ■ 实现费用统计与控制 ATFax可统计各用户、部门的传真费用，并可事先分配传真金额进行费用控制。 ■ 传真资料的安全保密 ATFax收发的传真都在总部集中安全存储，保证传真资料安全保密。 ■ 实现与主流管理系统的无缝连接 免费提供接口，实现与OA、CRM、ERP等应用软件之间的无缝连接。 二、ATFax的网络结构 三、ATFax具有功能 便捷的传真发送 基本传真发送功能 发送方式与文件格式ATFax是国内唯一提供多种发送方式的传真软件，可用附件发送/在线编辑/虚拟打印/电子邮件等方式发送传真。可支持所有文件格式及专用的报表等格式。 多文件合并发送若一次要发送多个不同的传真内容或文件格式，比如报表/单据等，ATFax可以把多个文件合并成一个传真发送。 发送传真语音提示ATFax有着灵活的语音提示功能，发送传真时，若对方是人工接听，则自动播放语音提示对方接收，提示语音文件也可自行录制。若发送国际传真，可自动使用外语，不仅提高了发送成功率，也大大提升了企业形像。 传真模板管理员可以编辑多个传真模块供所有用户使用，使用时只需要调入模板即可。 传真群发可从联系人选择大量收件人，或者直接导入传真号码进行传真群发,并且每个号码都可跟踪发送成功与否。 失败重发机制如因占线、无人接听等原因导致传真发送失败，传真系统可自动重发，并可设定重发次数和重发时间间隔。 定时发送传真ATFax可按用户指定的时间发送传真。用户可选择传真线路较空闲的时间或电话费用优惠的时间段发送大量传真；或解决发送国际传真的时差问题。 传真优先级别传真通常按照提交的时间顺序排队发送，若有较急任务，也可在发送传真时指定较高优先级。 传真回复与转发可将接收到的传真编辑内容或签字盖章后再回复给客户，或是转发给其他传真号码。 IP号码的使用ATFax可同时使用国际/国内长途两种IP号，可根据传真号码自动切换，进一步节约成本