第6节数据管理1.ppt

第六节 数据管理1;记录：是一条完整的数据。一行即为一条记录。 字段：是记录中独立的数据单元，每条记录由若干字段组成。 标题行：由数据清单头部的列标题组成，各个列标题用来指明字段，标题行的格式应与记录、字段区别开。 建立数据清单时应该注意以下几个问题： 标题行应采用与记录不同风格的字体，以示区别。 不要用空白行或虚线将标题行和记录隔开，不要将列标题之间用空白列隔开。 每个字段的内容中间允许有空格，但字段开头（即单元格开头）不能有空格，否则排序、检索会产生错误。 一张工作表中的多个数据清单之间，应使用空白行和空白列隔开，以便区分每个数据清单的起、止位置，最好一张工作表上只有一个数据清单。;一、使用记录单;使用记录单修改和删除记录 (1)打开记录单对话框后，单击“上一条”、“下一条”按钮，或拖动滚动条来查找要修改、删除???记录，找到后进行修改。 (2)要删除某条记录，找到后单击 “删除”按钮，再单击“确定”按钮即可。 使用记录单在数据清单中查找符合条件的记录 (1)单击“记录单”对话框中的“条件”按钮，在相应字段中输入查找条件。 (2)按Enter键即可找到一条符合条件的记录。单击“上一条”、“下一条”可往上或下寻找其他符合条件的记录。 注意：输入查找条件时，可以一次输入多个条件。如要查找总分超过2000并且物理分数超过300的女同学，输入条件如图所示。;二、数据排序;方法二： (1)单击“数据”菜单中“排序”命令，打开“排序”对话框。 (2)在“主要关键字”列表框中，选定“总分”，单击其右边的“递减”单选按钮，再单击“确定”即可。 按多列排序 当两人总分相等时，再这两人按英语成绩递减排序，则可在“次要关键字”列表框中选择“英语”，再单击右边的“递减”单选按钮即可。 注意:Excel对数据清单进行排序时，一次最多只允许按三列排序，如要按更多的列排序，可重复执行“排序”命令来完成。;三、数据的分类汇总