日常费用报销规定10.doc

 PAGE \* MERGEFORMAT 12 榆林市九边名木科技有限公司文件 九边名木[2014] 第10 号 日常费用报销规定 第一章 日常费用报销总体要求 第一条 为规范公司员工费用报销行为，保证各项支出的合理性、报销凭据的合规性，特制定本规定。 第二条 本规定适用于公司全体员工。 第三条 申请人提交的报销申请应包括但不限于以下要点： （一）支出事项及提供的原始单据必须是真实、完整、有效的。各类支出的原始单据要求见第二章《有关费用项目报销的具体要求》。 （二）支出事项的部门归属和项目正确。 （三）应在支出事项完成后的十五个工作日内提交报销申请。 第四条 费用报销应在发票合规性、预算归属准确性和预算项目及会计科目选择的正确性、金额正确性、摘要撰写合规性及支付方式合规性等六个方面符合公司要求。要点如下： 发票合规性： （一）费用报销必须使用合规发票，如发现使用不合规发票进行报销应予退回，拒绝付款。不合规发票包括非国家/地方税务局监制或行政事业单位监制的票据、发票付款人书写不规范、未加盖出票人发票专用章或财务章、大小写金额不一致、假发票等情况。 （二）原始凭证上标明需附其他票据方可作为报销凭证的，相关单据需完整。 （三）所有报销票据发票背面须由经手人签字，以确保其对费用事项真实性、合理性负责。 （四）报销使用的发票，需是付款人名称为公司全称的发票。例如：付款人名称为“榆林市九边名木科技有限公司”（全称）的发票均为合规发票。以下发票不予报销： 1、无付款人名称的发票。 2、付款人名称为非本公司名称发票。例如：付款人名称为“*先生/小姐”、个人姓名、其他公司名称的发票等（机票、定额发票、个人移动通讯费除外）。 3、为保证预算进度统计的准确性，同时为防范税务风险，当年开具的发票，必须在次年一月份报销完毕，不得递延使用。 （五）所有票据必须做到粘贴整齐、平整、金额可见的粘贴到费用粘贴纸上并写清票据张数及金额，票据项目不完整、不规范、不整齐者，财务部有权将票据退回报销人并要求重新粘贴?? （六）发票内容要求填写完整、项目齐全、不允许涂改； （七）发票应与费用报销申请一并提交，不得后补。 第五条 报销及审核要求： （一）报销票据需先由会计审核发票的真实性与完整性。 （二）预算项目及会计科目选择的正确性：申请人应根据实际支出的内容选择相应的费用项目。 （三）金额正确性：报销金额必须符合公司相关规定，如《差旅费用标准》等；或者符合合同及协议约定金额；报销金额不得高于实际取得的发票金额。 （四）摘要撰写合规性：报销单上部描述栏应简明扼要地填写支出事项，描述应与发票内容基本一致；报销单下部则须就支出事项进行详细描述，不能为空。 （五）支付合规性：对公支付业务的附件（通常指合同）当事人、发票签章与收款账户名称三者必须一致，如不一致，则必须提供委托收款证明。如果分公司采购商品或服务，金额超过5000元（含），则必须将货款以转帐方式支付到与发票开具单位名称一致的账户，不得支付现金；如为员工申请预付款，则申请人与领款人必须一致。 第六条 部门负责人有义务对支出事项进行审核，部门负责人的审核要点包括：支出事项的真实性和必要性、报销金额的合理性等。 第七条 发票遗失处理。发票遗失后应向发票开具方申请重新开具发票的申请，如果对方不能重开，则应要求对方提供该发票存根联的复印件，并加盖开具方财务专用章，作为报销的附件。 第八条 相关资本支出、费用支出有合同（如房屋租赁、车辆租赁、无形资产购入、大宗商品采购等）的，报销时须附合同原件或复印件备查。 第二章 有关费用项目报销的具体要求 第十一条 差旅费 定义：员工因公离开本机构所在地产生的差旅费用，包括提供交通费、住宿费、出差补助等。 报销及审核要求： （一）员工出差应遵守公司考勤管理制度规定，差旅费报销时需附详细的《公司因公出差审批表》，否则将不予报销； （二）几个人一起出差的，需要分别开住宿发票，便于出差人单独报销差旅费用； （三）具体报销标准见《榆林市九边名木科技有限公司员工差旅管理制度》。 第十二条 市内交通费。市内交通费发票应依据明细顺序粘贴，不得相互遮挡，必须能清晰金额。交通费用需要填制出发地和目的地以及事由。 第十三条 业务招待费。为节约成本而在餐饮招待之前另行购买的小额烟酒，视同餐饮支出；为避免取得虚假或不合规发票，尽量在超市购买； （一）招待费须详细列明时间、地点、事由、招待对象、陪同人员名单、总人数等，特定情况下可只列示招待日期、地点和我公司陪同人员。 第十四条 办公费 定义：指公司购置的办公文具、电子设备耗材如墨盒、色带、打印纸、复印纸、碳粉、软盘、鼠标等费用；订阅的