流程优化六步法流程优化项目推进的方式.doc

流程优化六步法：流程优化项目推进的方式 　　通过对“流程优化六步法”的解读，我们学会了一个完整的流程优化项目如何开展的方法。还有一个问题还需说明，那就是掌握了方法后，如何有效实施呢? 　　一般推进项目组工作的方式不外乎几种：会议、Email、电话。其中会议的方式最重要，也最有效。也有很多人不习惯会议，认为很多事本来是一个Email搞定的事情为何一定要通过会议形式，但经验证明，Email能搞定的事一般仅限于发布、通知等事务，但并不适宜做一些比如决策、方案设计、问题描述及分析等大量的流程优化工作。 　　有时候，当项目出现困境的时候，有些项目经理经常提议说“我们开个会吧”，我们认为这绝对是一个绝佳的主意，相信团队的力量。所以，如何高效地运用会议开展流程优化项目是非常关键的。我们这里不详谈论太多细节，这不是我们此章节的重点，而且我们也不是会议管理专家。我们只是想把与流程优化项目这种特性会议相关的经验点提炼一下。 　　n 会议前，项目经理一定要想好会议议题，即要确定至少要解决的几个关键问题。以防无目的的讨论或陷入细节; 　　n 会议前一定要电话确保与重要会议议题的相关成员到场，否则不如改期。反过来说，无须等所有成员有空才组织会议，关键是确保问题能够得到决策解决; 　　n 因为工作繁忙等各种无法预计的原因，各工作跟进人可能无法预期按时完成。所以要及时提醒和跟进各工作的进展情况。而且会议之前项目经理要确认所有上次会议需跟进的重要工作已经完成，不要把检查和评估工作完成情况带到会议上讨论。时刻注意大家的时间是宝贵的，大家的积极性、参与度和配合度与高效高产出的会议组织是有关系的; 　　n 会议时间是有限的，所以不要把所有的讨论都留到会议上。会议上只适合讨论二件事：A 制定解决方案和思路 B 重大问题决策; 　　n 会议不是项目进展的唯一推动方法。会议的价值关键在于决策。大量的现状描述、初步调研、意见收集、数据统计分析、现场调研需要会议外解决; 　　n 会议一定要从REVIEW上次会议跟进事项开始，否则会议的价值会大打折扣; 　　n 会议结束时，一定要留出时间，总结会议的达成共识点，并做后期工作安排(具体到个人/完成时间/基本质量要求)，一个小技巧是每次会议纪要都放在同一个EXCEL中，这样便于管理和跟进。 　　流程优化项目会议纪要 　　会议时间：2007.7.10 10：30-12：30 　　会议地点：第十会议室 　　与会人员：张三、李四、王五 　　会议纪要： 　　我们一般鼓励项目组尽可能采取会议的形式推进工作，而不是电话或Email的方式，还有一些其他原因。比如，在电话和Email方式下，各项目成员的参与度是非常有限的。而且在今天Email飞来飞去的办公环境下，不能及时或者不查看部分Email是非常正常的。所以，会议有利于让成员抛开日常工作的干扰，集中思路探讨项目组工作。 　　我们发现，让项目组所有成员了解全面的项目组工作进展信息是非常有必要的。尽量避免只让部分项目组成员参加会议，或者会议结果Email给部分小组成员。如果项目组长期这样运作，很多项目成员的参与度及积极性会严重受挫，因为别人感觉自己的角色并不重要，而且因为不了解很多工作的前因后果，也不知道如何参与。一旦信???发生断续，项目组之间就会开始产生小团体，这很不利于团队协作。 　　我们就曾经听过某些项目组成员向我们抱怨：“我甚至连项目进度都不知道。因为项目经理和几个项目成员总是私下讨论而且也不告诉大家讨论结果。”所以，项目经理应该关注到这个问题，如果因为项目推进的方式有问题，而导致在最终评价项目成员参与度和贡献度时获得低分，这对项目成员而言是不公平的。