4、印制文件的注意事项及打印相关方法.docVIP

PAGE  PAGE 7 印制文件的注意事项及打印相关方法  一、编制文件的注意事项 1、关于编制行政文件和党委文件的注意事项。 编制行政文件或党委文件，在确定其是行政文件或党委文件时就应将其放入对应文件夹。 不需放在桌面，以免他人不知而重复编号； 不需将其在起草人文件夹另存一份，以免多占空间。 无论定稿与否，一旦放入文件夹，就将其编号，不仅是文件内容里面的编号，还要在文件名上标明编号，以免他人不知，同样造成重复编号。 每发一份行政文件或党委文件，必须附上定稿纸，按要求填写，待局长最后签字才可印发，印发时，留一份存档。将定稿纸和局发文件放在一起存档。 若编制申请资金的文件，将乡镇的原件、定稿纸以及局发的文件三件放在一起存档。 存档只需一份，若印后要用，可复印或再印，以免浪费。 每次给文件内容插入编号格式，即把上一号文件标题前的 团交[2012] 号 的格式复制过来，再将上一编号加一号。 行政文件和党委文件发文以后，应在发文登记簿上做好登记。 2、编制其他文件的注意事项 如需用“团风交通运输”或“团风县交通运输局”的红头子印发，可将行政文件标题前面的格式复制过来，将“团交[2012] 号”这一行文字删除，是删除这一行的文字，而不是删除这一行，以此造成的空白可正好与标题前面的红头吻合。 行政文件及党委文件以外的材料，一般不需定稿纸，也不需纸质存档，特殊情况看着办。 行政文件及党委文件以外的材料应将其放入起草人的文件夹。 二、印制材料时电脑及打印机的相关操作。 3、双页打印，若用A4，文件——打印——属性——长边翻转——确定。 4、双页打印，若一张纸的两页都有A4的横表，为了便于翻看，同样使用“长边翻转”，若用“短边翻转”，则标题都朝外或都朝内，不便于翻看。若前一页是文字后一页是横表，应选择“短边翻转”；若前一页是横表后一页是文字，同样选择“短边翻转”。 5、“书籍折页”就是使印出来的文件达到书本页码的那种效果，是双页打印的，而且每个A3的页面都分成了2个A4的页面，首先文件——页面设置——页码范围‘多??’书籍折页——纸张A3——确定，然后文件——打印——属性——短边翻转——确定。可将文本所有内容按顺序一次印出。 6、若要打印其中指定的几页，且要达到书籍折页的效果，不需要在设置中选择书籍折页，即保持原来的页面设置，若总共有8页，要打印1,2,7, 8页，在“打印”的“页码范围”中应该输入8,1,2,7，“版数”选择2版，“按纸张大小缩放”选择A3，属性——短边翻转。由于设置书籍折页后，上下左右页边距的变化导致两页之间的字有挪动，所以若要达到第3、4条各自所说的效果，就要注意调节页面设置。 若要用这种方法将所有都打印出来，在“页码范围”中应输入8,1,2,7,6,3,4,5；若只有7页内容，应该在最后留一页空白，让整个文档显示有8页，再按照前面的方法来印制。 这种方法可以替代“书籍折页”，但要记住打印设置。“书籍折页”就要注意页面设置。 7、打印“版数”设为2版，可以达到类似“格式——分栏”的效果，“按纸张大小缩放”根据需要来选择。 8、使用A3“书籍折页”时，若一样文件需要印制多份，而且每份都要用红头，又不想在打印机上使用复印，那只有每印一份，就往打印机纸盒里放一份红头纸。在纸盒里放入红头纸时，若是自动双页打印，应该将红头那一边朝外，那一面朝下。 9、若是手动双页打印，印红头那一页时，将红头那一面朝上那一边朝外，出纸后，将空白那一页朝上。若文件只有A4一页，将红头那一页朝上朝外即可。 10、使用A3“书籍折页”时，若一式多份，每份用红头，也可将第一份用白纸印制，然后在打印机上复印，参考第14条。 11、若不使用“书籍折页”要达到这种效果，可从电脑里面将整份文件用A4的纸单页印出来，在“打印——属性——双面打印”中选择“无”，然后从输稿器上复印。使用输稿器复印，有字的那一面朝上，要特别注意输稿器上纸张排列的顺序，若共有12页，可以想象，在书本上，1,2,11,12页是在一张纸上，3,4,9,10页是在一张纸上，5,6,7,8页是在一张纸上，所以纸张页码的顺序是：1页、2页、11页、12页按顺序放在一起，3页、4页、9页、10页按顺序放在一起，5页、6页、7页、8页按顺序放在一起，要特别注意，不能将所有纸张放在一起，否则页码全乱，若有12页，应将12张纸分3次放，进行3次操作“输出整理——用上下键选择‘杂志分页’——按下‘设定’——选择‘1＞2’——再按‘设定’——纸张选择A3——按下‘开始’”，每次操作复印想要的份数。使用这种方法放红头纸时，红头那一方朝里，那一面朝下。 12、由于打印机的原因，若从“输稿器”上复印，所印出来的材料，整个版面会向右移动一个字符，为了版面的整齐，在印制正式文件时，尽量避免