“文秘”.常用事务文书的拟写.ppt

常用事务文书的拟写 ◆传真 ◆备忘录 ◆事务性通知 ◆邀请信 ◆感谢信 ◆贺信 ◆请柬 ; 技能要求：通过本节的学习，能够 ★在具体公务中正确选用传真、备忘录、事务性通知、邀请 信、感谢信、贺信、请柬 ★准确拟写传真、备忘录、事务性通知、邀请信、感谢信、贺 信、请柬 知识要求：通过本节的学习，掌握 ★事项性通知(事务通知、会议通知)的知识与拟写 ★礼仪文书的知识与拟写;一、传真 1、概念：传真是各级机关、企事业单位与社会团体通过有线电、无线电或国际互联网络传送的一种文书。 2、特点： 1）真实，既传送的是文书原件的真迹； 2）便捷，即操作便当，传递迅速； 3）可靠，既所传递是图象信息，不会出现文字的改动和错漏。;天地公司传真; 这是一份传真首页，标题通常是“公司名称+文种”。正文的首部写明收件人 姓名、单位、抄送人姓名、传真号及发件人的姓名、发件日期、总页数、传真 号、电话、主题及回复要求选项等。传真的语言要简洁，格式规范。通常公司 的传真纸是统一印刷的，在传真信纸上方或下方印有公司名称，地址及公司的 标志图标。;二、备忘录 1、概念：备忘录通信的简化书面形式，用于各级机关、企事业单位与社会团体 内部人员之间的交流。在英文中“备忘录”通常缩写为menmo。 2、特点： 1）形式灵活多样，它一般装订成溥册，或放置案头，或随身携带； 2）写法不拘一格，只要写清楚，能起到提醒，备忘的作用即可。 ;发给：初萌———秘书 发自：施林———行政部经理 日期：2006年1月6日 内容：总经理来京行程安排 总经理将于2006年1月8日星期一到达北京，并将于1月10日下午离开返 回香港。希望你安排一下总经理在北京期间的行程，并经我确认后发到香港 办公室。;三、事务性通知 1、事项通知 事项通知，可以平行，也可以下行，其目的主要是为了让对方了解某件事情 或某些情况，一般不要求执行或办理。 （1）事项通知的适用范围 当发文单位需要向有关方面知照某一事项或交流某些信息时，可使用这 种通知，如成立、合并、撤销、调整某一机构，启用新的印章，更换单位名称， 更正某一次发文的差错等，都需要用到这种通知。 （2）事项通知的写法 这种通知的正文结构比较简单，要开宗明义，直叙其事，写得清楚实 在，使对方不仅能了解到有关情况动态，而且还能从中受到启发和教益，对工作 有所推动和改进。这类通知的特点是实用性强，时效性短，政策性弱。不用于发 布法规，也不用于批转公文，多是针对一些临时性的事务，只起告知和沟通的作 用。这类通知在形成时大都不编发文号，用过之后 ，也无须立卷归档。 ;2．非正式公文类通知 １）启事型通知 这种通知与启事相近。当需要把一些临时发生的情况和准备采取的措 施告知有关单位和个人时，多使用这种通知书，如《ＸＸ办事处关于报送２ ００５年卫生工作总结的通知》。 　 ２）凭证型通知 这种通知既起告知有关情况的作用，又起证明对方身份的作用。其行 文对象都是与某一事项有关的单位或个人。比如，某单位要主持召开一个全 省乃至全国范围内的学术讨论会、产品鉴定会等，总要事先向有关单位或个 人发出通知。一方面告知与会议有关的单位和个人做好准备，一方面又作为 其参加会议的凭证。　;3、会议通知 写好会议通知的关键是要把与会议有关的事项一次性地交待清楚，这样既可避免一次又一次地补充通知，又免得与会人员反复询问。会议通知应开门见山