BC9A新时期如何做好项目档案工作(2012.3).ppt

新时期如何做好项目档案工作 ;讲 课 提 纲;一、什么是项目档案，项目档案的作用和重要性;1.什么是项目档案; 如果对一个具体的建设项目来讲，是指项目建设在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图纸、图表、声像等形式的全部文件。包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件。;项目前期文件：工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。 项目竣工文件：项目竣工时形成的反应施工过程和项目真实面貌的文件，主要由施工文件、竣工图和监理文件组成。 ;项目竣工验收文件：项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。 将以上这三部份项目文件进行鉴定、整理并归档，就形成了项目档案。;2.项目档案的作用;3.项目档案及专项验收的重要性;第一、项目档案验收，是依据国家有关规定开展的重要工作。2006年6月，国家档案局、发改委联合下发《重大建设项目档案验收办法》，进一步明确了项目档案验收作为项目竣工验收的重要组成部分，未经项目档案验收或项目档案验收不合格的建设项目，不得进行或通过整个建设项目的竣工验收。充分体现了项目档案在建设项目竣工验收中的重要性。;第二，做好项目档案验收，有利于提高企业固定资产投资管理水平。建设项目档案资料具有专业技术性、系统成套性、原始记录性、完整准确性等特性，是工程建设各阶段原始文件资料和凭证的集合，是建设工程管理人员在工程项目建设活动中创造的知识成果，是科学技术资源储备的重要形式和固定资产的重要组成部分。按照工程建设规律收集、整理和保存好项目档案，是加强建设项目工程质量控制的有效手段。;第三，做好项目档案验收，是确保资产安全运行和服务企业长远发展的重要保障。项目档案真实反映了工程项目管理过程和工程实体的实际情况，具有比工程实体本身更长久的寿命。在工程竣工验收阶段，通过对工程全部的资料、信息进行验收把关，确保档案资料的真实性、准确性、完整性和系统性，不仅是追溯质量缺陷、维护企业权益的原始凭证，更是对建设项???进行管理维护、改建扩建、实施技改，;确保项目安全、平稳、经济运行的需要，同时还将为筹划新建项目，提供方便、准确的档案依据，增强申报项目的科学性，发挥档案资料的服务功能。 因此，做好项目档案验收，保存完整、准确、系统的项目档案资料，其价值不仅限于档案信息和某一个特定的项目本身，在项目档案形成、验收以及未来利用的过程中，档案资料还将实现价值增值，也是企业的宝贵财富。;二、项目档案管理及验收存在的主要问题（工作的难点）;1.项目档案没有纳入到项目合同内容，进行控制管理。在与设计、施工、监理等各方签订合同协议时没有设立专门条款，明确各方所提交相应项目文件以及所提交文件的收集、整理、归档、的责任。 2.项目档案工作与项目建设不同步。项目在初期准备阶段没有规划和部署档案工作，甚至开工后或工程过半，仍然无人问津，使项目档案工作滞后于项目建设，造成应归档的文件材料散失，收集不齐全。;3.归档滞后，验收前突击整理，审查把关不严，造成原件缺失，签字、盖章手续不完备，或代签字、盖章等现象。 4.归档的文件材料不准确，图物不符。缺少建设、监理单位工程技术专业人员审核、签字，设计变更通知、编号和被变更图纸的图号、名称与竣工图不符，图纸与现场实际不符，给企业安全生产、维护检修留下隐患。 5.工程建设过程中，监理单位检查出的问题缺陷，没有处理结果（如：监理记录中的问题，没有闭合），或检查验收人员签字有遗漏等。;6.归档的文件材料不规范，文件材料纸张规格混乱，书写材料不耐久，以复印件代替原件归档，图纸污损，字迹不清。竣工图章压盖数字、图线及字迹等。 7.设备随机资料及设备、材料的质量的证明文件没有详细登记、列出清单、统一保存，文件资料缺失，说明书和随机图不能一一对应。 8.忽视非纸质文件的归档，如：电子文件、声像、实物档案（如：隐蔽工程、填埋前的照片、及工程重要节点、重大活动事项的音像资料等）;以上八个方面的问题，最关键的问题就是项目档案的归档工作，没有纳入合同控制管理，没有与项目建设同步进行。项目管理单位、施工单位、监理单位几个相关部门都没有各司其职，各负其责，因此无法保证项目档案的齐全、完整、准确、系统。;三、如何做好项目档案的管理和专项验收工作;（一）项目档案归档的控制和管理;1.领导重视;2.全员参与;3.过程管理;4.完整规范;5.各负其责;（1）上级主管，要强化监管;我们这里主要讲集团公司投资管理部门、档案管理部门各自应尽的三项职责;档案管理部门的职责： 一是项目初期，掌握项目信息，及时与企业及地方档案部门取得联系，进行沟通，做好安排部署，并提前做好档案人员的业务培训，指导制定项目档案归档的制度、规范。 二是项目过程中，与地方档案部门协调配合，做好