合同的管理办法[完成].doc

第  PAGE 8 页 共  NUMPAGES 8 页 1．目的 规范工厂（以下简称工厂）合同管理，降低合同订立和履行过程中的法律风险、避免或减少经济纠纷，维护工厂合法权益。 2．适用范围 本办法适用于工厂合同报审、审批和签订、履行各环节。 3．术语 3．1 合同：是平等主体的自然人、法人和其它组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。 3．2 合同资料：合同资料包括该合同的立项报告(计划或来源)、预算材料、合同正本及其附件、补充协议、合同相对方资信及资质材料、招标投标相关材料、与本合同有关电报、信函、电传、传真、电子数据交换和电子邮件等文件，包括但不限于送货、提货、托送及验收单据、发票、汇票、本票、支票、信用证等结算凭证，以及其它与合同有关的书证、物证等材料。 3．3 合同管理：本办法规定的合同管理是指工厂对外签定和履行合同过程中自我规范、自我约束和自我保护的内部管理工作，包括： 3.3.1 对合同签约人的授权管理。 3.3.2 对合同进行审查、统一编号的管理。 3.3.3 合同来源、合同文本、合同评审、履行过程中形成的全部合同资料的归档管理。 3.3.4 对合同评审、合同纠纷的处理及其它与合同有关事项的管理。 3．4 合同评审：合同评审是指组织专业评审人员对合同各方的主体资格、资信资质、履约能力、质量保证能力及所提供书面材料的真实性和合法性，合同风险评估等进行全面评审，并提出相应意见的活动。 4．引用文件 4.1 FTOP.10012.10.5-2011《合同管理办法》 4.2 FTOP.10012.06.3-2011《案件办理管理办法》 4.3 FTOP.10024.09.1-2011《经济责任追究制度》 4.4 FTOP.10012.04.1-2011《合同专用章管理办法》 5．职责 5．1 综合管理部门 5.1.1 综合管理部是工厂合同归口管理部门。 5.1.2 拟定工厂合同管理制度并组织实施，负责工厂法律事务管理体系的建立与维护。 5.1.3 负责工厂全部对外签订合同的审查、编号及资料归档，对合同文本条款的风险性负责。 5.1.4 负责合同相对方资信、资质材料进行审查。 5.1.5 负责工厂合同审查数据库、合同用印数据库的建立与维护。 5.1.6 负责合同签约人及对外授权委托书的办理。 5.1.7 对于因合同纠纷引起的诉讼案件，负责牵头组织诉讼事务，并进行综合分析，提出法律意见书。 5.1.8 负责组织开展工厂合同法律法规、制度培训，法律咨询及普法宣传活动。 5．2 财务部门 5.2.1 负责审查合同文本的财务支付/结算方式、税金等与财务、资金相关的要素，复核合同金额或报酬是否准确。 5.2.2 负责合同项目的预算内/外审核与控制。 5.2.3 负责合同价格审核及合同项目的工程预算、决算。 5.2.4 负责依合同约定收/付款，并严格按本办法规定支出款项。 5．3 业务部门 5.3.1 合同业务量较多的部门应设立专/兼职合同管理员，受工厂法律事务人员的管理与指导；岗位人员变动时应经综合管理部会签同意后，填写《合同管理员登记表》报综合管理部。 5.3.2 负责本部门合同文本的草拟及初步审查；主要审查合同标的、数量、金额是否准确无误，合同履行期限、方式、质量及验收标准、各方权利义务等是否约定明确。其中：采购合同应重点确保价格的合理性，掌握同等价格，质量最优的原则。 5.3.3 需要进行评审的合同组织相关专业部门进行合同评审，并做好评审记录。 5.3.4 负责调查合同相对方主体资格的真实性、经营场所及生产经营情况。 5.3.5 负责收集、整理、保管合同原件、附件、合同履行过程形成的合同资料，建立本部门合同台账。 5.3.6 负责按法律事务人员要求收集、审查合同相对方资信、资质材料并整理备查。 5.3.7 负责本部门合同履行全过程跟踪、协调及信息反馈。 6．管理内容 6．1 合同订立 6.1.1 合同订立应遵守双方自愿、公平和诚实信用原则，遵守法律、法规。所有对外签订的合同，均应提供合同项目的来源材料、预算材料等合同资料后方可报审合同。 6.1.2 合同标的额大于5000元的项目均应采取书面形式订立合同，个别一次性采购、维修维护等以发票为证的非生产性项目(如商场采购日用品、电器用品、生活用品、零星办公用品；办公室小型维修换锁、玻璃等)可不签订书面合同。具体操作过程中界定不清时由财务部、综合管理部共同确定。应签订而未签订合同的项目，财务部门不予结算。 6.1.3 合同订立前，合同履行部门应对合同相对方进行调查，并收集合同相对方有效