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PAGE  PAGE 9 试论企业音像档案的数字化 　　【摘要】档案资源的数字化是当前档案工作的一个重要课题。目前，很多企业的纸质档案的数字化已经取得了一定的进展，但音像档案的数字化还是一个薄弱点。本文探析了企业音像档案数字化的必要性和紧迫性，分析了存在的问题，提出了解决问题的一些对策和建议。 　　【关键词】企业；音像档案；数字化 　　音像档案是企业档案资源中的重要组成部分。很多企业的档案馆（室）都有一定数量的音像档案。随着时代的发展，音像档案的数量还在大量增加。在信息化时代的今天，如何抢救、保护、整理、利用好这些音像档案，不仅是摆在企业领导和档案人员面前的一个重要课题，也是摆在全社会面前的一个重要课题。因为企业的音像档案不仅是各企业的档案资源，也是全社会档案资源的重要组成部分。抢救、保护、整理、利用好这些音像档案，前提是要尽快实现音像档案的数字化。 　　一、企业音像档案数字化的主要含义及其必要性 　　企业音像档案是指企业在社会活动中形成的，具有保存价值的照片、磁带、唱片、磁盘、光盘、缩微片、幻灯片等，以感光材料或磁性材料以及光盘为主要载体的档案。音像档案在维护历史真实面貌、弥补文字档案的不足等方面具有独特的地位和重要的作用。套用现在网上的一句流行语，叫作“一图胜千言”。 　　（一）企业音像档案数字化的含义。要分析音像档案数字化的含义，首先要弄清楚数字化的含义。一般认为，数字化就是将许多复杂多变的信息转变为可以度量的数字、数据，再以这些数字、数据建立起适当的数字化模型，把它们转变为一系列二进制代码，引入计算机内部，进行统一处理，这就是数字化的基本过程。说白了，就是要把音像档案按照一定的格式，录入计算机当中的数据库，以便实现长久保存和随时调阅、远程调阅。 　　（二）企业音像档案数字化的必要性。企业音像档案数字化具有如下几个必要性： 　　1.降低管理成本。传统的音像档案的管理需要较大的档案室和较多的管理人员，管理成本较大。而数字化管理档案使传统的音像档案信???转为机读档案，可以节省占地空间，节约保管费用。 　　2.提高办公效率。数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。档案数字化管理可通过计算机和网络立即提供档案信息，为领导决策提供服务。 　　3.增强档案原件保护。将音像档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑对其是更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。 　　二、音像档案数字化的作用和意义 　　针对传统音像档案面临的风险，通过音像档案数字化，即利用信息技术将音像档案原有的模拟声音（视频）信号转换为可被计算机识别的数字音（视）频文件，是安全保管和有效利用这些重要档案的唯一出路。因此，音像档案数字化，不仅是有效解决传统音像档案面临问题的不二选择，更是对档案工作的长远发展和历史文化的有效传承都具有重要意义。 　　三、企业音像档案数字化过程中存在的主要问题 　　企业音像档案数字化过程中存在如下几个问题： 　　（一）是观念落后。由于音像档案只是近一个世纪以来才逐渐出现的，它积累的数量与纸质档案相比是九牛一毛，在档案工作中一直处于边缘的位置。而许多档案部门也就逐渐形成了“重纸质档案而轻其他专门档案”的思想观念，使得音像档案长期得不到重视，而音像档案数字化也就自然地落下了。 　　（二）是缺乏标准。音像档案数字化是一项系统工程，需要统筹规划、全程控制，需要确定工作流程和环节，需要综合选定各种技术指标和参数，必须要有专门的标准作为指导才能顺利地开展，但我国目前仍没有出台关于音像档案数字化的国家标准或行业标准，标准的缺失严重制约了音像档案数字化工作的发展。 　　（三）是人才短缺。与纸质档案数字化相比，音像档案数字化涉及的技术更复杂，对数字化加工、组织和管理人员的要求也比较高，而档案部门在这方面的技术力量和人才储备大都比较薄弱，从而使音像档案数字化具有了一定的难度。 　　（四）是档案数字化硬件严重不足。就硬件而言，档案数字化主要需要三类设备：一类是信息采集设备，一类是信息存储设备，还有一类是信息利用设备。信息采集设备一般包括：档案资料和照片的采集设备，如扫描仪；声音和影像的采集设备，如采集卡；其它的信息转化设备，如缩微片扫描仪。存储设备一般包括磁盘阵列、光盘库。信息利用设备一般包括计算机、互联网、打印机、复印机等。但由于当前一些企业财力紧张，大部分企业的档案馆（室）这些设备严重不足，有的只有少数价值不高的简易设备，很难满足音像档案数字化的需要。 　　（五）是档案数字化软件开发滞后。纵观当前各企业档案馆（室）所用档案管理软件，不是没有信息管理功能，就是缺乏信息通用功能。现今档案馆（室）使用的计算机型号不一，软件研发