BGWEZZH05文件和资料控制程序.docVIP

共  NUMPAGES 37 页 第  PAGE 37 页 内部资料 注意保存 上海xxxxxxxxxxxx有限公司管理文件 文件编号：xxxxxxxx05　　　　　　第1版 　 签发： 文件与资料控制程序 1 目的和适用范围 1.1 为进一步规范xxxxxxxx贸易有限公司（以下简称公司）文件的制定、修订、审批、下发、流转、归档、作废和销毁等管理工作，特制订本管理程序。 1.2 本程序适用于公司各部门。 2 职责 2.1 管理部是公司文件的综合管理部门。 2.1.1负责组织对由各部门制（修）订的公司管理文件的会签，协调有关问题,明确职责分工，负责组织编写公司管理手册。 2.1.2负责公司各类文件的送审、拟办、下发、流转、签收以及有关文件和资料的归档工作，指导、检查、督促各部门做好相关文件、资料处理工作，协调文件、资料处理中的有关问题，建立实时、高效的文件管理体系。 2.2 各部门负责对公司下发的各类文件的接收、处理、执行、流 转与反馈。 2.3各部门负责本部门所辖业务内管理文件的制订和修订。 2011年9月28日发布 2011年10月8日实施 3管理文件和公文的定义 3.1管理文件。根据《规章制度管理规定》定义，管理文件是各类管理制度、程序文件和管理细则的总称,是阐述长效管理流程、业务流程和管理机制的文件。 3.2公文。根据《规章制度管理规定》定义，是公司行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。包括：行政文件、会议纪要、呈批文(内部呈批文)和外来文件。 3.2.1行政文件。是指公司制定的阐述公司各类决策和指令(包括决定、决议、通知、通报、意见、批复、函等),并套用“xxxxxxxx贸易有限公司”作为文件文头的文件。 3.2.2会议纪要。指公司各类会议所形成决定事项。 3.2.3呈批文（内部呈批文）。指向上级公司（公司）请求指示或向领导汇报工作、要求上级公司（公司）批准事项的文件，包括请示、报告、汇报、意见等。 3.2.4外来文件。是政府部门、上级组织及其它单位发往公司的各类公文（包括文件、资料、标准等文本）。 4 管理文件 4.1管理文件分为两级：公司级管理文件、部门级管理文件 4.2公司管理文件按专业分为客户管理、营销策划、采购管理、销售管理、招标管理、物流管理、进出口管理、生产管理、技术管理、质量控制管理、设备设施管理、安环管理、财务管理、信息系统管理、人力资源管理、综合管理、体系管理、船舶管理、投标管理十九大类。 4.3.1公司级管理文件按内容共分三级。一级文件内容主要阐述某一管理专业\管理要素的管理模式、原则、要求和相关定义，并体现出二级、三级文件之间的逻辑关系，一般情况下，统称为“***制度”；二级文件内容主要阐述某一管理专业/管理要素项下的业务流程的控制要求或具体管理工作的要求，一般情况下，统称为“***办法\控制程序”；三级文件内容是对二级文件某一部分的详细规定或补充说明，一般情况下，统称为“***管理细则\操作细则”等名称。 4.3.2管理文件统一采用“***管理文件”作为文头，公司级管理文件格式见附件1。 4.4 公司级管理文件管理流程。 公司级管理文件管理业务包括制订、审批、下发、修订、作废及评审等6个主要环节，具体流程图见附件2。 4.4.1制订。 文件制订部门对相关管理流程进行梳理，组织相关部门讨论，然后将梳理后的结果编制成文件，并以公司暂行办法试行一段时间以后，方可转换成管理文件，提交管理部进行审批。 4.4.2 审批。 管理文件的审批包括：初审、会签及签发流程。 4.4.2.1初审 由制订部门负责将起草后的文件初稿，填写管理文件制（修）订单（附件3），一并提交管理部初审，并协商确定是否需要会签。 4.4.2.2会签及提交 A、对于须会签的文件，由管理部将文件正文送各会签部门。各会签部门在管理文件会签单（附件4）填写会签意见，并由会签部门负责人确认后反馈给制订部门。制订部门在文件制（修）订单填写对会签意见的处理结果。对于处理结果为“不采纳”或“部分采纳”的情况，制订部门可视情况与提出意见部门进行沟通并进行局部再会签。如制订部门与会签部门就文件内容不能达成一致时，由管理部牵头协调。会签结束后，制订部门将文件修改稿提交管理部审核确认（是否符合证书体系要求、有关规范、流程要求等）。 B、对无须会签的文件，由管理部审核确认（是否符合管理体