會议管理陈恒章.pptVIP

会议管理;会议的意义; 会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。 ;会议的目的;◆开展有效的沟通 会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。 ◆传达资讯 通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。 ◆监督员工、协调矛盾 许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。 ;◆资源共享 利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步。 ◆开发创意 开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。通过举行会议，形成新的构思，并且论证新构思，使其具有可行性。 ◆激励士气 年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心，朝着一个方向共同努力。 ◆巩固主管地位 经理或主管为了体现自身的存在价值，更为了巩固自己的地位，经常会召开一些上下协调会议，以此来强化自己的地位。 ;◆达成协议与解决问题 达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤，通过这6个步骤，最终实现协议的产生和问题的解决。 ;会议成本的计算;2.直接的会议成本 ;3.效率损失成本 开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这有可能造成公司整体管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的损失，就是效率损失成本。效率损失成本包括以下3种情况： ;第二讲会议效率不高的原因及解决方案 ;1．会议的通病——效率不高 小王是一家公司的职员，他对公司会议有自己的一些想法，他的想法反映了许多公司会议的某些现状，值得我们思考。 ;很多公司往往由于以下原因，开会效率低下： ◆公司的主管都不知道何时是开会的最好时机。许多重要的会都安排在周五下午开，或非要安排在事务繁忙的周一开。 ◆许多主管对于何时开会几乎都不征询员工的意见。这使得员工疲于奔命，甚至得延后或放弃参加其他会议。 ◆有些“必须到会”的员工，因为已经与重要客户或政府官员有约在先，根本不能出席，这使得会议讨论很难进行。而到场的人往往并非与议题关系最密切的人，所以准备不充分或者根本来不及准备。 ; 会议效率不高通常由以下7种原因造成。在这7种原因中，有3种原因是会议的“致命伤”，需要格外警惕。这3种原因是：主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作。 ;项 次 ;高效会议的八大特征;会议规范 会议规范包含3个部分：会议时间安排的规范、固定的会议流程规范以及会议规范本身。 1．会议时间安排的规范 ;2．会议规范本身;◆所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规则最重要，需特别注意。 ◆意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮“黑脸”。 ◆会议结束2-3天后，所有与会者应拿到会议记录。 ◆所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。 ◆必要时请第三方监控，以保证会议质量。 ;3．固定的会议流程规范 ;固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点。 （1）一个中心 一个中心是指整个会议的议程。一个中心包括： ■ 会议的开始，具体包括：致欢迎词；阐明会议目的；交流会议议程；介绍时间安排、相关规章制度；指定会议记录人。 ■ 进行会议讨论，可以分为不同的议程，比如议程一、议程二、议程三等。具体包括：分享话题和目标；交流信息；产生主意、做决定、确认行动；总结。 ■ 结束会议，具体包括：总结；安排下次会议。 ;（2）两个基本点 两个基本点是指会议的一头一尾，即会议开始前的准备和会议结束后的跟踪，这两个基本点是最容易被忽视的。但是，它们却是保证会议成败的关键。所以，一个规范的会议流程必须包含会前的准备工作与会后的跟踪工作。会前的准备工作与会后的跟踪工作具体包括写、发备忘录，制定跟踪计划，以及安排下次做汇报的人选等。 ;【本讲总结】 会议效率不高是当前许多会议的现状。因此，找出会议效率低下的原因就显得格外重要。通常有7大因素致使会议效率低下，针对这些因素，应在会前充分做好预防性管理。 与此同时，清楚了解什么是高效会议、会议规范有哪些也至关重要，只有掌握了这些，才能从正面引导我们如何提高会议的效率。