某化学工业集团有限公司加急采购管理规定答辩.docxVIP

 PAGE \* MERGEFORMAT 9 ×××××化学工业集团有限公司 加急采购管理规定（试行） 总 则 为加强各项紧急采购工作的管理和控制，及时满足现场需求，提高工作效率的同时兼顾采购成本，依据《**集团采购管理办法》（北华政字〔2014〕319号），经公司研究制定本规定。 本规定适用于**集团本埠各子（分）公司和其他部门，北沥公司等外埠企业依据本规定，结合本企业实际制定适合本单位的加急采购管理规定。 定义 加急采购：是指企业在生产经营过程中，突发故障、事故或出现隐患，严重影响和威胁生产经营的正常运行，必须加紧处理的，需要通过紧急采购、外委加工、制作、维修等方式从供应市场获取产品或服务，以保证企业生产经营活动正常开展的采购行为（不包括工程项目建设加急采购）。加急采购分为紧急采购和一般加急采购。 紧急采购：是指必须刻不容缓的尽一切努力尽快落实采购物资（服务）到货（到现场）的加急采购。 一般加急采购：是指不需紧急采购，但按照正常采购周期难以满足问题处理，需要加快采购行为，缩短采购周期的加急采购。 加急采购原则 加快采购行为，缩短采购周期。简化正常采购工作流程，简化正常采购手续和管控内容，满足生产经营的急需； 加强风险防范，堵塞管理漏洞。保留必要的管控环节，加强技术和管理防范措施，防控或规避因加急产生的各类风险； 加强沟通协调，明确各项职责。使用单位、采购单位、管理单位要加强沟通协调，分清轻重缓急、抓住重点，确保各环节的密切衔接，确保各项工作即快又准的落到实处。 职 责 加急采购物资或服务使用单位（以下简称使用单位）为确定是否需要加急采购的责任部门，并负责保证相关信息及时准确的传递到采购部门和各管理部门。 采购单位为加急采购活动的具体落实部门。 招标管理部为加急采购全程管理控制的牵头部门。设备管理部、生产与质量管理部等专项管理部门为加急采购的审核把关部门。 加急采购过程中各部门各级责任人的职责按照相关岗位职责和《**集团采购管理办法》中的相关规定执行，其中补办手续环节的管理责任部门仍然有事后管控的责任。 加急采购工作业务流程 紧急采购业务流程 使用单位发生需要紧急采购事项，首先与物资采购公司仓储部门核对库存，在无库存或库存不足的情况下，由使用单位负责人确定启动紧急采购； 使用单位总经理（负责人）口头向集团主管副总经理汇报，集团主管副总经理听取汇报，口头批准，并通知采购部门； （凡是一个工作日即可完成加急事项处理的，可不需向集团主管副总汇报请示）。 紧急采购获得批准后，使用单位应及时将相关信息传递给有关管理部门和采购部门，将紧急采购的物资名称、规格、数量、交货期等重要信息准确详细传递给采购部门（要求较多的要填写《加急采购需求计划表》）； 采购部门按照领导的指示和使用单位的要求，立即组织货源，落实交货期等采购事项，实时掌握发货动态，协调好到货检验等准备工作； 货到后，使用单位牵头组织现场检验，检验合格后即刻投入使用或维修、安装等工作； 紧急采购经领导口头批准后，使用单位即可开始办理后补手续。填写《加急采购项目审批单》，审批单要经过使用单位基层和主管部门签字，单位主管领导或总经理签字后，经集团管理部门专业审核、外委复审、部门领导审批，最后报集团主管副总经理审批； 《加急采购项目审批单》通过审核审批后，凭此依据办理后补手续； 候补手续办理齐全后，进行结算付款。 一般加急采购业务流程 使用单位发生需要紧急采购事项，首先与物资采购公司仓储部门核对库存，在无库存或库存不足的情况下，由使用单位负责人确定启动加急采购； 使用单位填写《加急采购项目审批单》和《加急采购需求计划表》，审批单要经过使用单位基层和主管部门签字，单位主管领导或总经理签字后，经集团管理部门专业审核、外委复审、部门领导审批，最后报集团主管副总经理审批； 物资类加急采购需求计划报送物资采购公司，非物资类加急采购需求计划报招标部； 物资采购公司根据加急采购需求计划优先做好相关货源联系工作，同时，将计划报送招标部； 招标部优先办理加急事项，在充分沟通协调的前提下，确定加急采购事项是否正常招标或进行独家、议价谈判； 其中，如果属于框架协议采购的，由采购部门通知供应商先行供货，按框架协议的批次进行结算； 如果正常招标或洽谈不延误加急采购供货期限，应当进行招标或洽谈，并以招标或洽谈的会议纪要为依据通知供应商发货，并补办后续手续进行结算； 如果正常招标或洽谈延误加急采购供货期限，应由使用单位和采购单位以背书的形式再次确认后，可先行通知供应商发货，事后进行价格审核，并补办手续； 采购部门按照领导的批示、招标洽谈会议纪要，立即组织货源，落实交货期等采购事项，实时掌握发货动态，协调好到货检验等准备工作； 货到后，使用单位牵头组织现场检验，检验合格后即刻投入使用