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电子文件管理选编
电子文件归档与管理;;6;;;原始材料的直接利用阶段。
如人们直接在岩石上刻字。
原始材料的粗加工阶段。
甲骨——竹简——绢帛 。
纸质文件阶段。
轻便又廉价 。
电子文件阶段。
以磁介质和光介质作为存贮工具的一种存贮方式。 ;;;电子档案与纸质档案将长期并存。文件归档要遵循双轨制原则 ,即电子文件和纸质文件均要归档
电子档案与纸质档案的管理方法不同 。不能拿传统的管理理论、方法和标准强加于电子档案的管理 。
电子档案与纸质档案可以相互转换。;文件的生命周期;电子文件的生命周期 ;电子文件管理的新理论与新思想;电子文件管理的新理论与新思想;6;6;第一代:电子管
1946——1957
第二代:晶体管
1958——1964
第三代:中小规模集成电路
1965——1971
第四代:大规模集成电路
1972——;数据处理
过程控制
人工智能或智能模拟
网络应用
科学计算或数值计算
计算机辅助技术;第一,微型化(或体积微型化);什么是计算机网络:
凡是将公布在不同地理位置上的具有独立性能的多台计算机、终端及其附属设备,用通信设备和通信线路连接起来,再配有相应的网络软件,以实现计算机资源共享的系统,叫计算机网络。;;按网络的地理覆盖范围分类:
1.局域网 LAN(不超过10公里)
2.城域网 MAN(几十公里以内)
3.广域网 WAN(一个地区、一个国家,甚至于横跨几个洲的洲际间网络)
按网络的拓扑结构分类:
星型、树型、总线型、环型、网状型
按网络环境分类:
工作组网络、部门网络、企业网络、校园网络、党务网、政府网;网络工作站点;6;;事务型办公自动化系统(初级阶段)
由单机或多机组成。负责文字处理、表格编制、文档管理、行文管理等事务
管理型办公自动化系统(中级阶段)
由具有通信功能的多机网络组成。有完善的信息数据库。能处理日常运营所需要的数据(信息)流。
辅助决策型办公自动化系统(高级阶段)
综合了事务型和管理型的全部功能。具有由专家系统和人工智能组 成的决策功能。;;;;;6;6;一、磁记录文件
以各种数码磁带、磁盘、记忆磁芯、磁泡、磁卡、磁鼓等为载体的文件。
二、光记录文件
以新型载体和新记录方式形成的文件,如光盘,而且正在发展,新的种类还将产生。;一、社会性电子文件
OA电子文件,多以文本、图像、音像形式存在
二、科技性电子文件
CAD/CAM电子文件,多以光栅图或矢量图存在
三、家庭性电子文件
电子邮件、电子相册、家庭个人写作作品等;一、文本文件
占用空间小。如文件格式TXT,DOC等,
二、图像文件
通过扫描、拍摄形成,占用空间较大。如文件格式
JPG,TIF等,
图像文件可通过光学字符识别OCR转换成文本文件。
三、图形文件
计算机辅助设计产生的,如CAD,CAM的技术图纸
四、语音文件
如WAV,MP3等
五、视频文件
摄像机拍摄的或者是录像带转换的文件,占用空间非
常大, 如文件格式 MPG、AVI等;一、简单文件
仅由一种格式组成,如TXT文件
二、复合文件
含有图形(签名)或数据(统计数据
或表格)的文件。如含图形的WORD
三、复杂文件
含有多种数据类型,如含有多个媒体(声音、动画、视频等)的文件PPT。;6;汉字的处理:外码 内码(二进制代码);纸质档案的数字化包括文字、图纸、图片、照片等;录音录像档案的数字化过程;;一是肉眼对载体无识别能力
二是载体上的信息记录密度极大
三是载体上的信息往往在存储时对其进行了
压缩或加密
;物理结构 电子文件的存在形式
逻辑结构 电子文件的表现形式 ;元数据;《电子文件元数据标准》(2008年国家档案局下发的行业标准);《电子文件元数据标准》(2008年国家档案局下发的行业标准);电子文件元数据分层索引--背景信息;;
标识信息
背景信息
内容信息
结构信息
期限和条件信息
日志信息
;
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内容信息
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期限和条件信息
日志信息
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期限和条件信息
日志信息
;;一方面;;;6;;什么是电子文件的“原始性”; 它允许文件载体、字迹、格式等表现形式发生变化,仅以文件中所含信息的真实、准确,即内容的原始性为唯一标准。;;;一、电子文件具有法律效力的重要法理依据
--合法性、有效性、真实性
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