企业文件整理规范6月14日(修改)题库.pptx

企业文件整理规范;1、归档文件 立档单位在其职能活动中形成、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 2、归档文件整理 1）将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。而针对本公司档案暂行规定，各职能部门只需执行装订、分类、排列、编目、装盒，按照规定时间上交给档案室即可。 ;归档文件整理流程图;3、企业文件种类 按照中华人民共和国档案行业标准《企业档案工作规则》企业档案细分为十大类： 1）经营管理类 2）生产管理类 3）行政管理类 4）党群管理类 5）产品生产类 6）科研开发类 7）项目建设类 8）设备仪器类 9）会计业务类 10）职工管理类 ;4、件 归档文件的整理单位。 一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。 ;1、装订 归档文件应按件装订。 要正确理解“件”的概念，这里并不是指单独一份文件，以下几种情况，应该将文件保存为一件（即装订在一起）。 ;原则上每份文件单独计算为一件。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；不同文字的文本，中文版本在前，其他文种在后；有文件处理单的，可放在最前面。 ; 转发文与被转发文 ;会议记录以每次会议记录为一件（用记录本记录的，一本为一件）;来文和复文为一件，经过若干次办理的来文复文，超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件。 ;归档文件应按件装订;成册不易拆封且未使用铁钉的， 可保持原貌不变;2、分类 档案分类：文书档案、财会类、人事档案、科研类、基建类、设备类、产品类、特殊载体类、实物类。 归档文件可以采用年度－机构（问题）－保管期限或保管期限－年度－机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。 ;1、按年度分类：将归档文件按其形成的年度进行分类。（文件数量较少可以按年度——保管期限分类）。 2、按保管期限分类：归档文件（文书档案）保管期限分为永久和定期两种，定期一般分30年、10年。（参考国家档案局令第10号公布的《企业管理类档案保管期限表》） 3、按机构分类：将归档文件按其形成或承办的单位内设机构进行分类。 4、按问题分类：将单位的归档文件按工作性质进行分类。 ;如何按问题（工作性质）分类--------- 按性质分，档案可分为：文书档案、财会类、人事档案、科研类、基建类、设备类、产品类、特殊载体类、实物类。 文书档案：是机关、团体、企事业单位在管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的档案的习惯称谓。这里是指党群工作、行政管理、经营管理、生产管理四类管理性文件材料。 1）党群工作类：党务工作、组织工作、宣传工作、纪检工作、工会工作、共青团工作、协会工作等。 2）行政管理类：行政事务、治安保卫、审计工作、人事劳资、教育工作、医疗卫生、后勤福利、外事工作等。 3）经营管理类：经营决策、计划工作、财务管理、物资管理、企业管理等 ;4）生产经营类：生产调度、质量管理、能源管理、安全管理、科技管理、环境保护、计量工作、标准化工作、档案与信息管理、基建管理、设备管理、合同等。 财会类：报表，账簿，凭证，清册等。 人事档案：包括员工履历材料；自传材料；鉴定、考核、考察材料；评定岗位技能和学历材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料）；政审材料；参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；奖励材料；处分材料；招用、劳动合同，调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料；其他可供组织参考的材料。 ;科研类：与科研课题相关的开题报告、合同、研究方案、实验分析等材料。 基建类：建设项目的综合文件、监理文件、施工文件及竣工图。 设备类：设备从规划、设计、制造、安装、调试、使用、维修、改造、更新至报废的全过程中形成的图纸、文字说明、凭证和记录等文件资料，通过不断收集、整理、鉴定等工作建立的档案。 产品类：包含产品的规格、设计文件、使用说明书、工艺文件、鉴定文件等。 ;特殊载体类：包括照片、录音录像等。 实物类：立档单位在其职能活动中直接形成、获得、接受、赠送或者征集的以实物为载体的，并具有长远保存利用价值的历史记录。 如纪念杯、证书、奖章、牌匾、礼品等。 ;3、排列 根据分类方案，归档文件在最低一级类目内按事由结合时间、重要程度排列，如以上提及的分类格式： 1）年度－机构（问题）－保管期限 2）保管期限－年度－机构（问题） 另：会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 ;4、编目 归档文件应依据分