文秘接待工作学案.ppt

(一) 接待活动的基本要素;办公室接待工作; (三) 秘书人员在接待活动中的职责;(四) 接待服务的原则; 二、接待服务的基本礼仪;(二) 接待迎送礼仪;2. 涉外接待工作的原则 (1)统一管理，服从政治 (2)热情友好，礼遇适度 (3)相互尊重，不卑不亢 (4)内外有别，区别对待 (5)遵守纪律，不牟私利 (6)有的放矢，讲求实效 3.尊重宗教信仰，注意各种禁忌 三、秘书人员的礼仪形象要求 (一)仪容礼仪 头发；面容；手臂；腿部；化妆 (二)举止礼仪 (三)表情礼仪 眼神；笑容；面容 (四)服装礼仪 1.整洁大方；2.整体和谐；3.展示个性 4. 佩饰礼仪 ;接待的工作程序？;;;案例;商务接待;结合以上案例，说说如何做好商务接待参观 至少做到以下几点： 充分了解来访人员情况：身份、目的、人数等 制定好完善的接待计划，接待周全。 从严控制参观对象，做好参观地点的选择、线路的设计 ;会见和会谈中的事务;（二）会见的类型; （三）会谈的组织和安排;1. 身份的要求不同 会见时，双方的身份可以是不同的，但会谈时双方的身份除特殊情况外通常应为对等。 2. 目的不同 会见的目的较广泛，不要求达成书面协议。但会谈的目的是通过交换意见达成共识或书面协议。 3. 约束力不同 会见一般是以口头的方式达成谅解或共识，且无严格约束力。而会谈达成的书面协议具有严格的约束力，受法律保护。 ;答案要点： 从上例可以看出，会谈中环境、桌子和座次安排的重要性。 多边会谈时，可采用椭圆形桌或圆桌，座位摆成圆形、方形或T形等. 座次排定后，秘书人员应按双方人员的姓名制作名牌。如果是多边会谈，名牌的两面分别用英文和会谈者本国文字书写，并仍将本国文字书写的一面朝向会谈者本人。 涉外会见时，如果双方身份相当，可在宾主就座的两侧放置两国国旗。可以是落地旗架悬挂，也可以用小旗架放置在主人和主宾之间的茶几上。但如果双方身份不同，则不挂国旗或只挂主方国旗。涉外会谈一般都要求悬挂或放置国旗。;（四）会见座次安排示意图; 讨论： 俄罗斯总统普京访华期间访问北大，由国务委员唐家旋陪同。那么在他们到达北大，首先要进行宾主间的介绍。这个时候的介绍顺序就应该是？？？; 先向普京介绍北大前来接见的人员，按照职务由高至低。这一顺序体现了宾客优先权（地位高）。（其实按照事务的逻辑事理来说，是很容易想清楚介绍顺序的，而不必死记硬背，试想一下，普京要访问北大，北大的领导层或者说负责此事的相关人员对普京此次访问的相关事宜，比如时间、地点等等是非常清楚的，而普京不可能说对谁是北大校长、书记等等清楚掌握） 一般来说，先把地位低的一方向地位高的一方介绍，同一方的由高向低介绍。;【实例分析】： 某公司接待了一个英国贸易代表团。这次接待活动的主陪人是公司的王总经理。在英国公司抵达的当晚，王总经理带领手下接待人员去拜访对方。他们到英国代表团团长的房间门口敲门，团长穿着睡衣开门一看，脸上露出非常意外和尴尬的表情。团长请他们等一等，然后关上了门。王总经理感到很不理解，我们主动拜访，为什么对方却如此冷淡？;【点评】拜访应该事先约定，不应该作不速之客，让主人猝不及防。当外国人穿着睡衣的时候，他们是不能接待来访者的。宾馆的房间虽然是主人方面替他们订的但是当客人入住之后，房间就是他们的私人领地，一般不会在房间里接待访客。更不会穿着睡衣接待访客，所以在拜访前应该预约地点和时间。;对方的秘书未卜先知？;面试例题：如何有效安排活动;;;;