秘书理论与实务（应用型本科） 教学课件 作者 孙秀丽 4).pptVIP

秘书理论与实务（应用型本科） ;第八章办公室管理;8.1 办公室的昨天 、今天和明天 8.2 OA系统 8.3 现代办公室的理想环境 8.4 现代办公室办公资源管理 ;8.1 办公室的昨天 、今天和明天;一、传统办公室的特点及存在问题;2.传统办公系统的基本功能 （１）接收和生成信息 （２）记录与保存信息 （３）加工处理信息 （４）传输信息 （５）利用信息 （６）销毁信息;3.传统办公系统的问题 （１）办公效率低 （２）办公压力大 （３）不具备信息系统功能 （４）帮助决策功能弱 （５）信息开放度低 ;二、现代办公室的特点;8.2 OA系统;一、 OA系统概念;现代办公环境从OA 系统状况考察实质上包含了由低到高的三个层次 ： ①各种现代办公设备 ； ② 由软硬件设备构成的系统 ； ③ 由前两者产生的人机关系以及新的人际关系准则和行为方式;二、 OA系统构成要素;1.人员 按照工作性质 ， OA 系统中的人员主要分为三类 ： （１）信息使用人员 （２）系统使用人员 （３）系统服务人员 2.办公信息 办公信息是各类办公活动的处理对象和工作成果;3.组织机构 现代办公组织和办公机构的设置很大程度上决定了 OA 系统的总体结构。 现代办公机构是 OA 系统运行的依托 4.办公制度 办公制度是有关办公业务处理 、办公过程和办公人员管理的规章制度、管理规则 ， 也是 OA 系统设计的依据之一和运行制度;5.技术工具 技术工具包括支持办公活动的各种设备和技术手段 ， 是决定办公质量的物质基础。 OA 系统中的设备主要为三大类 ： 计算机、通信设备和其他现代办公设备 6.办公环境 办公环境包括内部环境和外部环境两部分;三、 OA系统的基本特征;四、 OA系统的主要功能;五、 OA系统发展的趋势;8.3 现代办公室的理想环境;空气和自然光是理想的办公室环境组成因素之一 ， 良好的办公室环境对提高工作效率有着直接的关系 环境有大环境和小环境 办公室环境包括两层含义 ： 自然环境和人文环境;一、什么是理想的办公室环境;二、现代办公室的布局;2.封闭式布局 把组织内部各个职能部门独立安排在一个个小房间内 ， 组成一个个小办公室 封闭式布局的优点是 ： 工作环境相对安静 ， 使人能集中注意力进行更为细致和专业的工作 ； 工作环境相对安全 ， 有利于保密工作 ； 有相对独立的私人空间 ， 能保护个人隐私和进行创造性工作 。 封闭式布局的缺点是 ： 各职能部门之间的信息沟通难以及时有效 ， 工作协调不够快捷灵活 ， 使工作效率受到一定程度的影响 ； 非办公空间占用率较大 ， 无形中增加行政费用;3.混合式布局 混合式布局是指在开放式布局的大办公室内 ， 把组织内部各职能部门用组合式办公用具或者其他材料分隔开来 ， 组成若干个工作单元 。 这种布局模式 ， 把开放式和封闭式结合起来 ， 扬长避短 ， 使各部门既相对集中 ， 又在一定程度上避免了相互干扰 ， 是目前较为科学合理的办公室布局模式;三、现代办公室的布置;四、现代办公室环境的物理条件;色彩 一般而言 ， 办公室的天花板 、墙壁用白色或乳白色 ， 会议室、接待室多用淡黄色 ， 地板多采用不易被污染的棕色为佳 声音 办公室布置时应采取相应的措施排除或降低噪音： 第一 ， 尽可能使办公室远离噪音源 第二 ， 采用隔音玻璃、隔音板等控制噪音 ;五、现代办公室的安全管理;2.办公室的信息安全管理 （１）口头信息安全管理 第一 ， 所有员工不得在组织内外对其他工作人员 、客户、朋友和亲属等谈论组织的保密信息 第二 ， 控制来访者在组织内的流动 ， 只向来访者提供组织允许提供的信息 第三 ， 遵照会议的要求传达会议信息 （２）纸质信息安全管理 （３）电子信息安全管理 ;8.4 现代办公室办公资源管理;一、现代办公室的用品管理;1.订购和分配办公用品 （１）在公司内部申请办公用品 （２）在外面购买办公用品 （３）向同事分发办公用品;2.储备办公用品 为了保证办公活动的顺利进行 ， 对于那些常用的办公用品 ， 一般组织都会采购一定数量的办公用品存储起来 ， 以满足日常办公的需要;二、现代办公室常用设备管理;2.复印机的使用与管理 在操作时应该根据办公室所用复印机的具体情况 ， 严格遵守操作规范 ， 确保机器正常运行;3.录音机（笔）的使用与管理 可以录下开会的整个过程 ， 方便秘书记录、整理会议材料 ； 可以录下领导口述的内容 ， 方便秘书为领导撰写材料 4.投影仪的使用与管理 数码投影仪在会议 、讲座、教学等多媒体演示中起着越来越重要的作用 ， 受到广泛欢迎 。 秘书应掌握投影仪的使用技巧和维护知识;三、办公网络管理;（３）网站的作用 政府网站的作用：信息公开；在线办事；公