秘书理论与实务（应用型本科） 教学课件 作者 孙秀丽 7).pptVIP

秘书理论与实务（应用型本科） ;第三章秘书办文;办文 ， 顾名思义也就是办理文案 ， 即从事办公阶段的文书工作或文件工作 办文是秘书的主要职责 ， 办文能力是衡量秘书人员工作能力的重要指标;3.1 秘书办文基本概念 3.2 公文的功能与特点 3.3 公文文种 3.4 公文格式 3.5 公文撰写 3.6 公文办理与管理 3.7 行文规则 3.8 秘书办文与全面质量管理;3.1 　秘书办文基本概念;一、公文与文书;2.公文 公文 ， 是公务文书的简称。 它是指在公务活动中形成的文书或文件 ， 是机关 团体 企事业单位实现其职能的重要手段和依据 （１）广义公文：指在公务活动中形成和使用的一切信息载体 ， 无论其形式如何 （２）狭义公文 。 狭义公文一般专指法定公文 ， 包括党的公文和国家机关的行政公文。;3.文书、公文、文件相互之间的关系 第一种 ， 文件与文书具有等同概念 ， 只是不同环境叫法不同而 第二种 ， 文件指现行文件 ， 即正在制作和使用过程中的文件 ， 不包括使用完毕的归档保存的档案 第三种 ， 专指具有法定效力和规范体式的“红头文件” ， 是法定公文;;文书、 公文、 文件之间的关系;二、公文处理;狭义公文处理 狭义公文处理一般的理解为公文办理 ， 它是广义公文处理的核心环节;3.2 　公文的功能与特点;一、公文的功能;二、公文的特点;3.3 　公文文种;一、政务法定公文文种;三、公文稿本;3.4 　公文格式;公文格式又称为公文范式 、公文体式等 ， 是公文的外观形式、信息结构、用纸或载体以及排版印制规范的总和;一、行政公文的标准格式;二、商务公文的基本格式;1.通用商务信函的基本格式;2.通用便函或备忘录的基本格式;3.通用商务报告的基本格式;;3.5 公文撰写;公文撰写也称公文写作 ， 通常是指公文正文的写作 ， 有一个从公文拟制到定稿签发的过程 ， 即公文撰写流程 。 公文正文是公文的主体和核心 ， 内含公文的写作目的和思想意图 ， 属于公文的内容范畴;一、公文撰写的特点和原则;2.公文撰写的原则 （１）正确原则 （２）逻辑原则 （３）简洁原则 （４）规范原则 （５）真实原则 （６）完整原则;1.公文的内容结构 （１）公文的主体结构 。 法定公文主体部分的内容是由领导签发的文稿转化而来的 ， 是与定稿相一致的。 也就是说法定公文的主体结构也就是秘书人员撰写文稿的结构 。 完整公文的主体结构一般为四段式 ： 即由公文标题、主送机关 、正文和落款四部分构成 ， 附件可以看作正文的必要组成。这;（２）公文的正文结构 三段式基本结构 正文主体的结构类型 行政公文正文主体的结构类型可以有两种分法。 按照信息组织的形式划分 ， 大致有五种类型 按照信息组织的内容划分 ， 大致有三种类型 ;2.基本表达方法 （１）主要表达方式 公文写作常见的表达方式是叙述文、说明文 、议论文 （２）消极修辞 主要包括公文用语、句式的选择以及各种修辞手段的运用;三、公文撰写的基本流程;2.商务公文撰写的一般流程;一份被终止的公文 1990年，某市的一份公文由于市纪检监察部门提出不同意见而停止执行。这份公文的题目是《××市委、市政府关于加快发展个体、私营企业的决定》。《决定》中有那么一句话：“市直各部门都要进一步解放思想，大力支持我市个体、私营企业的发展，只要钱不装入个人口袋，怎样干都行。”《决定》下达后，不到半年，这个市的个体、私营企业如雨后笋，发展很快。但是，出现了一些市直机关与个体户合股、合资或拆墙开设门面与个体户合作办店办企业现象。这些“合作”私营企业中，有少数打着市直机关的招牌，向国有企业要走俏商品转手买卖，从中获利。市纪检监察部门认为这种做法不符合省纪委第×次全体会议精神，于是向市委、市政府提出意见。;3.6 　公文办理与管理;一 收文办理流程;二、发文办理流程;三、公文管理;3.7 　行文规则;行文规则是指机关 、 团体、企事业单位之间公文运行过程中需要共同遵守的规范和准则 ， 是公文依法有效运行的保证 现代公文的行文制度主要包括行文关系、行文方向、 行文方式和行文原则四个方面内容;一、行文关系;二、行文方向;三、行文方式;1.按照公文递送途径划分;2.按照机关的隶属关系以及公文性质和效力范围划分 逐级行文 多级行文 越级行文 联合行文;四、行文原则;3.8 　秘书办文与全面质量管理;一、应用 TQM ， 更新秘书办文质量管理理念;二、应用 TQM ， 改善秘书办文体系和方法;在秘书办文的质量管理过程中可以综合运用的具体管理方法很多 ， 如因果图法 排列图法 关联图法 KJ 法 系统图法 矩阵图法 矩阵数据分析法、网络图法 、业务流程再造（BPR）法等; 因果图最先由日本品管大师石川馨提出???的 ，