公司电子邮件管理办法(.2.25)汇.docVIP

管 理 制 度 PAGE  PAGE 4 公司电子邮件管理办法 总则 随着公司信息化建设的发展及互联网络的普及，电子邮件已逐步成为广大员工在工作中进行信息交流和业务往来的主要工具。为加强企业形象宣传，规范公司电子邮件的使用管理，确保公司邮件传输的可靠性、安全性和应用水平，提高公司整个网络的运行效率，以维持邮件服务器的正常运转，特制定本管理制度。 范围 本制度适用于北京博兴宝信息技术有限公司及北京百信弘晟信息技术有限公司内所有使用公司邮件系统的员工。 内容 一、邮件服务器管理 1、行政部统一管理公司的电子服务器并负责电子邮件的开户、使用、维护和监督检查工作。 2、公司员工使用电子邮件需要接受行政部的监管，由行政部将部分用户收发电子邮件的副本保存。以便监督、检查和备案。 二、邮件使用管理 1、公司员工以电子邮件对外联系业务时必须使用公司提供的、以公司域名为后缀(如：@)的企业邮件，邮箱用户名的账号名以员工姓名的全拼或缩写字母为准，如有重名，允许用户自定义1-3位识别码。公司对员工邮箱进行统一规划和管理。职员名片及公司其它对外宣传资料上都统一标注以公司域名为后缀的邮件地址，不得标注其它的邮箱。 公司各部门内部及各部门之间进行工作上的沟通时，要求均使用电子邮件形式发送文本或确认结果，利于事后再查阅，可以进入备忘录，也便于管理，归档等。 公司员工应根据工作需要，依照公司技术部的电子邮箱申请流程，申请开通电子邮件服务。 公司各级员工应根据岗位需求，在获得相关领导批准后，方可向技术部申请开通特定邮件组群的收发权限，并在调离该岗位或离职时，由人事行政部及时通知技术部注销此权限。 每封电子邮件在对外发送时其附件大小不能超过10MB，从外部接收的邮件其附件大小不能超过1.5MB，否则将无法正常收发，或导致公司邮件网络堵塞、瘫痪。 在公司范围内群发电子邮件时，如附件大小超过规定范围，切勿将附件粘贴在邮件中，应将其粘贴在“公司共享文件夹”中，并在邮件中说明访问附件的地址链接。 不要打开一些不知名的、或有可疑的邮件，这样有可能造成病毒入侵公司网络，给公司造成直接的经济损失。 严禁使用电子邮件群发与工作无关或带有娱乐性质的邮件。如确实需要在公司内召集、组织集体娱乐活动譬如球赛、集体出游等等，请将该邮件发送人事行政部负责人，由其负责群发。 严禁跨部门群发邮件，以免干扰其他部门的正常工作秩序。 10、严禁使用电子邮件群发供应简历邮件，类似“请给某某推荐工作”，除非是给HR推荐工作。征求简历邮件，允许在部门内部群发。 11、员工收到公司群发的邮件后，严禁全部答复该邮件组群，以免给其他人员的工作造成干扰。 12、发送保密资料邮件，按资料级别不同分别对待。 （1）秘密级：需由部门经理同意加密发送，由部门对资料的安全负责。 （2）机密级：由部门经理签字同意，将发送的资料交行政部审核、存档，并由行政部负责发送。 （3）绝密级：禁止在网上发送。 第四章 责任说明 1、员工应及时修改初始密码，并对邮箱帐号和密码的安全负责。员工不得自行把自己的邮箱帐号提供给他人使用，须经常改变邮箱密码以防邮箱被他人盗用。若发现有任何非法使用自己的帐号或存在安全漏洞的情况，应立即通知技术部门妥善处理。 2、员工必须每日至少查看三次（上班后、中午、下班前）电子邮箱，以便及时接收邮件。若遇外出或工作忙时，可设置邮箱转发其他邮箱（139移动手机邮箱，或者126、163已绑定手机的邮箱），以便短信通知接收邮件（设置-高级功能-自动转发）。 员工的电子邮箱只限工作交流使用，严禁传播中伤他人的、辱骂性的、恐吓性的， 以及淫秽、反动等违犯国家法律法规的内容。 严禁员工利用工作之便，向内外部无关人员发送涉及岗位或公司机密的信息资料。 第五章 违纪处理 1、对于异地发送超过2M的大邮件，使用FIDMAIL下载软件或未经批准用邮件订阅报刊、新闻、论坛的员工和情节严重程度，处于500-1000元的罚款。 2、转发有危害社会安全的言论或政治性评论文章的邮件，以及其他与工作无关的邮件的员工，首次发现降薪500处理，再次发现作降职处理，三次发现作辞退处理。 3、在公司内部使用非公司电子邮件地址，罚款200元。 4、任何使用电子邮件泄露公司商业秘密，一经发现视情节严重，处以扣除全年绩效奖金直至辞退的处理，造成恶劣影响或损失严重的，公司还将已发追究其法律责任。 任何违犯上述规定的行为，视为破坏公司正常的工作秩序，一经发现并核实，给予通报批评，并给予行政处???。 附则 1、本制度由行政部负责制定、实施、修改和解释，经总经理批准后实施，修改时亦同。 2、本制度自发布之日起生效。