行政工作的时间管理浅析.ppt

行政秘书时间管理 讲师：李革增;一.常见的时间管理误区;二.时间管理的目标：;三.时间管理的三原则;第一原则：目标管理原则 ■目标不明确 ——工作的目标是什么？ ——你自己的人生目标是什么？ ■目标确定 根据目标确定工作计划 ; 案例：海尔的OEC管理法（Overall Every Controland Clear） 即全方位地对每人、每天、每事进行清理、控制，其主要内涵，就是贯穿在企业各项工作中的“日事日毕、日清日高”。具体地讲，就是企业每天所有的事都有人管，做到控制不漏项；所有的均有管理、控制内容，并依据工作标准对各自控制的事项按规定计划执行，每日将实施结果与计划指标对照、总结、纠偏，达到对事物发展过程日控、事控的目的，确保事物向预定目标发展。 按照这一管理模式，上至总裁，下至一般员工，哪怕是一个修剪花草的花匠，都十分清楚自己应该干什么。干多少，按什么标准干，达到什么结果。　 德鲁克在《卓有成效的管理者》一书中说：“管理好的企业，总是单调无味，没有任何激动人心的事件。那是因为凡是可能发生的危机早已被预见，并已将它们转化为例行作业了。” ;第二原则：重点原则 “80、20”法则;第三原则：工作优先级综合分析 四象限坐标图 ;■请运用四象限方法排列你的工作：;第一招：时间计划表;第二招：帮助上级跳出时间陷阱;第三招：区分掌控的时间;第四招：每日工作计划表;第五招：减少被打扰的时间;第六招：今日事、今日毕;第七招：找出上级的最佳工作时间;第八招：养成良好的工作（生活）习惯;第九招：同时做两、三件事情;第十招：决不轻易“迟到”;第11招：没定期限就不叫工作;第12招：整理工作环境;工作环境“５Ｓ”管理;用5s来整理你的工作环境 （1）基本工具； （2）复印机； （3）传真机； （4）电脑； （5）文档 自己检查你的办公桌、文件柜、电脑、文件夹、档案夹、电脑磁盘、还有更多的其他东西，是否符合5s管理，是否方便你的工作。 ;第13招：各种文件只看一次;第14招：没有淘汰就不叫档案管理;第15招：学会使用外脑;第16招???集合零碎时间做大事;第17招：勇敢说“不”;第18招：休息是为了走更远的路;第19招：统筹管理时间;第20招：使用管理时间的工具;五.管理上司的时间;2、经验与技巧 ?周一日程、出差前后一个工作日不要安排过多的事务； ?在两个约会间留出机动时间，防止会议延长引起时间冲突，并给上司留出整理思路的时间；同时预留时间处理日常事务； ?根据上司习惯留出适当固定时间阅读报刊资料及其他信息； ?对于上司的各项安排熟记于心，及时提醒已定下来的安排，防止冲突；每日安排相对固定时间与上司核对日程，保证秘书与上司日程表内容一致； ?控制约会时间，适时打断，防止拖延，以免影响下面的日程； ?掌握近期要回避的人物；;3.出差日程安排;出差物品携带表:;“教育是为美好生活作准备！” ——斯宾塞