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档案管理办法 文件编码：ZSL-GF-XZ0106 版本状态：V2.0 PAGE  PAGE 8 档案管理办法 一、总则 为加强和规范公司的档案管理工作，提高档案的实用性和有效性，充分发挥档案的支撑作用，提升公司管理水平，为公司发展服务，特制定本制度； 公司档案，是指公司在经营、管理和其他各项活动中形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录； 公文承办部门和承办人员，要保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)，结案后及时归档。因工作变动或离职时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 二、档案管理职责 档案管理分三级.综合室代表公司负责全公司的档案管理；各部门经理作为部门档案责任人（日常管理原则由部门文员负责或指定人员负责）；业务负责人或经办人作为三级管理责任人； 管理责任人要按照规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档以及查阅/借阅等工作。各级责任人要忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。 三、档案分类归档要求 总体原则 遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，以区别不同的价值，便于保管和利用。 原则上以各部门职能进行档案分类，尽可能切分清楚。为保证分类档案的相对完整性，部分资料可以在不同职能的分类档案中重复存档。 归档文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 不同年度的文件一般不得归在一起立卷；跨年度的总结归在后一年立卷；跨年度的会议文件归在会议开幕年。 档案文件材料要区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，保持文件之间的密切联系进行系统的排列。 2.档案组成 公司档案由档案目录、分类档案册和档案文件组成。 档案目录：档案目录是记录档案文献内容特征和形式特征的档案二次信息系统,是按照一定的次序编排而成的条目组合，简单的说档案目录就是所有分类档案的条目按照一定的分类逻辑和层次汇编而成的目录文档。 分类档案编号及分册号：每一类别的分类档案拥有一个唯一的编号，是查找和归档的关键索引。以公司会议纪要这一分类档案为例：行政档案目录在档案目录中一级编号是1，会议纪要在行政档案的二级编号是4，则分类档案-公司会议纪要的档案编号为：1-4。目前公司有2011年及2012年会议纪要，所以，2011年会议纪要档案编号为：1-4-1,2012年会议纪要档案编号为：1-4-2。以后有增加则依此类推； 档案册编号：随着时间或其他因素的变化，某一分类档案一册已经归档满了，会出现多册的情况，则可采用（1）、（2）顺序号来区分不同分册号。例如公司2011年会议纪要，如果出现了多册，便用顺序号来加以区别，第一册的具体分类档案册编号为：1-4-1（1），第二册为：1-4-1（2），可见分类档案册编号由分类档案编号加上分册顺序号组成。 档案目录格式示例（示例见附件1） 2）.分类档案册 （1）档案册标签 标签是用来标志分类档案册的。标签内容包括：档案编号、分类档案名称、管理部门、责任人。标签统一插在档案盒侧边。（示例见附件2） （2）文件目录 文件目录是分类档案册内文件的查询和归档索引。从方便查询和归档出发，文件目录根据不同分类档案的文件性质编制文件目录。例如收发文、台账、重要证照、管理制度等类别档案的文件目录编写示例如下： ①发文：序号→来文单位/部门→来文时间→文件名称→文号→存档人→存档时间。（示例见附件3） ②台账：序号→文件编号（往往以商户编号、设备编号、楼栋号作为文件编号）→文件名称（往往以商户名称、设备名称、楼栋名称作为文件名称）→存档人→存档时间。 ③重要证照：序号→证照名称→存档人→存档时间。 ④管理制度：序号→制度名称→存档人→存档时间。 3、档案文件 档案文件：按一定的特点和规律组合起来，具有查考利用价值，办理完毕的文件即为档案文件。 档案文件是档案管理工作的对象，对于档案文件的收集、整 理，是档案工作的根本保证。档案管理人收到档案文件一定要及时归档，同时盖上文件签收章和存档章，并在印章处签名。 四、档案的日常归档存放管理 档案采取行政部集中管理与其他部门分散管理相结合的办法。总档案目录由行政部统一管理、各部门由部门负责人（或委托专人）管理部门的档案目录。 三级档案管理人每周进行实体和电子档案的归档，二级管理人每月进行部门实体和电子档案更新管理（包括档案目录），一级管理人每季度进行公司全部电子档案和公司总档案目录的更新管理。 在每年的第三季度首月将上年实体档案移交行政部集中在档案室进行存放。 各级档案管理人在更新档案或移交档案存放地点后均须与上级档案管理人在档案目录或文件目录处进行签章确认