备用金管理制-度.docx

文件编号：AEROSEMI-CW-07 密级：内部 备用金管理制度 编写 张娟利 2015年07月10日 审核 王晓飞 2015年07月10日 批准 王晓飞 2015年07月10日 西安航天民芯科技有限公司 备用金管理制度 目的 ： 为了加强公司对有关部门及各项目部备用金的管理，规范借款行为，提高资金利用效率，夯实成本费用核算，减少资金损失，特制定本制度。 解释：备用金是单位内部各部门工作人员用作零星开支、业务采购、差旅费等以现金方式借用的款项。各部门可实行定额备用金制度，即由指定的备用金负责人按照规定的数额领取，支用后按规定手续报销，补足原定额。 适用范围 ：本制度适用于公司各部门及所有项目部。 四、备用金范围　　　　?1、采购员零星采购备用金；　　?2、个人因公出差零星开支备用；　　?3、经常性的零星开支备用金；　　?4、项目兼任财务人员备用金；　　?5、其他备用金。 五、备用金借款和报销手续程序1、工作人员需临时借用备用金时，先到财务部索取“借款单”，财务人员根据实际需要向借款人发放“借款单”，一式两联，借款人按规定的格式内容填写借款单，并按流程办理签字手续。财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是否正确和完整，经审核无误后才能办理付款手续。　　2、借款人员完成业务后应在三日内到财务部索取“报销单”，填写好“报销单”的各项规定内容，并经主管领导审批后，再将“报销单”返回财务部，财务人员根据财务制度规定认真审核无误后，办理报销手续。3、借款人办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金”台账，查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。　4、因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部根据实际情况核定，拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围；使用部门必须设立专人经管定额备用金，备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设备???金登记簿，记录各种零星支出。经管人员必须按月定期向公司财务部申报备用金使用情况，前账未清，不得继续借款。对因特殊原因不能按时结算的，须提前向财务负责人说明原因，经财务负责人同意后，方可延期。六、备用金额度　　1、采购员借用的零星采购用款，单次不得超过5000元，超过5000元的材料采购，应由供货方持合法、真实、完整的原始资料，按规定的程序经审核批准后，到公司财务部或项目部财务人员处办理货款支付、结算手续。单笔超过10000元的采购，必须按照采购管理制度规定，走合同审批程序采购。　　　　2、员工因公出差借款，按预计出差天数、往返路费、住宿费等支出核定借款额度。　　3、各项目备用金，视各项目情况不同，备用金额度暂定为每周1万—5万。特殊情况，需由项目经理提前向总经理说明情况，予以审批。　　4、其他借款，根据实际情况核定金额。 七、备用金使用审批权限　　备用金使用由使用人填写备用金协议，由部门负责人签字批准，部门负责人为备用金借款的第一责任人。八、备用金使用其它规定 1、财务部应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账，按月及时清理。2、借用备用金的人员应在两周内冲账，对无故拖延者，财务部发出最后一次催办通知后还不办理者，财务部有权从下月起直接从借款人工资中抵扣，不再另行通知。3、所有各种备用金，必须在年末进行彻底清理，不允许跨年度使用。对因特殊原因必须跨年度使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并冲销当年借款。 4、专项备用金必须做到专款专用，不得挪用、转借他人或用于其他用途，一经发现，将严肃处理。　九、本制度由公司财务部负责解释和修订。十、本制度自下发之日起实施。