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5功能需求 5.1 系统功能图 5.2系统总体功能结构图 5.3 公文管理子系统 某集团股份有限公司的公文包括发文、收文、签报三种类型。每个类型包括的公文模板和模板对应的使用范围如下表： 业务类型公文模板名称适用范围发文公司发文公司部门发文部门联合发文部门公司会议纪要公司部门会议纪要部门收文公司收文公司传阅文件公司部门收文部门签报请示、报告公司 5.3.1基本要求 5.3.1.1公文安全 公文的正文及附件下载、打印、复制、拷屏的权限控制原则：发文是签发前所有环节都不允许；签报和收文是全程控制；只有总裁办的公司文件管理员可以下载、打印，具体权限见附件一公文权限列表。 系统集成经国家保密局和公安部的资质认证的电子印章系统，通过该系统可以实现对系统中运转的文档的锁定，并实现了公文正文（各种格式）的印章不被拷贝。 系统管理员和文件管理员权限分离，系统管理员负责设置系统功能权限，文件管理员负责维护公文内容。 5.3.1.2公文易用性 用户在公文办理过程中，系统提供在线帮助，即系统在用户打开公文办理的页面系统提供htm格式的公文操作帮助。 起草公文时系统提供公文拟稿范例参考，针对不同的文种，系统提供不同公文拟办范例的维护功能。 用户点击某一个公文实例时，系统提供该文中的图形化的流程帮助，可以显示整个公文处理流程，即当前的处理节点，以及下一步流程处理环节。 检索功能。系统提交特定字段检索和全文检索。结果集可进行有权限的查看、修改、删除操作。检索到的结果自动按时间的倒序排列。 用户可自定义公文接收办理常用用户组。 领导审阅过的文件，若领导没有填写意见，则系统自动在领导批示框添加上领导的名字和时间。 5.3.1.3公文流转高效性 公文办理提醒方式，系统提供待办事项、短信、即时消息、邮件四中提醒方式。对于急件的待办，系统提供“急！ ”图标（用户选择“紧急”、“急”时系统显示该图标），该图标显示在标题前。 超时催办提醒包括短信、即时消息、邮件三种提醒方式，公文拟稿人可以针对流程某一个环节设置公文催办提醒，针对公司领导的提醒，提醒信息自动映射到指定人员。 流转效率统计，系统提供按月、部门、文种统计公文接收量、办结量，未办结量，逾期未办结量。生成的报表可以导出成EXCEL供用户发送到信息发布系统的公司某些公告栏目中，详细说明见公文统计。 通过公文交换平台，实现集团上下级的公文流转更加方便和安全，即可实现总部发文自动转为子公司的收文（子公司办公系统改造后与总部实现公文上传下达）。 代理功能：因工作需要如出差，可将自己负责的工作委托他人协助处理。 5.3.1.4公文基本功能 公文正文打印模式分2种情况：套打（不带红头，不带电子印章），彩打（带红头，带电子印章），可以控制每单位打印份数（暂定2份）。套打采用红头纸打印，彩打采用空白纸打印。 公文在流转过程中正文修改支持痕迹保留，缺省显示清稿，用户可以选择显示或者隐藏修改痕迹。 拟稿人选择作废操作后，该公文的状态改为“作废”，而不是“结束”。 系统提供补发功能，如办理结束的公文，还可以补发给其他用户。 用户选择发文的某一文种后，系统自动过滤发文字号，系统根据字号和年度自动编号，并支持补号和空号功能。 系统提供公文的目录管理功能，可将公文目录导出成excel文件，并支持补登纸质等公文信息。 在已办公文显示列表，系统提供“页数”跳转功能。 用户回收公文后，系统自动删除其它用户的待办公文。 5.3.2角色说明 公司领导：公司级的领导。 部门领导：部门的一级经理。 总裁办主任：总裁办的主任、副主任。 公司文件管理员： 具有所有文件的流向跳转控制、内容修改权限的人员；权限比系统管理员低，但比收文文书、发文文书、签报文书、部门文件管理员的权限要高。不直接参与公文流转。 公司文件管理员在公文流转的任意步骤可修改表单、正文，附件内容，系统对公司文件管理员的操作时间、动作、操作对象做详细的日志。 公司收文文书：除了发文类流程和签报流程外，部门与公司领导之间进行文件中转的操作人。将部门上报的文件发给公司领导，和将公司领导发回来的文件转发给相关部门或者相关人员。 签报文书： 签报流程中进行部门与公司领导间文件中转的操作人，将部门上报的文件发给公司领导，和将公司领导发回来的文件转发给相关部门或者相关人员。 部门文件管理员：负责部门内的文件中转及文件结束。主要体现于部门收文流程，部门文件管理员将部门领导已批阅后的收文转发给部门内部办理人员办理。 会议秘书：公司级的会议纪要撰写、会议审批意见的录入。目前有党组会秘书、总裁办公会秘书和预决算管理委员会秘书。 公司档案管理员：负责公文归档处理、档案子系统维护、档案维护等工作的管理员。 部门档