职场英语：邮件的写作规范及详解教程.doc

职场英语：邮件写作规范详解 一、基本要素 英文电子邮件的基本要素是主题、称谓、正文、结尾用语及署名。 1. 主题（Subject）：电子邮件最重要的部分是主题，假设我们都是很忙的人，在打开邮箱阅读邮件时，第一眼看到的就是邮件的主题。所以，主题应当做到言简意赅并突出邮件重要性。英文邮件的主题需要注意不超过35个字母，将位于句首的单词和专有名词首字母大写。比如：Some?questions?about?C++.在比较正式的格式中，需要把每个单词的首字母大写（介词、冠词除外）。例如： YES：Supplier training?NO：professional trainees from sister company should abide by rule of local company（太长）?主题框的内容切忌含糊不清。?NO：像News about the meeting 这样的表达，?YES：应改为Tomorrows meeting canceled。?一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。?YES：New E-mail Address Notification；Detailed calculation?NO：detailed calculation?视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI （For Your Information，供参考），如：URGENT：Submit your report today!? 2. 称谓（称呼Salutation）：如果是第一次给对方写信，那么称谓最好用“Dear+全名”，注意首字母均大写，这样会让人感觉比较正式。如果对方以非正式口吻来信，我们也可以类似非正式地回复。比如：“Hello/Hi?Lillian”。在实际通信中可能遇到不知道对方姓名，可以用“Dear+对方头衔”，如“Dear?President”，或者“Dear+Sir/Madam”形式。英国人习惯在称呼后加“ ，”，美国人习惯在称谓后加“ ：”，有时也可以不加任何标点，是具体情况而定。 注意：（1） 在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名，但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。YES：Tommy，或者Mr. Smith。 （2）?称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开头无须空格。如：? Jimmy,? I received your memo and will discuss it with Eric on Wednesday.?Best,?（3）人家的名字千万不要错,老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶. 同样, 头衔都不要错. 头衔或学位,任择其一吧.以下是一样的: Howard E. Wyatt, Dr. Howard E. Hyatt?（4）多过一个男性, 用Messrs （[?mes?z ] 各位先生的意思）,就是Misters的意思, 其后不要跟名字，只跟姓就可以。如： Messrs. Smith, Wyatt, and Fury。反正，如果多过一位女性，用Mesdames / Mmes. / Mses. 同样不要跟名字. 例子: Mses. Farb, Lionel, and Gray。假如男女一起呢？ 弄清楚称呼就行，例如: Dr. and Mrs. Harold Wright / Mr. Harold Wright and Dr. Margaret Wright / Mr. and Mrs. Harvey Adams-Quinn。?（5）有人有自己头衔就要跟紧，例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔,有时不知道对方头衔，就用Ms. 比如： Ms. Sarah Gray?。（6）职衔短可以一行过,长就下一行吧.例如:?Ken Green, President ／Ken Green ／Vice President of International Operations?NO：Ken Green ／Vice President of Unicom China?YES： Ken Green ／Vice President, Unicom China?（7）老外的名字有时有Jr. 或 Sr.,之前的逗点是随你喜欢的,以下都是正确：?YES：Michael J. Smith, Jr. ／Michael J. Smith Sr.?（8）用人家的名字总好过人家的头衔称呼. 如果没有名字,或者是很正规信的信件,可以考虑这些：?Dear Committee Member:?Dear Meeting Planner:?De