安丰公司采购部案例解析.docVIP

安丰公司采购部案例分析 采购业务是企业取得运营资本之后的第一要务，也是企业生产经营管理活动得以顺利进行的重要保证。企业应该加强对采购与审批、采购与验收和付款业务的规范，防范采购过程中的差错与舞弊现象。通过对安丰公司采购部案例的分析，该企业在控制制度设计方面、流程方面以及采购控制关键点方面均存在一些问题，现将存在的有关问题以及可能的对应措施简述如下： 安丰公司采购部设经理一名，全面负责采购部门，核准付款，并在采购员出现空缺时临时顶替。另有一名经理助理，负责基建及设备的采购以及全体的管理，全体管理归采购部。上述岗位职责的设置存在严重的问题，违犯了采购领域的不相容职务的规范，采购部门与付款部门以及仓库管理部门应是不相容的岗位职责，以起到相互制约，有效监督的目的，而安丰公司的做法有可能造成采购部经理“一手清”的情况，在制度和岗位的设置上存在问题。 采购部经理是公司元老，而且其他采购部的人员在岗也都十几年，在一定程度上存在在关键岗位任职时间长，违反了关键岗位的轮岗制度。 采购部的内控制度主要有：合格供应商目录管理制度、询价比价制度、合同管理制度、质量验收控制制度以及付款控制制度等，这样把本应该由几个部门管理的分项全部由采购部来管理，从而形成制度的形同虚设，起不到相互监督的作用。 该企业对采购货品没有编制合理的计划，而是一味的追求平均采购价格低，从而造成大量的库在滞压，占用大量的资金，造成过量的资金沉淀在库存中，资金利用效率低。 采购部直接参与供应商产品的招标工作，而且采购部所有成员都参与打分，这就违背了采购部门与招标询价部门职责不相容的规范。 在对产品质量的评价以及在淘汰供应商方面，本应该由原材料的使用来评判的，都由采购部门来评价，造成自己订的货自己评价质量，不能起到对质量的把控作用，容易造成采购人员购进大量不合格的产品，从而造成合格率波动。 对经常性消耗物料采用市场定点采购，并可在指定的市场灵活选用供应商，而且采购价格如比上一次上升只需提供说明，没有对市场进行再次询价或调查，为采购员的作弊留下了空间。 公司在质检方面不能很好地坚持双人相互监督的作用，缺少在质检方面出现问题对质检人员的处罚措施。 公司在付款方面，不能做到采购计划、入库凭证、质检凭证等相互印证后付款，在流程上存在漏洞，而且不能很好的利用30天的付款期限，有效使用资金。 十、该企业对供应商的选择上仅仅是依靠公司的采购部而没有让原材料使用单位、质检单位进行评价，所以造成该企业的采购部是大家羡慕的好部门，从而造成采购部的奖金高而原材料成本并没有下降。 根据以上该公司存在的十个方面的问题，应适应进行修改和完善，主要的对应措施为： 一、要做好采购的前期控制，即主要做好采购的预算管理、采购人员的管理、采购申请程序执行和审批控制。本着“谁需要谁申请”的原则编制采购的预算管理，拟定预算方案，做好采购资金管理，从而避免过量采购造成资金的占用浪费，避免采购不足而延误生产。 二、要明确各个部门的岗位职责，坚持不相容岗位的分离原则。划分好采购业务部门、预算计划部门、物料或劳务的使用部门、物料或劳务的验收部门、仓库管理部门、财会部门的责任和权限，岗位适当分离和有效制衡，明确出：询价与确定供应间不相容，采购的实施与验收不相容，采购、验收与相关会计记录不相容，付款审批与付款执行不相容等等。 三、要抓住采购控制的关键点，具体到该企业: 1.采购经理不能核检付款，并且不能管理仓库，这三种职能是要分离的，分属不同的部门来管理。 2.采购部经理及采购员要定期进行轮岗。 3.询价比价，合同的签订，质量的验收，付款的确认要有不同的部门来负责，不能由采购部一人负责。 4.采购需求要求材料的使用部门根据材料的使用情况来编制计划，不能一味地追求多批量价格低的标准，从而降低原材料的购置成本。 5.对待供应商，应对质量、交货的及时性、服务质量等方面全面考核，要分别由质检部门、材料的使用部门、仓库管理部门等全面评价。 6.对待采购的各个环节，要有明确的惩罚措施，特别是对质检部门、验收部门，在质量出现问题时要严明处罚措施。 7.在公司的付款方面，要做到流程管理，从采购开始到付款阶段，每一个环节要有专人负责，做到帐帐、帐实、帐表相符。