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第五章 归档文件整理;;传统的立卷方法的局限性 ;《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)P85 ;P175-176;一、文书归档中的常见概念(归档文件 文书档案 办理完毕); (二)文书档案
是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的,由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。
文书档案作为与科学技术档案、会计档案相对而言的各类档案的统称。
(三)办理完毕
是指文件的文书处理程序已经完成,而不论文件本身在实际工作中是否还在发挥作用。
( P173-174
符合归档三个条件:一是办理完毕;二是保存价值;三是系统整理。);齐全、完整、准确、系统;二、归档材料的收集范围 参考 P 176-178;企事业单位的文书档案归档范围主要有; 在准确掌握归档范围的同时,还要准确掌握不需要归档的范围。
“两个以上机关联合办理的公文,原件由主办机关归档,相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的,在履行所兼任职务过程中形成的公文,由其兼职机关归档”。
;无需整理归档的文件 P178; 保存价值大——重点整理和保管
保存价值小——根据条件区别对待
无保存价值——不需归档、销毁;三、归档文件材料的整理;
3、文件附有文件处理单、拟办单、领导批示的签批条的,应与文件为同一件。
有重要内容的文件处理单,应与被处理文件合为一件。文件处理单可继续放在文件的前面,算页数。
4、来文与复文(关系密切的来往性质的文件材料,如请示与批复、函与复函、通知与报告等)合为一件。
5、特殊文件材料:主要是各种报表、名册、图册、书刊等,每册(本)内容相对完整,具有独立的检索价值,应按照其原来的装订方式,一册(本)作为一件。关于同样式的表格。如先进登记、工作登记表等,要求一份为一件整理。
; (二)文件修整
1、修裱破损文件。
2、复制字迹模糊或易退变的文件
3、超大纸张的折叠。
4、去掉易锈蚀的金属物。
主要指永久、长期保存的文件材料; (三)文件的装订;
3)已成册不易拆钉的,可保持原貌不变(对于装订成册不便拆封的书籍、刊物等,金属物已严密封装在其中的,且拆钉会损坏原貌的,可以不拆钉得装;会议记录本不易拆钉的,也可不拆钉,但每次会议仍作为一件。);
4)短期保管的归档文件,可不拆订,保持文件原貌。
; 2、装订前文件排序;四、归档文件的分类 参考181-182;(一)保管期限分类;区 别;(二)按年度分类;关于“文件年度”的划分问题;
8、跨年度转发上级文件或批转下级文件,应放在本机关转发、批转的年度立卷。
9、跨年度的非诉讼案件应放入结案年度立卷。
10、规范类文件应放入公布或批准生效的年度立卷。
11、跨年度的来往文书,以收文日期为准归入收文年度立卷。
12、回顾、纪念性的文件应放在定稿或发表年度立卷。;(三)组织机构分类;4、两个机构共同办理的文件,分入主办机构。
5、临时工作领导小组形成的文件,分入领导小组办公室挂靠机构。
6、二级单位的归档文件分类问题。
二级单位如为具有独立法人资格的立档单位,即同时具备人事权、发文权和财权,或仅具备前两者的,则应单设全宗。
否则,则不单设全宗,仅作为本机关的一个内设机构设类即可。如某工商局下设注册分局,实际上由内资处、外资处二个处组成,对于这种情况,只设内资处、外资处两个类即可。其所形成或办理的归档文件归入相关类目。
;(7)按机构分类要保持分类的一致性。即各年度以及同一年度中的分类方法应保持一致。如2001年将开展档案工作优质服务活动的文件归入档案馆室处,2002年也应将其归入档案馆室处。
;(四)问题分类;(3)涉及两个以上问题的文件材料视情况归类。
如文件内容涉及到其中一个主要类目,则归入主要问题类目。如某省档案局的一份文件,绝大部分的内容涉及到档案馆室业务指导类,只有少量文字涉及到经济科技业务指导类,这份文件应归入档案馆室业务指导类;如没有侧重某个主要问题,则归入综合类。如档案局的一份涉及到档案法制、业务指导、科教问题的文件归入综合类。
(4)按问题分类一定要注意归类的一致性。即各年度以及同一年度中的分类方法应保持一致。如2001年将开展档案工作优质服务活动的文件归入业务类,2002年也应将其内容的文件归入业务类。
; 应结合机构的级别、性质及文件材料的数量多少灵活划
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